2022年1月14日 文書管理
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「ペーパーレス化」を妨げる「紙問題」を深掘りする|電子化はアフターコロナのキーワード

「ペーパーレス化」を妨げる「紙問題」を深掘りする。難所は、実はこのハードルごえ

「ペーパーレス化」推進の前に立ちはだかる障害には、企業の「紙問題」があります。「紙問題」とは、<重要書類を<紙で保管しよう>とする動向のことです。「紙問題」を引き起こす原因の一つ目は業務書類が紙であること、原因の二つ目はデジタルな業務フローが導入されていないことです。どちらも紙に頼らざるを得なくなり、「ペーパーレス化」が叶いません。とはいえ、業務書類を「電子化」する、ワークフローツールや書類管理クラウドを導入する、といったことに踏み切りさえすれば、比較的容易に解決できることも明らかです。

「紙問題」の解決をはばむ要因のうち、打開がもっとも困難で時間がかかりそうなのは、実はマインドセットに関わる部分です。企業文化やDNA、経営陣の変革に対する姿勢が問われるため、進みにくい性質があるのです。さらに掘り下げてみてみましょう。

「紙問題」の原因3:「ITリテラシー」が低い

「紙問題」の解決にあたり、障害となる一因は、経営陣も含めた社員の「ITリテラシー」の低さにある、と言われています。
そもそも「リテラシー(literacy)」とは、読解記述力を意味する単語で、○○リテラシーは、○○に関する理解力という意味です。転じて、「ITリテラシー」とは、通信・ネットワーク・セキュリティなどITにひも付く要素を理解し、操作する能力のことです。具体的には、「情報リテラシー」「コンピューターリテラシー」「インターネットリテラシー」の3つを指します。

「情報リテラシー」とは、情報を探し出す・精査する・活用する能力のこと。このリテラシーを有しない人は、情報を効率的に探したり、正しい情報か否かを判断することができません。極端な話、犯罪や事件のフェイクニュースを信じやすく、コロナワクチンに関するデマ情報を見抜けなかったりします。“インターネットには嘘も多い” ことを学んでいくことは現代人にとって必須でしょう。

「コンピュータリテラシー」とは、コンピュータを操作する技術や知識のことです。
最低限のコンピュータリテラシーは、業務によって異なるものの、近年では多くの企業がWord・Excel・PowerPointというOfficeツールを使用する能力を水準に設定しているようです。

「インターネットリテラシー」とはネットワークやセキュリティに関する技術や知識を理解する能力のことです。
最近は、ネットの正しい使い方や、利用の際のモラルも含むようになりました。特に企業では、個々の社員にもコンプライアンスやセキュリティ対策への意識が求められます。どういう行為が情報漏洩であり、SNS上でのどんな発言が企業へのダメージとなるか、を全社員が理解しておく必要があります。

これらの「ITリテラシー」の持ち方がが経営陣を含む社員でバラバラだと、紙書類をデジタル化することに抵抗感が生まれ、「紙問題」解決の障害となります。紙書類をなくす突破口としては、全社的に「ITリテラシー」を理解し、技術や知識を習得していく姿勢が大事になるでしょう。

「紙問題」の原因4:紙を必要だと思い込む「紙文化」がある

海外の企業では、IT化に伴い、「ペーパーレス化」が浸透しています。契約書においても電子契約が一般的で、契約書を印刷する機会は減っています。それに反し、日本企業では、紙の書類に上長のハンコをもらう、契約書類に印紙を貼って押印するなど、「紙文化」が根強く残っています。

日本企業が「紙文化」にこだわる理由は3点あります。1点目は歴史的文化的な背景からです。公的な書類や契約時に交わす重要書類には、印の偽装がしにくい朱肉の押印が必要だ、と考える日本の古い商習慣が背景にあります。2点目は紙の方が情報の媒体としてデジタルより優れている、”大事なものは紙にしないとダメだ“と考える価値観を持つ人が、特に経営陣で多く存在するためです。

実際、Biz Clipが2020年約2,500人のビジネスパーソンに行った紙の使用率についての調査によれば、50%以上の企業で、まだ紙を使用している現状がありました。紙の内容別では、”契約・申請書(66.5%)”、”取引先・顧客への請求・見積もり(57.9%)”、”社内会議資料(54.8%)”の順でした。

むろん、紙資料のメリットもあります。紙資料には紙面の全体像を一目で把握しやすい視認性があること。物理的にも、紙は少量なら軽くて持ち運びやすいとか、オンラインシステム導入もしなくて済むために安価で済み、PCやタブレットなど特別なツールなしでもその場の全員が共有できる、といった面です。

「紙文化」に価値をおく企業が「紙文化」から抜け出し、「ペーパーレス化」を実現するようになるには、まず「ペーパーレス化」することのメリットを「紙文化」のそれと比較検証してみることをおすすめします。

「ペーパーレス化」後に、働き方の理想像が見える

「ペーパーレス化」を行った後のワークスタイルを想像してみてみましょう。紙に固執し、オフィス出社にこだわったワークスタイルと、果たしてどんな差が生まれているでしょうか。

オフィス外の自宅やサテライトオフィスからでもデータにアクセスしやすいテレワークのIT環境が整っている前提とします。「ペーパーレス化」を果たしたあなたの会社では、「電子化」された書類を即座にクラウドにあげたり、複数人で同時に閲覧・共有することが可能になっているはずです。同時にグループウェア、チャットツールなど活用して、リアルタイムで潤滑なコミュニケーションが図れているでしょう。

フレキシブルな勤務時間の実現によって、通常のフルタイムでの出勤がしにくい育児や介護中などの人が活躍しているかもしれません。また、こうした制約のなかった社員も、通勤時間を減らすことで生活と仕事の両立がしやすくなり、ストレスのない次のライフステージを描こうとしている。そんな世界が想像できます。

新しい働き方へのムーブメント

「ペーパーレス化」をベースとした柔軟な働き方は、政府が推し進めてきた働き方改革の要綱でも、企業全体に普及していくことを求めています。実際、2021年9月末日に緊急事態宣言と蔓延防止等重点措置が全面解除された後に、<今後希望する働き方>とは、とビジネスパースンに聞いた調査(テレリモ総研調べ)では、”週1以上のテレワークを希望”する声が8割を超える結果となりました。“完全オフィスワーク”に戻ることを望む声は全体の5.2%にとどまり、出社とテレワークを組み合わせたハイブリッド型の働き方を望む人が多いことが伺えます。

コロナ禍の収束後も、テレワークをはじめとする多様な働き方は評価され、定着していく。そういうムーブメントが起こりつつあります。

「電子化」専門業者を選ぶ基準は何?

さて、早速「ペーパーレス化」のために、書類の「電子化」を外部の専門業者に依頼することを検討するとします。
サイト上には「電子化」サービスを行う業者が多数掲載されています。どういった基準であなたの会社にふさわしい業者を選べばよいのでしょうか。

一般的には①スキャニングの品質、②セキュリティ面、③サービスの充実度、④価格、の4つの基準で評価するのが良いとされています。

①スキャニングの品質:スキャニングの解像度やカラー、OCR処理など、顧客の要望に応えられる機材をそろえているか。

② セキュリティ面-1:「プライバシーマーク」と「ISMS ISO27001」の両方を取得しているか。
②セキュリティ面-2:書類の搬送や作業中に情報セキュリティが担保されているか。また作業場所・保管場所に入退室管理など、24時間ガードの体制が備わっているか。

③サービスの充実度-1:e-文書法に準拠しているか。具体的には見読性・完全性・機密性・検索性を充たすサービスか。
サービスの充実度-2:顧客の要望に合わせた最適なスキャニングプランを提案するか、例えば納品形態は電子媒体、専用システムなど選べるか、原本の保管や廃棄までのオプション対応ができるか。
サービスの充実度-3:管理ルールの策定のなど、「電子化」後の運用面までの相談ができるか。
サービスの充実度4:出張サービスがあるか。

④価格-1:専用の見積りフォームなどで、すぐに見積りが取れるか。
価格-2:前提条件*(事前検査料・スキャナに紙を通す料金・ホチキスやクリップを外す料金・タイトル入力の料金)の定義が明確か。
*前提条件は各社異なり、単純に頁あたりの料金では比較が難しいため、必ず見積りを取って確認しましょう。

全基準をクリアする日本パープル

日本パープルのサービスは、先の「電子化」業者選択の基準について、全項目をクリアしています。特に他業者と比較して秀でているのは、セキュリテイ面とサービス面でしょう。

セキュリテイ面では、「電子化」作業と書類保管を行う保管庫の安全性が極めて高いです。地震大国、台風大国の日本で想定される大規模災害に備えたBCP対策が施されています。ハザードマップで震度5強以下と予測される地域に建設された施設は、M8クラスの地震にも耐える耐震性能ほか、設計段階からISMSの要求事項を徹底反映。保管庫をくるむ発想のインシールド方式で、 CCTVや映像録画などの監視により、少しの不正や侵入も許さない厳重な監視体制が敷かれています。

サービス面では、当社のやり方に合わせて貰うのでなく、お客様のご要望に沿ったカスタマイズがかなう点が他業者と一線を画す特徴です。スキャニングやデータ代行のみならず、スキャン後に原本の保管から廃棄処理までの一貫したサービスを受けることができます。「電子化」のプロセスでは、OCRの付与や階層(フォルダ)分け、ハイパーリンクの設定といった細かいご依頼にも対応。納品形式も自在です。DVDやハードディスクなどのメディア媒体での納品はもちろん、お客様が指定される専用システムや、日本パープルが提供する専用システム(MAMORU ONE)への納品もできます。

アフターコロナ下、「電子化」後の管理・運用まで見据えた、一歩先をいく「ペーパーレス化」への取り組みで、ビジネス競争での優位を築いていきませんか。

日本パープルの「電子化」サービスの詳細はこちらをご参照ください。

 

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