2022年1月14日 文書管理
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「ペーパーレス化」には、こんなにもメリットがある|電子化はアフターコロナのキーワード

「ペーパーレス化」の5つのメリット。まずは業務効率向上とコスト削減

ビジネスの効率化と共に、時代が求めるデジタルな動きに対応する「ペーパーレス化」。今回はそのメリットについて検証していきます。ずばり、企業が「ペーパーレス化」を実現すると、どんな利点があるのでしょうか。メリットは大きく5点あります。

「ペーパーレス化」の5つのメリット

1.手間を減らし、業務効率を向上できる

紙資料を印刷する、ホッチキス止めをする、穴をあけてファイリングする、入力ミスがあった時は同じ作業のループを再度行う、といった作業は基本、手作業です。「ペーパーレス化」できると、これらの紙を扱う手間や時間を一挙に減らせるので、業務効率を高めることができます。その結果、社員は本来注力するべきコア業務に仕事時間をさくことができ、生産性の向上につなげることができます。

2. コスト削減、プラス環境保護にも貢献

「ペーパーレス化」によってコピー用紙代やインク代・トナー代を削減できます。総務省の調査によれば、会議資料をモノクロで印刷するのに1枚5円かかり、1日10枚印刷すると100人の従業員の会社では年間最低で150万円ほどの支出になるとのこと。「ペーパーレス化」では、これらのコストカットがはかれます。また、契約書を電子契約にすれば、書類に印紙を貼る必要がなく、印紙代も節約できます。

紙をなくそうとする動きは、地球の環境保護の面からも高く評価されます。木材に端を発する紙を消費する行動自体、森林伐採による環境破壊や地球温暖化、異常気象を引き起こす要因となるからです。環境保護を意識した持続可能な社会を作るための活動は、SDGs(Sustainable Development Goals:持続可能な開発目標)の取り組みとして推進されるべきでしょう。 SDGsへの積極的な取り組みは、企業のブランドイメージアップにもつながります。

3. 保管の手間やスペースを減らせる

紙でデータを残す際は、保管の手間と保管場所が必要になります。「ペーパーレス化」を推進すると、この手間と場所を一気に減らせます。紙資料を保管するには人の手で書類を整理して移動させたり、保管期間が切れた書類を分別したり廃棄する手間がかかります。場所に関しても、こと技術資料や設計図など大型書類の場合、社内外に一定規模の保管スペースを確保しなくてはなりません。「ペーパーレス化」では保管の手間や場所を削減することができます。

「ペーパーレス化」のメリットはまだまだある! 検索性とバックアップの強化

4. データの検索性が向上する

資料をすべて紙で保存していると、検索に時間がかかります。キャビネットやバインダーから目的の資料を探したり、ファイリングした膨大な紙データに目次をつけるだけでも、うんざりするような手間と時間がかかってしまいます。また担当者が変わるだけで保管場所がわからなくなったり、別案件のファイルに紛れて見つからないケースもありがちです。紙資料を電子データで残せば、キーワードや作成月日から検索できるので直ぐに目当てのデータを探せるようになり、検索性が著しくアップします。<探す>という面倒な作業から解放され、社員のストレスも軽減するでしょう。

5. データのバックアップができる

紙でデータを残す場合は、紛失するリスク、漏洩するリスクと隣り合わせです。万が一大きな自然災害に見舞われれば、重要な機密書類を一挙に紛失しかねません。また紙書類は紙の性質上、経年変化で変色したり、劣化したりすることも考慮する必要があります。重要な書類を電子データの形で保管しておけば、常にバックアップが存在するので、会社の存続に必要な情報が無くなるリスクは最小限に減らせます。アクセス制限や閲覧履歴を残すことで、セキュリティ対策も可能です。「ペーパーレス化」は、長期的には会社の事業継続といったBCP対策につながるメリットがあるのです。

日本パープルがすすめる「電子化」のスマートな進め方とは?

「ペーパーレス化」推進のベースとなる「電子化」ですが、どこから手をつけていいのか迷う企業が多いのも事実です。効率よく進めるポイントをご紹介しましょう。

目標を決める

書類の「電子化」を始める前にしておくべきこと。それは、「電子化」する目的を明らかにし、目標を決めておくことです。各部門へ周知し、部ごとの目標へ落とし込んでおくのがポイントです。漠然と紙を減らそう、ではなく、現状の時間やコストから「ペーパーレス化」後にどんな効果を期待するか、をKPI(重要業績評価指標)として設定しておきましょう。例えば総務部であれば<紙代・印刷代・保管スペース減少によるコスト削減>、経営企画部であれば<役員会議資料の「電子化」による意思決定スピード向上>といった目標です。

対象書類を特定する

「電子化」すべき書類を精査し、優先順位をつけます。内容の重要性や緊急度合い、業務効率化の切迫度や使用頻度、「電子化」のしやすさなど、マルチな視点から特定していきます。

「電子化」後の運用ルールを決める

「電子化」した後のデータの運用について、あらかじめルールを設けておくことがおすすめです。ファイル名・保管場所・保管期限・アクセス権限・廃棄などについてのルールです。

「電子化」作業の担い手を決める

「電子化」を自社の社員が行うのか、代行サービスに「アウトソーシング」するのか、専用システムを導入するのか、などを判断する必要があります。業務への負荷はもちろん、費用対効果も鑑み、自社にあった方法を選びましょう。数年がかりの長期プロジェクトになりそうな場合は、「電子化」の研修やマニュアル整備も視野に入れておくのがおすすめです。

日本パープルでは、「電子化」の目標設定から対象書類の特定、管理ルール策定、運用マニュアル整備にいたるまで懇切丁寧にアドバイスしつつ、個々の企業に最適な「ペーパーレス化」実現を支援いたします。

日本パープルの「電子化」サービスの詳細はこちらをご参照ください。
https://www.mamoru-kun.com/lp_scanning/

書類の「電子化」はアフターコロナのキーワード

労働者人口が不足する「2025年問題」はもう目前に迫っています。訪れる深刻な人手不足への対応策として、日本企業は待ったなしに「労働生産性」向上を迫られることでしょう。

アフターコロナ時代に求められる理想の企業像とはどういう姿か、をまとめてみます。「ペーパーレス化」が浸透し、デジタルデータを社内外でスムーズに共有する企業像。少数の社員で有益な業務を数多く効率よくこなし、付加価値を生みつつ利益に反映していく企業像。テレワークをはじめとした時間や場所に縛られない多様なワークスタイルが普及した企業像。これらが挙げられます。

そのための絶対条件は、紙書類が「電子化」されていることでしょう。書類の「電子化」は、アフターコロナ時代に輝く企業となれるか否かを左右する、いわば企業の生死を分けるキーワードと言っても過言ではないでしょう。

 

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