環境負荷削減の観点におけるペーパーレス化。注意すべきことは?

日本政府は2020年10月、2050年までに温室効果ガス(GHG)の排出量を実質ゼロにすることを表明。さらに2021年4月には、2030年度にGHG排出量を13年度比46%削減する目標を掲げました。これまで企業はCSRやサステナビリティなどの取り組みを進めてきましたが、このコミットメントをきっかけに、企業の脱炭素戦略はより一層加速することになりました。

脱炭素社会に向けた戦略として

脱炭素社会に向けた企業戦略には、「攻め」と「守り」があるといえます。

「攻め」は、自社のサービスに脱炭素の概念を盛り込むことで、顧客の脱炭素化に貢献するなど、脱炭素を収益に結びつけていこうというものです。

「守り」には、気候変動に伴うリスク開示などに加え、自社でできる脱炭素活動などが該当します。自社でできる脱炭素化に向けた活動は、「節電」「紙の節約」「ごみ減量」などが伝統的に知られています。

この中でも「紙の節約」につながる「ペーパーレス化」は、デジタル技術の進展などによって、改めて注目が集まっています。このペーパーレス化という言葉自体は1970年代から存在していたようですが、50年前の当時と現在では、オフィス環境や法制度などの状況が全く違うことは明らかです。

また、コロナ禍によって自宅で勤務することが増え、必然的により一層のペーパーレス化が進んだといえるのかもしれません。また、タブレットやクラウドの普及、「e-文書法」などの法制度がペーパーレス化を後押ししています。会議でも、事前に分厚い資料を参加メンバーに配るということなどは、以前に比べてそれほど見られなくなったのではないでしょうか。

ペーパーレス化を環境負荷削減の観点から

生産性向上へ貢献するという側面で注目されてきたペーパーレス化ですが、上記で述べた社会背景の中、改めて環境負荷削減・サステナビリティの観点からペーパーレス化に関心が寄せられています。

デル・テクノロジーズは2021年10月、全国の100名以上の規模の企業に勤務する経営者および従業員895名に対して実施したサステナビリティ(持続可能性)に関する意識調査を実施。この中で、サステナビリティを推進していると回答した人に、具体的な取り組みとしてペーパーレス化を挙げた方は70.2%に上りました。もはや、環境負荷削減・サステナビリティの取り組みとしてのペーパーレス化は、「当たり前」で「必須である」ことを示唆しています。

【参考プレスリリース】デル・テクノロジーズ、企業のサステナビリティに対する意識調査結果を発表(2021年11月27日、デル・テクノロジーズ株式会社より発表)

しかし、落とし穴も

しかし、ここには落とし穴もあります。たとえば、ペーパーレス化によって電力が増えることによるCO2排出量の増大やタブレット機器増加による資源消費増加、サーバーの電力消費が増えることによる環境負荷など、ペーパーレス化がサステナビリティに貢献するかどうかは、これらの環境や社内インフラの環境配慮性が大きく影響します。そのため、環境負荷削減の観点でペーパーレス化を進める場合は、このような全体を俯瞰する観点で進めていくことが重要となります。

このように、ペーパーレス化をきっかけとして、もう一歩踏み込んで上記のような課題に対応する環境をいかに整備していくかが、本当の意味での環境負荷削減に繋がります。取り組みの代表例として、エネルギーを再エネにする、タブレット機器はなるべく中古を購入したり、長く利用したりする、定期的に不要なファイルを削除するルールを決めるといったことなどが挙げられます。

確かにこれらの対策は、コストがかかる場合もあるでしょう。また、ケースによっては一手間かかることもあるかもしれません。しかし、昨今では、ESG投資の急拡大やそれに伴う開示要求の高まりにも見られるように、ペーパーレス化をきっかけに自社のサステナビリティに向けた環境を包括的に整えることは、ステークホルダーに選ばれるための必須条件となっています。

ペーパーレス化で注意しなければならない2つのこと

上記のような視点を持ちつつも、ペーパーレス化の進め方において重要な点が2つあります。1つは、「紙資料の絶対量を減らすこと」です。全ての紙をデジタルに移行させるのではなく、そもそもその紙資料は必要なのかといった観点も盛り込まれるべきといえます。もしかすると、この観点が社内の運用ルール等を変え、単なるペーパーレス化以上にサステナビリティや生産性向上の効果をもたらすかもしれません。

もう一つは、ペーパーレス化のメリットを最大限活かすということです。たとえば、これまである資料において調べたい箇所を探す際に、紙をめくったり目次を見たりする必要がありましたが、デジタル化によって検索性が高まることにより、よりすばやく該当箇所を見つけることができるかもしれません。こういったペーパーレス化による整備される「ハード」を活かす「ソフト」の部分も同時にアップデートしていく必要があるのです。

おすすめの文書電子化サービス

日本パープルの電子化サービスは、OCR(スキャンした画像に含まれるテキストを認識して文字データに変換する技術)、解像度(dpi値)、モノクロorカラー、傾き補正など様々なご要望に対応したサービスです。データの納品はDVD-R、CD-R、HDDのほか、専用の文書管理システムでの納品も可能。原本の保管や処理まで一貫して対応可能です。

おすすめの文書管理システム

さらに、上記の「ハード」と「ソフト」の両方にアプローチできるものとして、日本パープルが提供する文書管理システム「MAMORU ONE」をご紹介します。

同システムの特徴は下記の通りです。

  • ・ペーパーレス化の後に「あいまい検索」ができる
  • ・PDF以外にもWordやExcel、動画、zipファイルでの保存が可能
  • ・社内と保管庫の文書を一緒に管理
  • ・クラウド上で管理を一元化、管理も業務に合わせて設定
  • ・ペーパーレス化の際にデータ入力やスキャニングなども依頼できる一気通貫のサービス

ペーパーレス化は環境負荷削減への入り口

デル・テクノロジーの調査が示すように、ペーパーレス化は必須のものとして推進しなければならないものとなっています。ペーパーレス化をきっかけに、社内インフラをどう「サステナブル」にしていくかという課題に対処することが望ましいといえるのではないでしょうか。それが延いては、ステークホルダーにとって自社の大きな価値になるでしょう。

とはいっても、まずは最適な形でペーパーレス化を進めなければなりません。ペーパーレス化への移行には、「書類のデータ化から廃棄まで一気通貫で任せられるサービス」「検索性」「一括管理」などの要素が重要です。今回、有力候補としてMAMORU ONEをご紹介しましたが、自社ニーズに応じて、サービス業者を選定していくと良いでしょう。

 

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