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文書で管理してグダグダになってない?社内のナレッジマネジメントに活用できるツール8選


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会社の成長は社員1人1人の成長にかかっています。では、1人1人が成長する為には何が必要なのか。

それは知識・経験の共有です。この共有のことをナレッジと呼び、このナレッジは1人1人の成長に直結します。何故なら、成功した経験や事例などの共有により真似することで飛躍的にスキルが伸びるからです。つまり、仕事のやり方やノウハウの共有は個人のためでもあるし皆のためでもあるということです。

今回は、ナレッジに関連する使いやすいツールを8つご紹介します。

※「まもりの種」は保護(まもる)くんの日本パープルが運営しております。

そもそもナレッジマネジメントとは?

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ナレッジマネジメントとは、経営手法の1つで個人の持つ知識・情報などを組織全体で共有し、有効に活用することです。

では、なぜナレッジマネジメントは会社に有効的なのか。この場合の知識・情報は見ればわかるデータのみでなく、経験・努力しなければわからないことも反映するからです。つまり、会社にとって有益な事例やノウハウを皆に伝え、これに沿って業務をしてもらうことにより効率的に業績を上げることができます。

下記ではそんなナレッジマネジメントに役立つツールを紹介していきます。

1.モバイルで知識を共有できる!セキュリティもバッチリのAcronis Access Advanced

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Acronis Access Advancedはモバイル共有サービスです。
モバイルファイルの共有において社内サーバーを外に持ち出すことなく、社内データを使えるという点が特徴的。ファイルのアクセス権限などもそのままなので新たな設定が必要ありません。

セキュリティも万全で持ち出されたデータの確認・追跡もできるログ機能もあります。値段は8500~。

2.その場にいなくてもリアルタイムに会議に参加できる!「SONOBA COMET」

SONOBA COMETは、携帯端末を使用するペーパーレス会議システムです。

例えば、遠くに発表者がいる場合は、参加者のいずれかの登録してあるタブレット端末を発表者のものとして会議を進行します。発表者側でページや表示倍率を変更しその変更した状態が反映される「同期」、参加者側が好きなページ設定で閲覧できる「非同期」を選択できます。

また、モードの切り替えも備えており、フォーマルモードでは暗号化・パスワードなどによる高度なセキュリティを設定できます。

値段はカジュアルモードは3600円~フォーマルモードは60万円~
まずはカジュアルモードを導入し、様子をみてみるのはいかがでしょうか。

3.他システムとの連携に強い!「サイボウズ ガルーン4.0」

サイボウズ ガルーン4.0情報共有プラットフォームです。

特徴として、他システムとはの連携性・拡張性が高く、またインターフェイスとして非常に安定して使えます。プロジェクトやチームによる連携などもとりやく、誰がいつ何をするのかを明確にし非常に効率的なやり取りができます。

また、成功事例などを全社員に共有する機能もあり、ナレッジマネジメントをする中でも使用しすいツールです。スマートフォンやタブレットにも対応し、出張中・移動中でも業務を行うことができます。

価格は60万円~。

4.グローバル企業でも活躍!英語と中国語に対応した「楽々Document Plus」

楽々Document Plusは文書管理・情報共有システムに役立つツールです。英語や中国語などにも対応し、タブレットなどへの端末間のデータ移動も簡単に行えます。

ファイルをドラッグで登録できる他、ファイルサーバーに取り込みたい大量の文書なども一括で取り込めます。また、その速度がとても速くストレスとは無関係です。さらに、ファイルサーバーの登録もでき、システム登録が不要で取り込んだ文書の検索がしやすいです。

セキュリティも充実しており、回覧権限のないものは最初から検索できないようにしたり、印刷も設定で制限できます。値段は150万~。

5.必要なデータを分かりやすく可視化。NEC Information Assessment System

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NEC Information Assessment Systemは、ファイルサーバーを整理し情報共有の促進やコストの最適化を実現してくれるファイルサーバツールです。

利用情報を可視化し、現在の使用容量から未来の増加を予測できます。ファイルの自由副傾向なども教えてくれます。アクセスの設定なども権限を割り当てることができるので情報漏えいのリスクを低減できます。価格は50万円~。

低価格でセキュリティも◎!法人向けオンラインストレージDirectCloud-BOX

DirectCloud-BOXは、セキュリティが強固な上に使いやすいオンラインストレージボックスです。

ファイルロック、圧縮化、パスワード発行などは全て自動。セキュリティに関して言えば、ファイアウォール、不正アクセス防止、ウィルス対策などセキュリティソフト並みの防御の高さを誇っています。

さらに細かいアクセス権の設定ができますが、拠点が移動してもアクセス権の設定は簡単で価格帯が低いのも魅力的です。

価格は100GBで1万円、300GBで3万円、1TBで9万円、10TBで18万円~。

利用人数によってコストを削減できる!あらゆる端末にも適応した、クラウド型のkintone

KINOTONEWEBをベースとしたデータ共有サービスです。

日報や業務報告などのアプリが存在しエクセルなどからの読み込みも可能。また、データそのものがWEB上にあるので、常に最新の状態でデータを確認できます。スマートフォンやタブレットにも対応済みで、社外からの報告なども楽です。

データそれぞれにコメントを残していけるので、相談・指示・連絡など業務に関する会話はすべて行うことができます。

価格は月額780~。

低価格で無料お試し期間も!コールセンターに問い合わせもできるdesknet’s NEOのASPサービス(J-MOTTOグループウェア)

J-MOTTOは会員限定でdesknet’s NEOの25機能をASPサービスで利用できるサービスです。

コールセンターもついており、管理者以外でも不明な点を聞くことが可能。インターネット経由のサービスの為、サーバーや運用管理の手間がかかりません。また、申し込み後3ヵ月は無料利用期間となっており、お試しに使用してみるという使い方もできます。

例えば、データの回覧やそれぞれの予定を一覧で管理でき、情報の共有がたやすくなります。1ユーザー月額102~。

ツールにかける費用が会社の利益となって還元される!ナレッジメントツール

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共通項としてナレッジマネジメントのツールを見てみるとわかりますが、1人1人が使いやすいだけでなく、1人1人のデータ共有を密にすることが前提になっています。端末による管理もできますし、1人1人の予定の把握なども容易いです。

データを共有しつつ皆で業務に取り組むことにより、一体感も生まれますし、何より経験や知識などを皆が知り実践していくことで企業の利益に還元できます。なぜなら、経験や体験として成功を実感できるようになるからです。

自分に必要な情報を選ぶ必要性はあるかも知れませんが、データを共有することによる仕事・企業へのメリットはとても大きいといえるでしょう。低額なものから高額なものまであるので、サービスと価格をよく吟味して、導入に踏み切ってみてはいかがでしょうか。

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