2023年8月4日お役立ち情報

契約書を廃棄するタイミングと安全な処理方法は？

保管期限が終了した契約書を念のため保管し続けているケースがあります。保管には今後の不測の事態に備えることができる反面、保管しつづけることは実はリスクにもつながります。そこで本記事では、契約書を廃棄するタイミングや安全な処理方法などについて解説します。

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契約書の保管期限が過ぎても廃棄できない理由

廃棄できない第一の理由に、契約書管理が不十分であることが挙げられます。契約期間が適切に把握されていなければ、適切なタイミングで廃棄するかどうかの判断ができません。そもそも、契約書自体の管理が不十分というケースもあります。こういったケースは、契約書管理システム自体を体系的に見直す必要があるでしょう。

もう少し俯瞰して見ると、契約書締結から管理、セキュリティに配慮した廃棄方法までのフロー構築ができていないケースがあります。契約書数が少ない場合は、その都度の対応で乗り切れるかもしれませんが、数が増えてくるとそうはいきません。

さらに、上記のような体制は構築できているが、廃棄していないケースも見られます。これは、電子化ができていないため、保管期限切れの文書を廃棄することは心理的に遂行しづらいことが理由にあるかもしれません。将来締結する契約書の参考や過去事例の蓄積など、確かに有用になる場合はあるのですが、常にリスクも発生するということも念頭に置くと良いでしょう。こういったケースでは、電子化を視野に入れることをおすすめします。

契約書を廃棄しないと生じるリスク

契約書を保管し続けることには、以下のようなリスクがあります。

誤った契約書を持ち出すリスク

契約書は締結後も定期的に持ち出して活用する機会があります。しかし、廃棄すべき契約書が保管庫に残っている場合、最新版と混合してしまい、誤った契約書を持ち出してしまう可能性があります。誤った情報を渡すことは取引先の信用を落とすことにもつながりかねません。期限の切れた不要な契約書を残さないためにも、適切な契約書管理が必要です。

情報を保有し続けることのリスク

契約書を保有し続けることは、言い換えれば機密情報を保有し続けることであり、保有する契約書の量が多いほど情報漏洩のリスクが高まります。特に、電子データと紙の書類を両方保有している場合は持ち出しリスクや情報管理の手間が倍になるため、契約書を一元化するのかどうかを社内で意思決定を行う必要があります。いずれにせよ、リスクを抑えるためには期限の切れた不要な契約書は適切に廃棄することが望ましいでしょう。

生産性が低下するリスク

上記2点に共通することですが、契約書管理件数が増えることで、生産性が低下するリスクがあることも認識しておく必要があります。管理をできるだけシンプルにしておくことは、担当者の負担を減らすことにもなります。

これらの課題の対処法は？

対処法・解決法については上記でも少し触れましたが、以下の2つのポイントを解説します。

運用方法で決めてしまう

社内で契約書締結・管理・廃棄のサイクルが決まっていないと、契約書が適切なタイミングで廃棄されず、増え続けてしまいます。保管期間が長引くほど情報漏洩のリスクが高まることから、廃棄を行う仕組みを整備する必要があります。

一般的に、契約書管理はエクセル管理かクラウドシステムを用いて行います。エクセルであれば、契約書と台帳を番号などで紐付けるようにし、台帳を確認し期限が切れたら原本を安全な方法で廃棄する、というシンプルなフローから始めてみるのも一案です。ただし、これはあくまで期限切れの契約書を廃棄することを念頭においたシステムですので、他にも用途に応じて管理の仕方は変わってくるでしょう。

クラウドシステムであれば、契約期間満了のタイミングを自動で通知してくれるものもあり、確認漏れや人的ミスの削減に効果的だと言えます。予算や契約書数、契約書の複雑さなどを鑑みて適切な選択をしていきましょう。

機密文書処理能力を確保

契約書廃棄の流れが定まっていない場合は、まず一貫した廃棄方法を確保することから始めます。機密文書処理の方法には、社内で行えるシュレッダー処理と、専門業者へ依頼して行う溶解処理がありますが、法人の場合はセキュリティの観点などから専門業者に依頼することをおすすめします。業者選びの軸となるのは、コストに加えセキュリティです。たとえば、引取後の運搬方法や運搬に要する人数、処理方法、証明書発行の有無、過去実績、認証取得などを軸に判断すると良いでしょう。

ここでは上記条件を満たしたおすすめの機密処理サービスをご紹介しましょう。