2026年2月4日文書管理

ペーパーレスのメリットとは？必要な理由・進め方やデメリットを解説

近年はペーパーレス化が急速に進んでおり、様々な企業で行われています。ペーパーレス化はコストの削減や業務効率の向上など、様々なメリットが期待できるので、本格的に行う企業はこれから更に増加するでしょう。
本記事では、ペーパーレス化のメリットや必要な理由、進め方やデメリットなどについて解説します。ペーパーレス化を成功させるためのポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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ペーパーレスとは？電子化・デジタル化との違い

ペーパーレスと電子化・デジタル化・DXは同じ意味と認識している方も多いと思いますが、厳密には違いがあります。
それぞれの考え方などについて、以下で見ていきましょう。

ペーパーレスの基本的な意味

ペーパーレス化の基本的な意味は「紙を使わない状態を目指すこと」です。
紙を無くして、業務効率の向上やコストの削減を目指す、という考え方を指しています。また、考え方だけでなく、実際に行われる取り組みも該当します。

電子化・デジタル化・DXとの違い

電子化やデジタル化は、紙媒体をデジタルデータに変換し、システムで扱うことができるようにすることです。DX化は、デジタル技術を活用してビジネスや組織を変革し、新たな価値を生み出すことを言います。
ペーパーレス化は紙を無くすための「取り組み」であり、電子化やデジタル化は、紙を電子化する具体的な「手段」です。また、ペーパーレス化や電子化・デジタル化は、DX化を実現するための手段となります。

ペーパーレス化の対象になりやすい書類

契約書、会議資料、マニュアルなど共有する頻度が高い書類は、ペーパーレス化の対象になりやすいです。
他にも、電子帳簿保存法によって、帳簿書類や証憑書類などもペーパーレス化が推奨されています。

ペーパーレス化が求められる理由

慢性的な人手不足、業務の多様化、スピード感を持つことの重要性など、様々な理由でペーパーレス化の需要が高まっています。
以下で、ペーパーレス化が求められる理由について詳しく見ていきましょう。

人手不足や業務属人化への対策になる

紙媒体で保管する場合、書類管理や検索に手間がかかり、その分人手不足に陥りやすくなります。人手不足になると、業務内容を社内で共有する時間がとれず、業務が属人化するという問題も発生します。
ペーパーレス化することで、人手不足や業務属人化への対策をすることができます。

テレワーク・分散業務に対応しやすくなる

テレワークを行う場合、ペーパーレス化することで非常に便利になります。離れた場所でも書類の検索や共有が行えるので、テレワークをスムーズに行うことができます。
また、テレワークを含めた分散業務にも対応しやすくなり、多様な働き方を実現させることができるでしょう。

業務スピードと意思決定を早めるため

業務を効率化するためには、スピード感を持った対応が必要不可欠です。
ペーパーレス化によって、情報検索や共有が高速化し、承認のプロセスが短縮するなど、業務スピードが向上します。また、現場のデータを即時に把握できるため、迅速で適切な意思決定を行うことができます。

ペーパーレスのメリットとは？

業務効率の向上やコスト削減などを筆頭に、企業にとってペーパーレスによるメリットは数多くあります。
以下で、ペーパーレスのメリットについて具体的に解説します。

業務効率が向上する

紙資料を印刷する、ホッチキス止めをする、穴をあけてファイリングする、入力ミスがあった時は同じ作業のループを再度行う、といった作業は基本、手作業です。
ペーパーレス化によって、これらの紙を扱う手間や時間を一挙に減らせるので、業務効率を高めることができます。その結果、社員は本来注力するべきコア業務に仕事時間をさくことができ、生産性の向上につなげることができます。

印刷費・保管費などのコストを削減できる

ペーパーレス化によって、コピー用紙代やインク代・トナー代などの印刷費を削減できます。総務省の調査によれば、会議資料をモノクロで印刷するのに１枚５円かかり、１日10枚印刷すると100人の従業員の会社では年間最低で150万円ほどの支出になると推定されています。ペーパーレス化では、これらのコストカットがはかれます。
また、書類の物理的な保管を行わないため、保管費を削減することもできます。さらに、契約書を電子契約にすれば、書類に印紙を貼る必要がなく、印紙代も節約できます。

書類の検索性が向上し、探す時間が減る

資料をすべて紙で保存していると、検索に時間がかかります。キャビネットやバインダーから目的の資料を探したり、ファイリングした膨大な紙データに目次をつけるだけでも、うんざりするような手間と時間がかかってしまいます。また担当者が変わるだけで保管場所がわからなくなったり、別案件のファイルに紛れて見つからないケースもありがちです。
紙資料を電子データで残せば、キーワードや作成月日から検索できるので直ぐに目当てのデータを探せるようになり、検索性が著しくアップします。「探す」という面倒な作業から解放され、社員のストレスも軽減するでしょう。

保管スペースと管理の手間を削減できる

紙でデータを残す際は、保管スペースと管理の手間が必要になります。ペーパーレス化を推進すると、スペースと手間を一気に減らせます。
技術資料や設計図など大型書類の場合、社内外に一定規模の保管スペースを確保しなくてはなりません。また、紙資料を保管するには人の手で書類を整理して移動させるため、手間がかかります。さらに、保管期間が切れた書類を分別したり廃棄する場合も、手間がかかります。ペーパーレス化では、保管の手間や場所を削減することができます。

災害や紛失に備えたBCP対策になる

紙でデータを残す場合、万が一大きな自然災害に見舞われれば、重要な機密書類を一挙に紛失するリスクがあります。また紙書類は紙の性質上、経年変化で変色したり、劣化したりすることも考慮する必要があります。
重要な書類を電子データの形で保管しておけば、常にバックアップが存在するので、会社の存続に必要な情報が無くなるリスクは最小限に減らせます。アクセス制限や閲覧履歴を残すことで、セキュリティ対策も可能です。ペーパーレス化は、長期的には会社の事業継続といったBCP対策につながるメリットがあるのです。

情報共有がスムーズになり生産性が高まる

紙のデータを共有する際はコピーを取って、会議などで直接配布する必要があります。修正が必要になった場合や、新しく共有したい情報がある場合は、その度に新しくコピーを取らなければいけません。時間と手間がかかり、業務効率の悪化は避けられないでしょう。
ペーパーレス化することで会議での資料配布が不要になり、情報共有をスムーズに行うことができます。また、スムーズな情報共有によって、伝達ミスなどを防ぐことにもつながるため、生産性が向上します。

内部統制やセキュリティを強化しやすい

ペーパーレス化によって、内部統制やセキュリティを強化することができます。
書類を紙媒体で保存する場合は、専用のキャビネットが必要になります。物理的な保管は、紛失などのヒューマンエラーや、改ざんなど不正のリスクも想定されます。ペーパーレス化することで、閲覧権限やアクセス権限を設定することが可能になり、上記のリスクを低減させることができます。
ペーパーレス化はミスや不正のリスクを低減させ、セキュリティレベルを向上させることで、理想的な書類保管環境を提供してくれます。

環境配慮や企業イメージ向上につながる

紙の廃棄によってCO2が排出され、紙の生産には多くの資源が使われます。
普通紙1トンを生産する場合、樹木20本、水が100トン使われるとされています。ペーパーレス化によって、CO2排出量を削減し、資源を守ることにもつながります。ペーパーレス化は、環境配慮という観点からも重要な役割を果たしています。
また、ペーパーレス化によって「環境に配慮している」「多様な働き方に対応している」といった、ポジティブな企業イメージを持ってもらうことができます。企業イメージが向上することで、社会的な信頼を得ることにつながります。

ペーパーレスのデメリットと注意点

ペーパーレスによって企業が受ける恩恵は大きいですが、デメリットがある点にも注意が必要です。
以下でペーパーレスによるデメリットや、注意すべきポイントについて解説します。

初期費用や導入コストがかかる

印刷代を節約できるというメリットはありますが、ペーパーレス化するためには初期費用や導入コストがかかります。
会社で保管している紙の書類を全て電子データ化する場合、全て終えるまでには、多大な時間と労力がかかります。金銭的なコストだけでなく、時間的・人的コストもかかる点に注意が必要です。

運用が定着しないと二重管理になりやすい

運用ルールが整備されておらず、ペーパーレス化が定着していない場合、紙の書類と電子データの二重管理になりやすくなります。
二重管理になると、紙の書類と電子データの両方を管理する手間がかかります。また、どちらが正しい情報なのか分からず、混乱を招くこともあります。

セキュリティ対策を怠るとリスクが高まる

ペーパーレス化はセキュリティ面でのメリットもありますが、セキュリティ対策を怠るとリスクが高まる点に注意が必要です。
使用者のセキュリティ意識が低い場合、ペーパーレス化のメリットを感じられなくなってしまいます。社員全員が、ITに関する基本的な知識を身に付け、セキュリティ意識の重要性を理解する必要があります。

ルール設計が不十分だと逆に非効率になる

ペーパーレス化を導入する場合は、社員全員が業務を行えるように十分なルール設計を行う必要があります。
設計が不十分だとルールが形骸化し、ペーパーレス化を進めることが難しくなり、結果的に非効率になるという悪循環が生じます。

ペーパーレス化の進め方：失敗しにくいロードマップ

ペーパーレス化を成功させるコツは、失敗のリスクが少なくなる方法に焦点を当てることです。ロードマップを作成することで、段階的に必要な事項を把握することができます。
以下でペーパーレス化に向けての、ロードマップの作成手順について紹介します。

ステップ1：目的とゴールを明確にする

書類の「電子化」を始める前にしておくべきこと。それは、「電子化」する目的を明らかにし、目標を決めておくことです。各部門へ周知し、部ごとの目標へ落とし込んでおくのがポイントです。漠然と紙を減らそう、ではなく、現状の時間やコストから「ペーパーレス化」後にどんな効果を期待するか、をKPI(重要業績評価指標）として設定しておきましょう。

ステップ2：対象書類を洗い出し優先順位を決める

「電子化」すべき書類を精査し、優先順位をつけます。内容の重要性や緊急度合い、業務効率化の切迫度や使用頻度、「電子化」のしやすさなど、マルチな視点から特定していきます。

ステップ3：運用ルールを設計する

「電子化」した後のデータの運用について、あらかじめルールを設けておくことがおすすめです。ファイル名・保管場所・保管期限・アクセス権限・廃棄などについてのルールです。

ステップ4：進め方を選ぶ（自社対応・外注・システム）

運用ルールを設計したら、どのように進めていくのか、方向性を決めることが重要です。
自社で対応するのか、外注にするのか、文書管理システムを活用するのか、自社の状況を踏まえて検討しましょう。

ステップ5：小さく始めて社内に定着させる

いきなり大々的に始めても、社内にペーパーレス化を定着させることは難しいでしょう。
最初は小さな規模からスタートして、徐々に社内に定着させることが重要です。経営層からの協力を得ることも、定着させるために重要です。経営層から従業員に、ペーパーレス化のメリットをを説明してもらうことで、重要性が伝わりやすくなります。

ステップ6：効果を測定し改善を続ける

ペーパーレスを導入することでどのような効果が出ているのか、定期的に効果測定を行いましょう。
コストを削減できているか、業務効率は向上しているか、リスクを低減させることはできているか、といった観点から効果を測定します。
測定の結果から課題を見つけて、改善することで、ペーパーレス化をより一層推し進めることができます。

ペーパーレス化でよくある失敗例

ペーパーレス化によって便利になるはずが、逆に不便になってしまい、本末転倒になってしまうケースがあります。
ペーパーレス化でよくある失敗例を4つ、以下で紹介します。

目的が曖昧なまま導入してしまう

目的が曖昧なまま導入してしまうと、どのように活用していいか分からず、メリットを得ることができません。
導入前に自社の状況を把握し、ペーパーレス化によってどのような課題を解決したいのか、目的を明確にする必要があります。

紙と電子の二重管理が発生する

電子化した後も紙の書類を使い続けることで、紙と電子の二重管理が発生する、という事例は珍しくありません。
電子データと紙を併用することで業務が複雑になり、負担が増加するので、非常に効率が悪いと言えます。結果として、ペーパーレス化による恩恵を受けられない状況になります。

検索しづらく現場で使われなくなる

ペーパーレス化したものの、検索がしづらいことで社内で浸透せず、結果的に使われないという事例もあります。
検索対象のデータが整理されていない、OCR（文字認識）の処理が不十分、などの理由が考えられます。検索性が向上しない原因を解明し、改善点を見つけることが重要です。

セキュリティや権限管理が後回しになる

ペーパーレス化を促進する一方で、セキュリティや権限管理が後回しになってしまう事例もあります。
セキュリティや権限管理を後回しにすることで、不正アクセスや情報漏洩のリスクが大幅に高まります。利便性と安全性の両面から、ペーパーレス化を進めましょう。

ペーパーレス化を成功させるポイント

ペーパーレス化を成功させるためには、自社の状況を把握した上で、適切な方法で行うことがポイントです。
以下で、成功させるためのポイントについて紹介しますので、参考にしてみてください。

最初から完璧を目指さない

最終的に完璧なペーパーレス化を目指すのは理想的ですが、最初から完璧を目指そうとすると行き詰まってしまいます。
書類によっては、すぐに電子化は行わずに、様子を見た方が良いケースもあります。社内向け書類からスタートし、徐々にペーパーレスの範囲を拡大していきましょう。

現場の業務フローに合わせて設計する

現場の業務フローに合わせて設計を行うと、社内でペーパーレス化が定着しやすくなります。
業務フローに合わせることで、業務効率が良くなることが期待できます。また、従業員にとって、ペーパーレス化を身近に感じることができるでしょう。

ルールと運用をセットで見直す

ペーパーレス化を円滑に進めるために、ルールと運用をセットで見直すことが重要です。
保管方法、ファイル名やフォルダ構成、アクセス権限などのルールを、改めて確認しましょう。ルールを明確にした上で、どのように運用していくかも考える必要があります。

【お客様導入事例】MAMORU ONEで文書管理を一元化し、業務効率を改善

複数拠点で大量の契約書・重要書類を扱っており、確認や管理に多くの手間がかかっていた企業様。

導入前の課題（契約書・重要文書の管理）

各拠点で契約書や雇用関連書類を紙で保管しており、内容確認のたびにFAXやメールでのやり取り、原本の取り寄せが必要な状況。
書類の保管場所が分散していたため、「どこに何があるのか分からない」「確認に時間がかかる」といった課題が慢性化、管理部門の業務負荷が大きい状態。

MAMORU ONE導入後の変化

紙書類をPDF化し、MAMORU ONEで一元管理することで、必要な契約書や文書をすぐに検索・閲覧できる環境を構築。
拠点間の書類確認にかかっていた時間が大幅に削減され、管理業務の効率化を実現。
また、閲覧権限の設定や履歴管理により、セキュリティ面でも安心して運用できる体制も構築。

▼ ペーパーレス化と文書管理をどう両立した？

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まとめ｜ペーパーレスのメリットを活かすには「定着設計」がカギ

ペーパーレスのメリットを活かすには「定着設計」ができるかどうかが、重要なカギになります。目的が不明瞭、二重管理になっている、検索性が低いといった問題があると、社内で定着させることは難しくなります。自社がどのような課題を抱えているかを明確にし、現状に即した設計を行うことが、定着設計のコツです。ペーパーレスのメリットをさらに活かす場合は、文書管理システムを導入することをおすすめします。業務の効率化やセキュリティ強化のために、本記事で紹介した「MAMORU ONE」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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