契約書管理ツールを導入したいものの、「どの機能を比較すればよいのか」「電子契約ツールや文書管理システムと何が違うのか」「自社に合うサービスをどう選べばよいのか」と迷っていませんか。契約書管理ツールは、契約書の保管だけでなく、検索、期限管理、更新通知、権限管理などに関わるため、機能名だけで判断すると、導入後に「思ったように使えない」と感じる原因になります。

この記事では、契約書管理ツールの基本的な役割や比較時に見るべき機能、導入前に確認したい選び方を解説します。紙の契約書と電子契約書が混在している企業や、契約更新の見落としを防ぎたい企業は、契約書管理ツールを選ぶ際の参考にしてください。

契約書管理ツールとは？

契約書管理ツールとは、契約書の保管、検索、期限管理、権限管理などを効率化するためのツールです。契約書を保存するだけでなく、必要な情報を社内で確認できる状態に整える役割があります。電子契約ツールや文書管理システムと混同されやすいため、それぞれの違いを押さえておきましょう。

契約書管理ツールの役割

契約書管理ツールの主な役割は、締結済みの契約書を一元管理し、必要なときに確認できる状態を作ることです。契約書名、取引先、契約期間、解約通知期限、担当部署などを登録しておけば、契約内容や更新時期を確認できます。Excelやフォルダ管理だけでは、契約書の件数が増えたときに検索や期限確認に時間がかかります。契約書管理ツールを使えば、担当者の記憶に頼らず、社内で共通の管理体制を作れます。

電子契約ツールとの違い

電子契約ツールは、契約の締結をオンラインで行うためのツールです。契約書への署名、承認、締結、送信などを効率化します。一方、契約書管理ツールは、締結後の契約書を保管し、検索や期限管理、更新確認を行うために使います。電子契約ツールで締結した契約書でも、契約終了日や解約通知期限を継続して管理しなければ、更新漏れが起きるおそれがあります。両者を併用すれば、契約の締結から保管・期限管理までを分けて管理できます。

文書管理システムとの違い

文書管理システムは、契約書に限らず、社内文書や申請書、マニュアル、請求書などを広く管理するためのシステムです。文書全般を扱える一方で、契約終了日や自動更新の有無、解約通知期限など、契約書特有の管理項目に対応していない場合があります。契約書管理ツールは、契約書の期限管理や更新確認、関連契約書の紐づけなど、契約業務に必要な機能を備えています。契約書管理の精度を高めたいなら、契約書専用の機能まで確認しましょう。

契約書管理ツールの比較前に決めること

契約書管理ツールを比較する前に、自社で何を管理したいのかを明確にしておきましょう。機能が多いツールを選んでも、実際の運用に合わなければ定着しません。契約書の種類、紙と電子の混在状況、社内の担当体制を確認してから比較すると、必要な機能を判断できます。

管理する契約書の範囲

最初に決めたいのは、どの契約書を管理対象にするかです。取引基本契約書、秘密保持契約書、業務委託契約書、賃貸借契約書など、企業が扱う契約書にはさまざまな種類があります。すべての契約書を一度に移行しようとすると、登録作業が大きな負担になります。まずは更新漏れの影響が大きい契約書や、複数部署で確認する機会が多い契約書から対象にしましょう。管理範囲を決めることで、必要な項目や権限設定も明確になります。

紙契約書と電子契約書の混在

契約書管理ツールを選ぶ際は、紙契約書と電子契約書がどの程度混在しているかを確認しましょう。電子契約ツールを導入していても、過去に締結した紙の契約書が残っている企業は少なくありません。紙契約書を別の場所で保管し、電子契約書だけをクラウド上で管理していると、契約内容の確認に手間がかかります。紙と電子が混在している場合は、どちらをどの範囲までツールで管理するのかを事前に決めておきましょう。

社内の運用体制

契約書管理ツールは、導入して終わりではありません。誰が契約書を登録するのか、更新期限を誰が確認するのか、どの部署が閲覧できるのかを決めておきましょう。法務部門だけで管理する企業もあれば、総務、経理、営業部門が確認する場合もあります。運用体制が曖昧なままでは、契約書の登録漏れや更新確認の遅れが起きます。導入前に担当部署、権限範囲、確認頻度を決めておくことで、ツールを継続的に活用できます。

契約書管理ツールの比較ポイント

契約書管理ツールを比較する際は、料金や知名度だけで判断しないことが大切です。契約書の探しやすさ、期限管理、権限設定、紙契約書への対応など、日々の運用に関わる機能を確認しましょう。代表的な比較項目を先に確認しておくと、サービスごとの違いを見分けられます。

• ・契約期限や解約通知期限を管理できるか
• ・契約書を検索しやすい項目があるか
• ・閲覧権限や編集権限を設定できるか
• ・電子契約サービスと連携できるか
• ・紙契約書の電子化や原本保管に対応できるか

契約書管理で困っている点と照らし合わせながら、それぞれの機能を確認していきましょう。

期限管理と更新通知

契約書管理ツールで特に確認したいのが、期限管理と更新通知の機能です。契約終了日だけでなく、自動更新の有無や解約通知期限を管理できるかを見ておきましょう。契約によっては、終了日の数か月前までに解約や更新の意思表示が必要です。通知機能があれば、期限前に担当者へ確認を促せるため、更新漏れや不要な契約の継続を防げます。契約書の件数が多い企業ほど、通知の条件や確認画面の使いやすさが重要になります。

検索性と管理項目

契約書をすぐに探せるかどうかは、契約書管理ツールを選ぶうえで重要な比較ポイントです。契約書名や取引先名だけでなく、契約金額、契約期間、担当部署、契約種別などで検索できると、確認作業がスムーズです。管理項目を自社に合わせて追加できるかも見ておきたい点です。必要な情報を登録できないツールでは、結局Excelや別の管理表を併用することになります。検索性と管理項目は、導入後の使いやすさに大きく関わります。

権限管理とセキュリティ

契約書には、取引条件や金額、個人情報、秘密保持に関する内容など、社外に漏らせない情報が含まれます。そのため、契約書管理ツールでは閲覧権限や編集権限を細かく設定できるかを確認しましょう。部署や役職ごとに見られる契約書を分けられると、情報共有とセキュリティを両立できます。操作履歴や変更履歴を確認できる機能があれば、誰がいつ契約書情報を変更したのかも把握できます。内部統制を意識する企業にも必要なポイントです。

電子契約サービスとの連携

電子契約サービスを使っている企業では、契約書管理ツールとの連携可否を確認しておきましょう。電子契約サービスで締結した契約書を、自動またはスムーズに契約書管理ツールへ取り込めると、登録作業の負担を減らせます。連携がない場合は、締結後にPDFを手動で登録する必要があり、登録漏れの原因になります。電子契約書と紙契約書を同じ画面で確認できれば、契約書の所在も明確です。

紙契約書の電子化と原本保管

過去に締結した紙の契約書が多い企業では、紙契約書の電子化と原本保管への対応も重要です。紙契約書をスキャンしてデータ化するだけでなく、原本をどこに保管するか、必要なときに取り出せるかまで確認しておきましょう。契約書管理ツールによっては、紙契約書のスキャニングや原本保管まで支援している場合があります。紙と電子を分けて管理している企業は、この機能を比較することで、契約書管理の負担を減らせます。

契約書管理システム コンパス（ConPass）

契約書管理ツールを比較する際は、契約書の件数や管理体制に合うかを確認する必要があります。紙契約書と電子契約書が混在している企業では、保管、検索、期限管理をまとめて行えるかが重要です。契約書管理システム コンパス（ConPass）は、契約書の一元管理や期限通知、AIによる管理項目の抽出に対応した契約書管理システムです。

紙と電子の契約書の一元管理

コンパスは、紙の契約書と電子契約書をまとめて管理できる契約書管理システムです。電子契約サービスで締結した契約書だけでなく、過去に締結した紙の契約書も同じ環境で管理できます。紙契約書の押印、郵送、受取、スキャニング、原本保管にも対応しているため、紙契約書の管理にかかる作業を減らせます。契約書の保管場所が分散していると、必要な契約書の確認に時間がかかります。紙と電子を一元管理すれば、契約書の所在を把握できます。

AIによる管理項目の自動抽出

コンパスは、契約書をアップロードすると、AIが契約書名称や契約日などの管理項目を自動抽出します。契約書管理ツールを導入しても、管理項目を手入力する運用では登録作業に時間がかかります。AIによる抽出機能を使えば、契約書情報の登録負担を減らし、台帳作成の効率化につながります。契約書の件数が多い企業や、過去の契約書をまとめて管理したい企業にとって役立つ機能です。

契約期限通知による更新漏れ防止

コンパスでは、契約期限が近い契約書をダッシュボードで確認できます。契約終了日や解約通知期限を登録しておけば、更新が必要な契約書を見落とさずに確認できます。契約更新の申請もダッシュボードから行えるため、別の管理表やメールだけに頼る必要がありません。契約書の更新漏れは、不要な契約の継続や取引停止につながるため、通知機能を使った管理が重要です。

まとめ｜契約書管理ツールは運用に合う機能で比較しよう

契約書管理ツールは、締結済みの契約書を保管し、検索、期限管理、更新通知、権限管理を行うためのツールです。比較する際は、料金や機能数だけでなく、自社の契約書管理で困っている点に合うかを確認しましょう。紙契約書と電子契約書が混在している企業では、一元管理や原本保管への対応も重要です。契約更新の見落としを防ぎたい場合は、期限通知や解約通知期限の管理機能を確認しましょう。契約書管理システム コンパス（ConPass）は、紙と電子の契約書の一元管理、AIによる管理項目の自動抽出、契約期限通知に対応しています。契約書管理を効率化したい方は、導入候補の1つとして確認してみてください。

契約書管理ツールのよくある質問

契約書管理ツールを検討する際は、電子契約ツールとの違いや、紙の契約書への対応、Excelからの移行方法が気になるところです。導入前によくある疑問を確認しておくと、自社に必要な機能を判断できます。契約書管理ツールを比較する前に、基本的な疑問を押さえておきましょう。

契約書管理ツールと電子契約ツールの違いは何ですか？

契約書管理ツールは、締結済みの契約書を保管し、検索や期限管理、更新通知、権限管理を行うためのツールです。一方、電子契約ツールは、契約締結をオンラインで行うために使います。電子契約ツールで締結した契約書も、締結後は保管や期限管理が必要です。契約締結は電子契約ツール、締結後の管理は契約書管理ツールと分ければ、契約業務を整理できます。

契約書管理ツールは紙の契約書にも対応できますか？

紙の契約書に対応できるかどうかは、契約書管理ツールによって異なります。紙契約書をスキャンして登録できるツールもあれば、原本保管まで支援するツールもあります。紙の契約書が多い企業では、電子化の方法、原本保管の有無、取り出し対応を確認しておきましょう。電子締結した契約書だけを管理できるツールを選ぶと、紙契約書は別管理になり、契約書の所在が分かりにくくなります。

契約書管理ツールを選ぶ際に重視すべき機能は何ですか？

期限管理、更新通知、検索性、権限管理、電子契約サービスとの連携、紙契約書の電子化、原本保管を確認しましょう。特に、契約終了日や解約通知期限を管理できるかは重要です。料金だけでなく、導入後の運用に合うかを基準に比較することが大切です。