物品管理の不十分さが引き起こすリスクと解決方法
物品保管のリスクとは？リスクの種類や対策・保管時のポイントを解説
ハイブリッド型ワークやフリーアドレス制の導入など、多様な働き方が広がる中で、オフィス環境は大きく変化しています。その一方で、「物品管理が追いついていない」「管理体制の不備を感じている」といった声も多く、物品保管における管理不足・管理不十分が新たな課題として浮き彫りになっています。
たとえば、担当者がオフィスに不在で、物品の保管場所が分からず探し回るケースや、貸し出した備品の返却状況が把握できず会社の備品が紛失してしまうケースは少なくありません。こうした物品管理の管理不備は、業務効率の低下だけでなく、情報漏洩やコスト増加といったさまざまなリスクにつながる可能性があります。
また、物品保管のルールが曖昧なまま運用されている状態は、まさに物品管理が不十分な状態といえ、早急な見直しが求められます。
そこで本記事では、物品保管のリスクとは何かを改めて整理し、管理不足によって起こり得るリスクの種類や具体的な対策、さらに安全かつ効率的に保管するためのポイントについて分かりやすく解説します。
物品管理の重要性を再認識し、自社に合った管理体制を構築するヒントとして、ぜひ参考にしてください。
物品管理のリスクが高まっている背景とは
近年、企業における物品管理のリスクが顕在化している背景には、働き方やオフィス環境の変化が大きく影響しています。従来のように「誰が・どこで・何を管理しているのか」が明確だった体制から、物理的な管理の前提が崩れつつあることで、管理不足や管理体制の不備が起こりやすい状況になっています。特に物品管理と物品保管のルールが整理されないまま運用されている企業では、思わぬリスクを招くケースが増えています。
ハイブリッドワークによる管理体制の変化
ハイブリッドワークの普及により、社員が常時オフィスに出社することが前提ではなくなりました。その結果、物品管理の担当者が不在になる時間帯が増え、物品の所在や使用状況をリアルタイムで把握することが難しくなっています。これまで暗黙の了解で成り立っていた管理方法では対応しきれず、管理不十分な状態が常態化してしまうケースも少なくありません。
また、複数の拠点や自宅で業務を行う社員が増えたことで、物品の持ち出しや一時保管のルールが曖昧になりやすくなっています。管理体制の変化に対応できていない場合、物品管理そのものが属人化し、誰が責任を持っているのか分からない状態に陥るリスクも高まります。
物品管理と物品保管が曖昧になることで起こる問題
物品管理と物品保管の区別が曖昧なまま運用されていると、「管理しているつもりでも実態は把握できていない」という管理不備が発生しやすくなります。たとえば、備品の保管場所が共有されていない、貸し出し履歴が残っていないといった状態では、会社の備品が紛失しても原因を特定できません。
さらに、不要な重複購入や返却漏れが発生しやすくなり、コスト管理の面でも悪影響を及ぼします。物品管理が不十分な状態を放置すると、業務効率の低下だけでなく、情報漏洩や内部統制上のリスクにもつながるため、物品管理と物品保管を明確に切り分けた管理体制の構築が重要です。
物品管理が不十分な場合に発生する主なリスク
物品管理が不十分な状態を放置すると、単なる「備品の管理ミス」にとどまらず、企業経営そのものに影響を及ぼすリスクへと発展する可能性があります。
ここでは、管理不足や管理体制の不備によって発生しやすい代表的なリスクについて解説します。
情報漏洩につながる
物品管理における最大のリスクの一つが、情報漏洩です。デジタル化が進んだ現在でも、ノートPCや外付けHDD、USBメモリ、紙媒体の書類など、重要な情報を含む物理的な物品を保有している企業は少なくありません。これらが適切に管理・保管されていない場合、社外への持ち出しや紛失が起こりやすくなります。
「少しの間だから問題ない」「それほど重要な情報ではないだろう」といった認識の甘さが、結果として重大な情報漏洩インシデントにつながるケースもあります。特に、ハイブリッド型ワークなど、出社・在宅を組み合わせた働き方では、物品の所在が把握しにくくなり、管理不備が顕在化しやすいため注意が必要です。
情報漏洩が発生した場合、取引先や顧客からの信用低下に加え、損害賠償請求や取引停止といった経営リスクに発展する可能性もあります。物品管理は情報セキュリティ対策の一環として捉えることが重要です。
不要なコスト増加・在庫過多
物品の在庫状況を正確に把握できていない管理不足の状態では、すでに社内に存在する物品を把握できず、二重発注や過剰在庫が発生しやすくなります。一つひとつは少額な備品であっても、こうした無駄な支出が積み重なることで、結果的にコスト増加を招き、利益を圧迫する要因となります。
さらに、管理体制の不備は、盗難や横領といった不正行為を見逃す温床にもなりかねません。物品管理を適切に行うことは、単なる在庫管理にとどまらず、不正抑止や内部統制の強化という観点でも重要な役割を果たします。
生産性の低下・業務効率悪化
物品管理が不十分な場合、日常業務においてもさまざまな支障が生じます。たとえば、必要な物品を使おうとした際に保管場所が分からず、社内を探し回るといった経験は多くの職場で見られるのではないでしょうか。
物品を探す時間は本来不要な業務であり、そのたびに作業が中断されることで、業務効率は確実に低下します。こうした小さなロスが積み重なることで、生産性の悪化という大きな課題につながっていきます。物品管理の不十分さは、現場の業務負担を増やす見えにくい要因の一つといえるでしょう。
社内ルール形骸化による士気低下
物品管理に関するルールが定められていても、運用が徹底されていなければ次第に形骸化していきます。「守らなくても問題ない」「どうせ管理されていない」という認識が広がることで、社内全体の規律が緩み、管理体制そのものへの信頼が低下してしまいます。
また、物品管理不足によって本来の業務とは無関係の作業に時間を取られる状況が続くと、従業員のストレスや不満が蓄積し、仕事へのモチベーション低下につながる恐れもあります。物品を適切に管理・保管することは、円滑な業務遂行だけでなく、働きやすい職場環境を維持するためにも欠かせない要素なのです。
物品管理リスクを防ぐための基本的な対策
物品管理に関するリスクを低減するためには、場当たり的な対応ではなく、管理体制そのものを見直すことが重要です。
ここでは、物品管理が不十分な状態を改善するために、まず取り組むべき基本的な対策について解説します。
社内物品の棚卸しと必要性の見直し
物品管理対策の第一歩は、社内にどのような物品が存在しているのかを正確に把握することです。長期間使用されていない備品や、存在自体が把握されていない物品が放置されているケースは珍しくありません。定期的な棚卸しを行うことで、物品の数量や状態、利用状況を可視化し、管理不足の原因を洗い出すことができます。
あわせて、それぞれの物品が本当に必要なのかを見直すことも重要です。不要な物品を保管し続けることは、管理工数の増加や保管スペースの圧迫につながり、結果として物品管理の不十分さを助長してしまいます。物品の整理・削減は、管理体制を整えるうえで欠かせない取り組みといえるでしょう。
物品管理ルールと管理台帳の整備
棚卸しによって物品の全体像を把握した後は、物品管理に関する明確なルールを定める必要があります。誰が管理責任を持つのか、持ち出しや返却はどのような手順で行うのかといった点を明文化することで、管理体制の不備を防ぐことができます。
また、物品管理台帳を整備し、物品の所在や利用状況を記録することも重要です。台帳がない、もしくは更新されていない状態では、管理しているつもりでも実際には把握できていない管理不備に陥りがちです。ルールと台帳をセットで運用することで、会社の備品紛失や管理漏れといったリスクを抑制できます。
物品管理システムによる情報の一元化
人手による管理には限界があり、物品数が増えるほど管理不足が起こりやすくなります。そこで有効なのが、物品管理システムを活用した情報の一元化です。物品の登録情報や貸出履歴、保管場所をデータとして管理することで、属人化を防ぎ、誰でも同じ情報を確認できる環境を整えることができます。
特にハイブリッドワーク環境では、担当者が不在でも物品状況を把握できる仕組みが求められます。物品管理システムの導入は、管理体制の安定化だけでなく、業務効率の向上やリスク低減にもつながります。
物品保管の工夫でリスクを最小限に抑える方法
物品管理とあわせて重要なのが、物品保管の方法です。保管の仕方を工夫することで、紛失や管理ミスといったリスクを大きく減らすことができます。
利用頻度に応じた保管場所の最適化
すべての物品を同じ基準で保管していると、管理が煩雑になり、結果として管理不十分な状態を招きやすくなります。日常的に使用する物品はアクセスしやすい場所に、使用頻度の低い物品や重要度の高い物品は施錠された保管場所に置くなど、利用頻度や重要度に応じて保管場所を分けることが効果的です。
このように保管ルールを整理することで、物品の所在が明確になり、探す手間や紛失リスクを抑えることができます。
物品管理と物品保管を一体で考えることが、リスク対策のポイントです。
社外保管サービスを活用する
オフィス内のスペースに限りがある場合や、重要書類・使用頻度の低い物品を安全に保管したい場合には、社外保管サービスの活用も有効な選択肢です。専門の保管環境を利用することで、セキュリティ面の強化や管理負担の軽減が期待できます。
社外保管を取り入れることで、オフィス内の物品管理が整理され、管理体制の不備によるリスクを減らすことにもつながります。物品の特性に応じて、社内保管と社外保管を使い分ける視点が重要です。
物品保管サービスを選ぶ際のポイント
社外の物品保管サービスを利用する場合は、単に「預けられる」だけではなく、物品管理全体を最適化できるかどうかを基準に選ぶことが重要です。
物品管理システムと連携できるか
物品保管サービスを選ぶ際は、自社の物品管理システムと連携できるかを確認しておく必要があります。保管場所が社外になることで情報管理が分断されてしまうと、かえって管理不足を招く恐れがあります。
物品の入出庫状況や在庫情報をシステム上で一元管理できれば、社内外を問わず物品の状況を把握でき、管理不十分な状態を防ぐことが可能です。
セキュリティ対策と運用体制の信頼性
物品保管サービスには、情報資産や重要物品を預けるケースも多いため、セキュリティ対策と運用体制の信頼性は欠かせない判断基準です。入退室管理や監視体制、万が一のトラブル時の対応フローなどを事前に確認することで、情報漏洩や紛失のリスクを低減できます。
信頼できる保管サービスを選ぶことは、物品管理リスクを外部からも補完することにつながります。自社の管理体制を強化する一環として、慎重に検討することが重要です。
法人におすすめの物品保管サービス
物品管理や物品保管のリスクを最小限に抑えるためには、社内体制の見直しだけでなく、外部サービスを上手に活用することも有効な手段です。特に、管理不足や管理体制の不備に課題を感じている企業には、宅配型トランクルーム「Stock MAMORU（ストックマモル）」がおすすめです。
Stock MAMORUは、日本パープルが提供する法人向けの配送型物品保管サービスで、物品管理に関する一連の業務をまとめて任せることができます。預けた物品はWeb上で一覧化され、保管状況や内容をいつでも確認できるため、物品管理が不十分になりがちな環境でも、情報を可視化しやすい点が特長です。
必要な物品が発生した場合は、Webから簡単に配送依頼ができ、指定した日時・場所へ届けることができます。ハイブリッドワークなどで物品の所在が分かりにくくなっている企業でも、物品管理と物品保管を一元的に運用できる仕組みが整っています。また、保管が不要になった物品については廃棄対応も可能なため、棚卸し後の整理や不要物品の削減にも役立ちます。
セキュリティ面においても、Stock MAMORUは高い水準を確保しています。荷物の預け入れ作業は厳密な社内審査に合格したスタッフが対応し、輸送には現金輸送車と同等レベルの完全密封車を使用するなど、情報漏洩や紛失リスクを抑える体制が整えられています。重要書類や機密性の高い物品を安心して預けられる点も、法人利用に適した理由の一つです。
さらに、導入前の相談から運用開始後のフォローまでサポート体制も充実しており、物品管理の見直しをこれから進めたい企業でも安心して利用できます。
【お客様導入事例】ストックマモルで物品管理と業務負担を改善
展示会やイベントで使用する販促物や備品が増え、オフィススペースが圧迫されていた企業様。
導入前の課題（物品保管と管理の負担）
オフィス内の会議室が備品で埋まり、会議室としての使用が不可能に。展示会用の備品を自社で管理していたため、個数管理や、担当者による運搬作業などの負担が発生。
ストックマモル導入後の変化
保管した物品は ウェブ上で写真付きの在庫情報として確認が可能に。
保管物の個数や内容の把握が可能になり、物品を探す時間や個数確認の手間を削減。
オフィス内は片付いてスペースが確保され、業務効率の改善につながっています。
▼「在庫管理の負担」と「物品可視化」をどう同時に解消した？
まとめ｜物品管理リスクを正しく理解し、最適な対策を取ろう
ハイブリッド型ワークの普及や働き方の多様化により、企業を取り巻く物品管理・物品保管の在り方は大きく変化しています。その一方で、管理不足や管理体制の不備を放置してしまうと、情報漏洩や会社の備品紛失、不要なコスト増加、生産性低下といったさまざまなリスクを招く恐れがあります。
物品管理のリスクを防ぐためには、社内物品の棚卸しや管理ルールの整備、物品管理システムによる情報の一元化など、基本的な対策を着実に進めることが重要です。あわせて、利用頻度や重要度に応じた物品保管の工夫を行うことで、日常業務における管理負担やミスを減らすことができます。
また、すべてを社内で完結させようとするのではなく、社外の物品保管サービスを活用することも有効な選択肢です。適切なサービスを取り入れることで、物品管理が不十分になりがちな環境でも、セキュリティと効率性を両立した管理体制を構築できます。
物品管理は後回しにされがちな業務ですが、企業活動を支える重要な基盤の一つです。リスクを正しく理解したうえで、自社に合った対策を選択し、継続的に見直していくことが、安心・安全な業務環境づくりにつながります。
