2024年11月29日お役立ち情報

オフィスレイアウト変更のポイントは？メリットや流れ・手順も解説

オフィスのレイアウト変更を検討するきっかけや目的は、スペースの最適化や業務効率の向上、コミュニケーションの活性化など多岐にわたります。
この記事では、オフィスレイアウト変更の基本的な流れやそのメリット、業者の選択やコストを抑える方法などについて詳しく解説します。
今回解説する主な内容は以下になります。

・オフィスのレイアウト変更を検討する理由
・オフィスのレイアウトの変更の流れ
・オフィスのレイアウト変更のメリット / 効果
・オフィスのレイアウト変更方法

オフィスのスペース不足でレイアウト変更を検討している方は是非、参考にしてください。

オフィスのレイアウト変更を検討する主な理由

オフィスのレイアウト変更は働く環境や業務効率の向上を担う重要なポイントです。企業がレイアウト変更を検討する背景には、スペースの活用や働き方の変化、従業員の増加などさまざまありますが、以下にその代表的な理由についていくつか解説します。
　

オフィスのスペース・動線を確保したい

従業員の動線を見直し、効率的な作業環境を整えるためのレイアウト変更は、多くの企業で重要視されています。
通路やエリアごとに配置を見直すなどのオフィスのレイアウト変更によって社員の作業スペースを確保したり、会議室などへの移動をしやすくしたりすることは、業務によって必要なスペースや設備が異なるため、部門ごとに検討しなければならず、非常に困難を極めるため、後回しにされがちです。
　

リモートワークが増えデスクが余っている

リモートワークが一般的になったことで、オフィスに常駐する従業員の数が減少し、デスクやスペースが余るケースが増えています。
会議やコラボレーションに利用できるスペースに変革するなど、今後の展望や業務内容に応じてフレキシブルにレイアウトを変更できるようにすると、変化に迅速に対応できるオフィス環境を構築することが可能です。
　

人数増加に伴う座席数の増加

企業の成長や体制強化や新部署の設立、既存部署の拡大などに伴う新たな採用により従業員数が増加すると、現状のオフィススペースでは全員の座席数が確保できない場合があります。このような状況では、オフィスレイアウトを見直し、限られたスペースで効率よく座席を配置することが重要です。
例えば、部門ごとに配置を工夫し、余裕のあるスペースを削減することで、より多くの座席を確保することが可能です。また、チームの業務内容に応じて、エリアごとに作業スペースを設けたり、コミュニケーションエリアを増やしたりすることで、働きやすい環境を維持しながらスペースを最大限活用することができます。

オフィスレイアウト変更の基本的な流れ

オフィスレイアウトの変更を成功させるためには、計画的な進行と準備が必要です。効率的にスペースを活用し、目的に合った環境を整えるためには、各段階での適切な判断が重要となります。
今回紹介するオフィスレイアウト変更の基本的な流れは以下になります。

1.目的を明確にする
2.全体のスケジュールを立てる
3.業者の選定
4.レイアウトを決める
5.具体的なスケジュールを立てる
6.レイアウト変更を実施

それぞれ流れに沿って解説していきます。
　

1.目的を明確にする

まず、オフィスレイアウト変更の目的を明確にすることが重要です。例えば、業務効率の向上、コミュニケーションの活性化、スペースの有効活用、リモートワークの両立など、どれも大切ですが、最重要目的は企業や状況によって異なります。このステップを省略すると、オフィスレイアウト変更プロジェクトの成果が期待できなくなる可能性があるため、慎重に進めましょう。
　

2.全体のスケジュールを立てる

最重要目的が明確になったら、オフィスレイアウト変更の全体スケジュールを立てます。変更の規模や業務への影響を考慮し、移行期間や作業に必要な時間を見積もります。
業務に支障が出そうな場合には休日や営業時間外の時間なども踏まえて段階的な変更を検討する必要があります。
全体のスケジュールを事前に立てることで、従業員や業者との調整がスムーズに進みやすくなるため、余裕を持って効率的にプロジェクトを進めることができます。
　

3.業者の選定

オフィスレイアウト変更の施工や設計を外部業者に依頼する場合は、信頼できる業者の選定もプロジェクトをスムーズに進めるための準備の一つです。業者の選定については後ほど詳しく解説しますが、過去の実績や得意分野、提案力、コミュニケーション能力などを総合的に評価することが重要です。
　

4.レイアウトを決める

目的とスケジュール、検討した業者のサポートをもとに、新しいオフィスレイアウトの具体的な案を作成します。このステップでは、動線、作業効率、従業員の快適さを意識しながら、各エリアのレイアウトを検討しましょう。
例えば、コラボレーションを重視する部門はオープンエリアを配置し、集中が求められる部門は個別のワークスペースを充実させるなど、業務内容に応じた空間設計を行います。新たに必要な設備も検討し、必要に応じてデザインの調整を行いながら最適なレイアウトを策定します。
　

5.具体的なスケジュールを立てる

全体スケジュールをベースに、各工程の詳細なスケジュールを立てます。ついでにオフィス家具の搬入や組み立て、配線、装飾など各フェーズで必要な細かい作業手順や担当者、スケジュールを具体的に決めます。
作業の進行管理や連絡体制を整えることで、変更内容に対する確認作業を迅速に行うようにします。そうすることで進行中の問題を早期に発見し、必要に応じて修正を加えられるよう、スケジュール管理を徹底的にしましょう。
　

6.レイアウト変更を実施

計画が整ったら、いよいよ実際のレイアウト変更作業を開始します。作業を進めながら適宜従業員への業務の影響を考慮した事前のアナウンスと、必要に応じて暫定的な作業場所の確保などの対応を行います。レイアウト変更が完了した後は、各エリアが正しく機能しているか確認し、必要に応じて微調整と最終的な仕上げを行います。

オフィスのレイアウト変更のメリットと効果

オフィスのレイアウト変更は、単純な配置変更ではなく、業務効率やコミュニケーション、従業員の働きやすさを大きく向上させる可能性を秘めています。
効果的なレイアウト変更により、業務の生産性が高まるだけでなく、職場の雰囲気が活気づき、社員同士の交流も促進されるなど、企業全体に様々なメリットをもたらします。
今回は、オフィスレイアウト変更による主なメリット「業務効率化・生産性の向上」と「コミュニケーションの活性化」が与える効果を詳しく解説します。
　

業務効率化・生産性の向上

オフィスのレイアウト変更により、動線が整理されてスペースが生まれることで、業務効率と生産性が大きく向上します。新たなスペースを確保することで、従業員それぞれが求める最適な作業環境を整えやすくなり、装備や備品の配置も見直せるため、必要なアイテムにすぐアクセスできることで結果として無駄な移動やそれに付随する時間のロスが減少し、オフィス全体の生産性が底上げされるのです。
作業環境を最適化するレイアウト変更は、全体のパフォーマンス向上につながります。結果として自然に業務効率が高まるメリットがあります。業務効率が向上することで、生産性も向上します。
　

コミュニケーションの活性化

従業員が作業に集中しやすい環境を整えたり、リラックスできる休憩エリアを用意したりすることで業務の流れがスムーズになって従業員同士のコミュニケーションも活発となり、情報共有などが活性化してチームワークが強化される効果も期待できます。

レイアウト変更は自社と業者どっちでやるのがいい？

レイアウト変更の規模や内容に応じて、自社で行うか専門業者に依頼するか判断することが重要です。簡易的なレイアウトであれば自社で行うことも可能な場合もあります。
しかし、配線や内装の工事や導線など色々と考慮するポイントがある場合は専門業者に依頼する方が安心です。業者に依頼するデザインや配置の最適化だけでなく、消防法や転倒防止のための対策などもしっかりと考慮し進めてくれるため、スムーズな進行が可能になります。

成功のための業者選びのポイント

信頼できる業者と契約することで、設計や施工の品質を確保し、トラブルを避けながらプロジェクトを進めることができます。ここではオフィスレイアウト変更プロジェクト成功のための業者選びのポイントについて詳しく解説します。
　

実績を確認する

信頼性を確認するため、過去の実績をチェックしましょう。
確認するポイントとしては「施工実績」と「施工数」です。
素晴らしい実績があっても施行数が少ないと、望んでいるレイアウト提案が出てこない可能性があります。
実績がサイトなどに掲載されていない場合は、問合せをしたタイミングで実績の有無を確認するのが良いでしょう。
　

予算内でおさまるか確認する

予算に応じたプランを提案してくれるかどうかも重要なポイントです。そもそも費用に関して明確な説明がないと感じる場合にはその業者は避けるのがベターです。
また仮に予算内であっても、本当に要望を解決しているのかは確認すべきポイントです。
　

しっかりとヒアリングしてくれるか

しっかりと要望を聞き、理解した上で提案を行う業者は、信頼性が高いと言えます。
レイアウト変更の目的を理解・把握してくれていないと思わぬ方向の提案が出てきてしまう可能性があります。
しっかりとこちらの話を聞いてくれて、スムーズな意思の疎通ができる業者かどうかの見極めが大切です。

オフィスのレイアウト変更の予算を抑える方法

オフィスレイアウト変更の際に予算を抑える方法として、一貫して対応できるトータルサポート会社に依頼する方法があります。
オフィス移転からレイアウト変更まで一括でサポートしてくれる会社であれば、企画から設計、施工、さらには備品の管理まで各工程の手配を効率化でき、コストも抑えやすくなります。その他の細かな手段としては以下の2つも検討しましょう。
　

既存のオフィス家具の再利用

オフィスのレイアウト変更に伴って新しい家具を揃えるのではなく、一部の利用にとどめるだけで購入コストを削減できます。家具のメンテナンスや再塗装などを取り入れることで、見た目を直しつつ、予算を有効活用することができます。
　

段階的な実施

レイアウト変更を段階的に実施することも予算管理の一助となります。大規模な変更を一度に行うのではなく、優先度の高いエリアから順に進めることで、毎月の費用を分散させることにより、予算を抑えつつ、オフィスレイアウト変更による業務への影響を最小限に抑えることができます。

オフィスのスペースを確保したい際はトランクルームの活用も

レイアウト変更を行ったものの、まだ十分なスペースが確保できない、あるいは計画段階で想定していたスペースが確保できないといった場合には、追加の収納手段を検討することも必要です。トランクルームを利用することで、オフィスの貴重なスペースをさらに有効活用することができます。
　

備品などを預ける

トランクルームの活用方法の一つがオフィスの備品の保管です。
特にイベント時や特定の季節にのみ使用する備品などに関しては使用しない期間の方が長いものは、トランクルームに預けておき必要な時だけ取り出す事で、それまで収納などに使用していたスペースを有効活用できます。
　

オフィス家具を預ける

リモートワークの従業員が増えて余ったデスクなど、一時的に不要なオフィス家具を預けるといった利用も可能です。
オフィス家具などはスペースをとることに加え、処分してしまうと将来オフィスを利用する従業員が増えた際に再度購入しなくてはいけません。
トランクルームに保管しておけば、必要になった際に取り出し使用する事ができます。

法人向けトランクルームなら「ストックマモル」がおすすめ

法人向けトランクルームをお探しなら、「ストックマモル」が特におすすめです。オフィスに余裕のある空間を作り、効率的に管理を行うためのサービスが充実しているだけでなく、法人向けに特化した機能が揃っているため、業務効率化やコスト削減にも大きく貢献します。以下で「ストックマモル」が提供する具体的なサービス内容をご紹介します。
　

搬入・運搬作業不要

ストックマモルでは、専門スタッフがオフィスにお伺いし、梱包〜配送まで行います。
そのため、オフィス家具など搬入が大変なものでも簡単に預ける事が可能です。
また、預けているものはご希望の場所へ配送可能です。
例えば、預けているイベント備品を指定のイベント会場にお届けします。
配送先の指定はWEB上から簡単にできるため、業務の効率化にも繋がります。
　