適切な什器の管理方法は？保管のポイントとおすすめサービスを紹介！
オフィスには、机・椅子、棚といった家具から、パーテーションやアクリル板、OA機器まで、多くの什器備品が存在します。働きやすく快適な職場環境を整えるためには、これらの備品を適切に揃え、効率的に管理することが欠かせません。
こうしたオフィスで日常的に使用される道具や設備は総称して「什器（じゅうき）」と呼ばれ、配置や保管方法次第で生産性にも大きく影響します。特に「什器とはオフィスにおいてどのような役割を果たすものか」を理解し、計画的な什器管理を行うことは、企業運営の基盤ともいえる重要な取り組みです。
本記事では、オフィスに必要不可欠な什器の基本的な定義から、会計処理の考え方、什器を購入（自社保有）する場合とレンタルリースで運用する場合のメリット・デメリット、さらに管理のポイントまで詳しく解説します。
什器とは何か｜オフィスで使われる備品の基本を理解する
オフィスで日常的に使用される机や椅子、棚、パーテーションなどは、単なる家具ではなく、業務効率や職場環境に直結する重要な資産です。これらを総称して「什器」と呼びます。
まずは、什器の基本的な定義や種類、そして備品や消耗品との違いについて理解していきましょう。
什器・什器備品の定義と読み方
「什器（じゅうき）」とは、オフィスや店舗などで業務を行うために使用される、机や椅子、棚などの設備や備品の総称です。什器は長期間使用することを前提としており、企業の資産として会計処理の対象になることもあります。
「什器備品」という表現は、什器として扱われる大型の家具だけでなく、作業や業務に必要な備品も含めた広い意味で使われます。
日常的な管理では、什器は消耗品と区別し、長期使用を前提として計画的に管理されることが重要です。
オフィスで利用される主な什器の種類
オフィス什器には様々な種類があります。基本的なオフィス家具としては、デスクやチェア、書庫やキャビネットなどがあります。さらに、会議室用のテーブルや椅子、応接室のソファやテーブル、パーテーションや収納棚も什器に含まれます。
最近では、リモートワークやハイブリッド勤務に対応した可動式デスクや高さ調整可能なチェア、デジタルサイネージやアクリル板なども什器として扱われることがあります。
つまり、業務を円滑に行うための固定または半固定の設備全般が、オフィス什器として認識されています。
什器と備品・消耗品の違い
什器と備品、消耗品の違いは使用期間と耐久性にあります。什器は数年以上使用されることを想定した長期的な設備であり、会社の資産として扱われることもあります。一方、備品は文房具や簡易的な道具など、比較的短期間で消耗するものを指します。さらに消耗品は、コピー用紙やインクカートリッジなど、使用するたびに減っていくものであり、会計上では消耗品費として処理されるのが一般的です。什器管理では、この区分を明確にし、資産管理や購入計画に活かすことが重要です。
オフィス什器を管理する目的｜生産性向上・コスト削減につながる理由
オフィス什器を適切に管理することは、単に「物を整理する」だけでなく、業務効率の向上やコスト削減にも直結します。次に、什器管理が具体的にどのようなメリットをもたらすのかを見ていきましょう。
在庫状況を把握し、無駄な購入を防ぐ
什器の在庫状況を正確に把握することは、無駄な購入を防ぎ、コスト削減につながります。例えば、すでに各部署に十分なデスクやチェアがある場合、追加購入は不要です。また、社員の異動や新規拠点の立ち上げに合わせて必要な什器を正確に把握できれば、過剰在庫を抱えるリスクを減らせます。結果として、資金の無駄遣いを避け、効率的なオフィス運営が可能になります。
各拠点で共通利用することで管理効率が上がる
複数の拠点を持つ企業では、什器を共通管理することが効率化の鍵です。必要に応じて各拠点間で什器を融通することで、新たに購入する必要がなくなり、コストを抑えられます。
また、統一した管理ルールを設けることで、什器の配置状況や状態を簡単に把握でき、管理作業の負担も軽減されます。結果として、企業全体の什器運用がスムーズに行えるようになります。
非稼働什器の保管コスト・スペース圧迫を回避できる
使われていない什器が倉庫やオフィス内に放置されると、貴重なスペースを圧迫し、保管コストも増加します。適切に管理することで、非稼働什器を必要な時に取り出せる状態に保ちつつ、無駄なスペースの使用を避けることができます。また、保管スペースが最適化されれば、社員が使いやすいオフィス環境を維持でき、生産性の向上にも直結します。
什器の管理方法｜すぐに実践できる4つの基本ステップ
効率的な什器管理には、体系的な手順が欠かせません。
ここでは、すぐに実践できる基本ステップを4つに分けて解説します。これらの方法を順に取り入れることで、オフィス全体の什器管理が格段に楽になります。
1. 管理台帳を作り情報を一元化する
什器管理の第一歩は、全ての什器情報を一元管理する台帳を作ることです。購入日や設置場所、数量、状態、耐用年数などを記録することで、什器の全体像を把握できます。この情報は会計処理や棚卸しの際にも役立ち、管理作業の効率化に大きく影響します。
2. 品目別・用途別に分類し管理する
什器を品目別や用途別に分類することで、必要な時にすぐに取り出せる体制を整えられます。例えば、会議室用什器、社員デスク用什器、共用備品としての什器など、使用目的ごとに区分しておくと、管理の手間が減り、紛失や二重購入のリスクも低くなります。
3. 支店や部署間でデータを共有する
複数拠点や部署を持つ企業では、管理データを共有することが重要です。クラウド型の管理システムや共有スプレッドシートを活用すれば、各部署が現在の什器状況をリアルタイムで把握でき、必要に応じて貸出や再配置がスムーズに行えます。これにより、社内全体で什器を効率的に活用できます。
4. 保管スペースを最適化し定期的に棚卸しを行う
什器を効率的に管理するには、保管スペースの最適化と定期的な棚卸しが欠かせません。使用頻度に応じて什器を整理・配置し、古くなった什器や不要になった什器は適切に廃棄やリユースを行います。棚卸しを定期的に実施することで、現状の什器状況を常に正確に把握でき、管理精度を高めることができます。
什器の会計処理方法｜消耗品費と固定資産の違い
オフィス什器の購入にかかる費用は、その性質や金額によって会計処理方法が異なります。一般的には、「消耗品費として処理するケース」と、「固定資産として計上するケース」の2種類があり、どちらの処理を選ぶかによって税務上の扱いも変わってきます。ここでは、それぞれの判断基準とポイントについて整理します。
消耗品費として処理するケース
購入した什器備品の使用期間が1年未満である場合、または取得価額が10万円未満である場合は、消耗品費として処理するのが一般的です。
消耗品費として計上することで、その年の経費として一括計上できるため、会計処理がシンプルになり、キャッシュフローへの影響も抑えられます。
日常的に利用する小型什器や短期間で利用が終了する備品は、この分類に当てはまることが多いでしょう。
固定資産として計上するケース
購入した什器が1年以上にわたって使用される場合や、取得価額が10万円以上の場合は、固定資産として計上することになります。固定資産に分類された什器は、耐用年数に基づいて減価償却を行い、毎期少しずつ費用として計上します。デスク、チェア、キャビネットなど、長期間使用するオフィス什器の多くは固定資産として扱われることが一般的です。
中小企業向けの少額減価償却資産の特例
中小企業の場合、30万円未満の什器・備品については、年間300万円を限度に取得価額の全額を損金算入（即時償却）できる特例が設けられています。この制度を活用すると、本来は減価償却の対象となる什器であっても、購入した年に全額を費用計上できるため、税務上の負担を軽減できます。資金繰りの観点でもメリットが大きいため、少額什器を多く購入する年度には積極的に検討したい制度です。（参考：J-NET21「固定資産として計上するのはどのような場合でしょうか。」
什器は購入とレンタルどちらが良い？メリットとデメリットを比較
オフィス什器を導入する際、購入（自社保有）するか、レンタルで運用するかは、企業の規模や働き方、予算によって最適な選択肢が異なります。それぞれの特徴を理解しておくことで、無駄なコストを避け、柔軟なオフィス運営を実現しやすくなります。
ここでは、両者のメリット・デメリットを整理しながら、どのような状況に適しているのかを見ていきます。
購入する場合のメリット・デメリット
什器を購入して自社で保有する最大のメリットは、選べる商品の幅が広い点です。オフィスの広さやデザイン、職種に合わせて最適なものを自由に選べるため、理想の環境づくりがしやすくなります。
また、一度購入してしまえば、その後の追加費用は基本的に発生しないため、長期間の利用を前提とする場合にはコストを抑えやすくなります。支店内で自由に什器の移動や共有ができる点も、自社保有ならではの利点です。
一方で、導入時にまとまった初期費用が必要になることは避けられません。さらに、不要になった什器を保管する場合には倉庫費用や管理コストがかかり、処分時にも手続きや費用が発生します。オフィス内に非稼働什器が溜まってしまうと、スペースを圧迫し「身軽」なオフィスとは逆行してしまうこともあります。
レンタルする場合のメリット・デメリット
レンタルを選ぶ最大のメリットは、導入費用が低く抑えられる点です。購入のように大きな初期投資が不要で、業者が設置まで対応してくれるケースも多いため、短期間でオフィスを立ち上げたい場合にも便利です。
人数の増減やレイアウト変更が発生した際にも、レンタルであれば必要な什器の数量を柔軟に調整でき、使わない什器を保管するスペースも不要になります。
ただし、長期間利用する場合はランニングコストが積み重なるため、結果的に購入より高くなる可能性があります。レンタル品は中古であることが多く、利用期間や設置場所に制約が設けられる場合もあります。また、取り扱っている商品のバリエーションが限られることから、細かなデザインや仕様にこだわりたい場合には不向きなケースもあります。
期間・コスト・柔軟性から最適な選択肢を検討する
短期間の利用や、組織編成の変化が頻繁に起きる企業では、レンタルの方が費用を抑えやすく、柔軟な運用が可能になることが多いでしょう。
一方で、長く使うことが前提であれば、購入した方が総コストを抑えられます。ただし、コストだけで判断せず、スペースの有無、什器のデザイン性、将来のオフィス移転計画など、さまざまな条件を踏まえて選択することが重要です。自社の働き方に最も合った方法を選ぶことで、快適で効率的なオフィス環境の維持につながります。
什器管理を効率化する方法｜外部サービスを活用する選択肢
オフィスの什器管理は、企業規模が大きくなるほど複雑化し、担当者の負担も重くなりがちです。机や椅子、棚などの基本的なオフィス什器だけでなく、アクリル板やパーテーション、会議用備品など、近年は種類が増え続けています。こうした状況の中で、「自社だけで什器備品を管理し続ける」方法には限界が生まれており、外部サービスを活用して管理を効率化する企業が増えています。まずは、なぜ外部サービスが選ばれるのか、その背景から理解していきましょう。
管理工数の削減とスペース確保が可能に
什器管理を内製化する場合、管理台帳の更新、状態確認、移動の調整、不要什器の保管や撤去など、多くの手間が発生します。特に、非稼働什器をオフィス内や倉庫で抱え続けるとスペースを圧迫し、本来の業務スペースが確保できないケースも珍しくありません。
外部の什器管理サービスを利用すると、こうした課題を大幅に軽減できます。サービス事業者が什器の保管やメンテナンスを代行し、必要なタイミングで配送・回収を行うため、担当者が行うべき管理工数が大きく減り、オフィスのスペースも最小限で済むようになります。また、什器の追加・回収の依頼をオンラインで完結できるサービスも増えており、「管理負担が軽くなる」という明確な効果が得られます。
複数拠点で什器を一元管理したい企業が増えている背景
複数拠点を持つ企業にとって、什器備品をどう運用し、どの拠点にどれだけ在庫があるのかを把握することは大きな課題です。オフィス間で社員の移動が発生したり、フリーアドレス化によってレイアウト変更が多発したりと、近年の働き方の変化は什器管理により高度な運用体制を求めています。
自社だけで管理する場合、拠点ごとに台帳が分散したり、移動・在庫調整に時間がかかったりし、結果として不要什器が余り続ける問題が起きやすくなります。そこで注目されているのが、複数拠点をまとめて一元管理できる外部サービスです。クラウド上で全拠点の什器をリアルタイムに把握でき、借り出し・返却・在庫確認を一本化できるため、管理の透明性が高まり、無駄な購入や倉庫費用の削減に直結します。
近年の企業が外部サービスに関心を寄せている背景には、オフィスのスリム化・身軽化が進んだことやフレキシブルな働き方へ急速に移行していること、不要什器を持たず「必要なときに必要な分だけ使う」考え方が広がったことが挙げられます。
これらの潮流の中で、外部サービスの活用は、什器管理の最適解のひとつになりつつあるのです。
配送してくれるトランクルーム「ストックマモル（Stock MAMORU）」
ストックマモル（Stock MAMORU）は、株式会社日本パープルが提供する“配送してくれるトランクルーム”サービスです。什器の集荷から保管、そしてWeb上でのデータ管理までを一括で任せられるため、オフィス什器管理の負担を大幅に軽減してくれます。
すでに1,300社以上が導入しており、イオン銀行や住商建物など大手企業にも採用されています。
梱包・集荷から保管まで任せられる仕組み
ストックマモルの特徴は、什器を預ける際の作業をすべて専門のスタッフに任せられる点にあります。預け入れ時の梱包や搬出作業を自社で行う必要がなく、担当者の工数を削減できます。
そのまま専用施設へ運び入れてもらえるため、「倉庫へ持ち込む手間」や「社内で梱包担当者を割く必要」も発生しません。オフィス什器を外部に預けたいが作業負担が心配、という企業にとって非常に使いやすい仕組みです。
Web管理画面で写真・サイズを確認できる利便性
預けた什器は、Web上の管理画面から写真付きで一覧表示されます。幅・奥行き・高さといった寸法データも合わせて登録されるため、どの拠点でどれだけの什器を保管しているのか一目で把握できます。
オフィス什器は形状もサイズも多様なため、視覚的に確認できることは大きなメリットです。管理台帳を自社で更新し続ける必要がなくなり、什器管理の精度とスピードが向上します。
必要な場所へ配送できるフレキシブルな運用
ストックマモルでは、必要になった什器をWebから簡単に依頼でき、そのまま日本全国の任意の拠点へ配送してもらえます。
人事異動や拠点の増設・縮小が発生した際にも、その都度の什器移動がスムーズに行えるため、複数拠点を持つ企業にとって大きなメリットとなります。保管・在庫・出荷の情報がすべてクラウド上で完結するため、本社が全拠点の什器を一元管理する体制も構築しやすくなります。
安心のセキュリティと廃棄対応
保管先は大手セキュリティ会社が24時間監視する専用施設で、耐震性にも優れています。企業資産である什器を安心して預けられる環境が整っている点は、大企業を中心に導入が進む理由のひとつです。
また、不要になった什器を廃棄する際も、Web管理画面からそのまま手続きが可能で、煩雑になりがちな廃棄業務もスムーズに進められます。
保管から配送、廃棄までを一気通貫で任せられるため、企業が本業に集中しながら、効率的でムダのない什器運用を実現できます。
ストックマモル（Stock MAMORU）公式URL：https://www.mamoru-kun.com/stockmamoru/
【導入事例】什器管理とスペース課題を丸ごと解決！
会議室や執務スペースが物置状態になり、什器や備品の置き場所に困っていた企業様。
導入前の課題（什器の保管・管理）
展示会やイベント用の販促物や什器が増える一方で、執務スペースや会議室が保管場所になってしまい、オフィスの作業環境が圧迫。また、什器を担当者が自ら取りに行き、発送・搬送するなどの業務負担も大きい状態。
Stock MAMORU導入後の変化
預けた什器等の写真付き在庫データをWeb上でいつでも確認できるようになり、社内スペースの整理を実現。在庫数の確認や管理担当者以外の複数人での運用が可能となり、什器管理にかかる工数も大幅に削減。
まとめ｜什器管理はオフィス環境改善とコスト最適化の鍵
オフィスで使用される什器は、日々の業務を支える基盤であり、その管理体制が整っているかどうかは生産性や働きやすさに大きく影響します。適切に分類・把握し、複数拠点を含めた一元管理を行うことで、無駄な購入や保管コストを削減でき、オフィス環境の最適化にもつながります。また、購入・レンタルの選択や会計処理の方法を理解しておくことも、企業の資産運用において重要なポイントです。
近年は、外部サービスを活用して什器管理そのものを効率化する企業が増えています。特にストックマモルのような「配送してくれるトランクルーム」を利用すれば、管理工数の削減、スペースの確保、複数拠点の一元管理など、多くの課題を一度に解決できます。
自社に最適な管理方法を選び、什器を“ただ置いておくもの”ではなく“企業の資産として活かすもの”へ変えていくことが、これからのオフィス運用には欠かせません。効率的な什器管理を実践し、より快適で無駄のないオフィス環境づくりを進めていきましょう。
