会議室が物置状態となっており、自分たちで行う発送作業も負担だった

陳様：弊社は展示会などのイベントに多く出展するため、販促備品などの物品を多く抱えています。現在シェアオフィスに入居しており、スペースも限られているため、備品の置き場所に困っていました。

高橋様：会議室が物置状態となってしまっていて、会議室を会議室として使えていなかったのです。執務スペースも日に日に狭くなっていきました。

イベントの際、担当がオフィスに備品を取りに来て、直接車で会場へ運んだり、発送作業をしたりしていました。特に重い物品を運ぶのは大変でしたね。

写真付きで在庫数を表示する管理画面が見やすいと感じた

高橋様：これを解決しようと、トランクルームを探していました。預けた物品をすぐ取り出せることと、依頼したら送ってもらえることが選定の基準でしたね。倉庫から展示会場まで送っていただけると業務工数の削減にもつながります。オフィスから近い場所にあるかどうかはあまり気にしませんでした。近くにあったとしても、物品を送ってもらえるサービスがないと、自分たちで何回も倉庫まで取りに行く形になり、業務工数削減という点では意味がなくなってしまいますので。

いろいろと類似サービスを調べていたところ、日本パープルさんのStock MAMORUを見つけました。倉庫からイベント会場まで発送してくれますし、写真付きで物品の在庫数を表示する管理画面がすごく見やすいと感じました。保管予定の物品の写真をこちら側で撮って送るのではなくて、預かる側で写真を撮っていただけるサービスは他には見当たりませんでしたね。ですので、見つけたときには「これだ」と思ったのが正直なところです。弊社は、チラシやTシャツなどの個数を管理することも多いので、これなら細かく管理できそうだと思いました。

複数人がウェブ上で管理でき、業務負荷の解消につながった

高橋様：まず、オフィス内が片付いてスッキリし、スペースが有効活用できるようになりました。

入庫方法も様々で、パンフレットだと印刷業者から直接倉庫へ送ってもらうこともできる点が弊社にとってはとても便利です。その際に、弊社側で登録作業の手違いが発生することもあるのですが、その都度御社から確認の連絡があります。臨機応変にご対応いただいているのもとても助かっています。

それに、何よりも私たちの業務工数削減につながっています。基本的に段ボールに備品が入っているので、以前は内容物を探して個数をカウントする作業も付いてまわっていました。今ではその必要もなくなりウェブ上で残数も随時確認できます。

当初私一人で物品管理業務を担当していたのですが、追加料金無しでできる管理者登録を展示会担当者に対して行いました。今では担当者が直接作業しています。結果、担当者がこれまで私が間に入って実施していた作業を実施できるので、私自身の業務も削減されました。事前に御社提供の使い方マニュアルを共有しましたが、担当者から特に質問もなく、スムーズに引き継ぎができたのも助かりました。

サービス拡大に伴い、物品も増えることが予想される

陳様：最近までSales Markerのサービスのみを展開しており、そのサービス展開のために展示会に出展していました。直近では、新サービスを4本リリースしました。サービスごとに展示会やカンファレンスに出展するので、物品数が現状と比べて4倍になるかもしれません。弊社はクリエイティブやブランディングに力を入れているので、物は増えていくのが想定されます。おかげさまで業績拡大中で、人員も物も増えるとオフィススペースが圧迫すると考えられますので、御社のようなパートナーとともに拡張を支援していただけるとありがたく考えております。