在庫管理の方法は？在庫管理の目的や最適な管理方法を解説
在庫管理は会社にとって重要な業務ですが、どのように行うべきか分からないと感じている方も多いと思います。
目的や方法を知っておけば、自社で在庫管理を行う時の参考にすることができるでしょう。
この記事では在庫管理の目的や方法を、効率化のためのポイントなども含めて解説します。
在庫管理の目的とは？
在庫管理の目的は、効率やコストなどの観点から発生します。
具体的には、以下の4つが挙げられます。
- ・在庫管理の削減
- ・業務効率の向上
- ・管理コストの削減
- ・キャッシュフローの改善
以下で、それぞれの目的について見ていきましょう。
過剰在庫の削減
在庫管理の目的の1つは「過剰在庫の削減」です。
在庫管理を行うことで、在庫の状況を正確に把握し、過剰在庫を防ぐことにもつながります。
過剰な在庫は商品の劣化や陳腐化を招くこともあるので、在庫管理で適正な在庫の数を保つことが重要になります。
業務効率の向上
在庫管理の2つ目の目的は「業務効率の向上」です。
適切な在庫管理を行うことで、業務効率の向上につながります。在庫が置かれている場所や数量を正確に把握することができれば、探す手間を省くことができます。在庫を探していた時間を他の業務に時間を割くことができるので、業務効率が向上するのです。
管理コストの削減
在庫管理の3つ目の目的は「管理コストの削減」です。
管理にかかるコストは様々で、人件費や光熱費、設備費などがあります。在庫が多いとその分コストがかかるため、過剰在庫は会社にとって大きな負担になります。適切な在庫管理を行って過剰在庫を削減することで、管理コストを削減することができます。
キャッシュフローの改善
在庫管理の4つ目の目的は「キャッシュフローの改善」です。
キャッシュフローとは、企業におけるお金の動きのことです。キャッシュフローが悪化すると、会計上は利益が出ているにもかかわらず、資金繰りが上手くいかなくなります。結果的に「黒字倒産」になってしまう可能性もあります。在庫管理は資金繰りの悪化を防ぎ、キャッシュフローを改善する効果があります。
在庫管理の方法は？
在庫管理の方法としてメジャーなのは、以下の4つです。
- ・Excelで管理する
- ・紙で管理する
- ・在庫管理システムで管理する
- ・在庫管理サービスで管理する
それぞれの方法について、以下で解説します。
Excelで管理する
Excelを活用して在庫状況を把握し、在庫管理をすることができます。
多くの方にとって馴染みがあり、使い慣れているツールなので、すぐに始めることができます。既にインストールされているExcelをそのまま活用できるので、特別なツールを導入するための費用がかかりません。柔軟にカスタマイズすることも可能で、在庫管理に必要な項目を自由に設定することができます。
紙で管理する
紙で在庫管理を行うと、低コストで管理することができます。
紙と筆記用具以外の道具が必要ないため、初期費用をおさえたい場合は有効です。在庫の名前と数量を記入するだけでも管理を行えるため、特別なスキルが必要ありません。ただし、人力で行う以上は記入漏れや紛失などのリスクもあるため、注意が必要です。
在庫管理システムで管理する
在庫管理システムを利用すれば、管理を効率的に行うことができます。
数量や在庫の状況を正確に把握することができるので、在庫管理を適切に行うことが可能です。コストの削減やミスの防止など、業務の効率化につながる効果が期待できます。
在庫管理サービスで管理する
在庫管理サービスは、在庫数の把握や入出庫、棚卸しなどを専門業者が行ってくれるサービスです。
自社で管理を行う必要がないため、その分コストを削減することができます。管理に関する専門知識が不要なので、初心者の方でも安心して在庫管理ができるのも魅力です。
例えば、在庫管理ができる外部サービスと「トランクルーム」があります。
トランクルームの中には、WEB上から預けた荷物を確認できるものもあるため、何を預けているかを把握する事ができ、また社内のスペースを確保し、在庫を保管する事が可能です。
在庫管理システムのメリット・デメリット
在庫管理システムのメリット・デメリットを、以下で解説します。
実際に在庫管理システムを選ぶ際の、参考にしてみてください。
メリット
手作業で行っていた分を在庫管理システムが行ってくれるので、作業時間や人的コストなどを大幅に削減することが可能になります。
また、在庫状況をリアルタイムで確認できるシステムを活用することで、在庫調整を適切に行うことができるようになります。在庫調整を適切に行うことで、保管や廃棄にかかるコストも削減することが可能です。コストを削減することで、業務効率を大幅に向上させることができます。
デメリット
在庫管理システムは初期導入費用が高額であることが多いため、事前にどのシステムを導入するか慎重に検討する必要があります。
自社に合わないシステムを導入すると、業務効率が低下してしまう可能性もあります。また。在庫管理システムを導入するためには、従業員にシステムの運用方法についての教育が必要です。教育のために、人的コストや時間がかかる可能性もあります。
在庫管理サービスのメリット・デメリット
在庫管理サービスのメリット・デメリットを、以下で解説します。
実際に在庫管理サービスを選ぶ際の、参考にしてみてください。
メリット
在庫管理を専門業者に委託するため、人件費や設備費など、自社で管理するためのコストを削減することが可能です。
専門知識やシステムの導入が不要なので、初心者でも在庫管理をしやすいのも魅力です。
また、自社で管理を行わないため、在庫管理以外の業務に集中することができます。
トランクルームの中には「宅配型」といった預けた荷物を取りにきてくれ、取り出す際も支店・店舗など指定の場所に届けてくれるといったサービスもあります。
そういった点でも業務の効率化に繋がります。
加えて、セキュリティや温湿度管理がしっかりしているトランクルームを選ぶ事で、安心して在庫の保管できます。
デメリット
専門業者に委託するため、自社と専門業者との連携が重要になります。
連携が不十分だと、発注や在庫情報の更新の遅れ、誤発送などのトラブルが起きやすくなります。
また、在庫管理サービスを選ぶ際は、契約内容や費用を事前に確認しておきましょう。確認しておかないと、想定外のコストがかかる可能性があるので注意が必要です。
在庫管理の効率化のポイント
在庫管理を効率化するためには、「在庫管理の4原則」について知っておくことが重要です。
効率化には欠かせないポイントになりますので、以下で4原則について具体的に解説します。
在庫管理の4原則
在庫管理の4原則は、在庫管理を効率的に行うために欠かせない手法や分析方法です。
ABC分析、在庫回転率、ロケーション管理、棚卸しの4つから成り立っています。これらの手法や分析方法を組み合わせることで、効率的な在庫管理の実現につながります。
ABC分析
ABC分析とは、在庫をABCの3つのグループに分けて、優先順位を決めて管理する分析方法です。
優先順位の決め方には、金額や売上などの指標があります。優先順位を決めることで、どの在庫を重点的に管理すべきかが明確になります。
たとえば、在庫年間の売上が高い商品の管理を重点的に行えば、過剰在庫を防ぐことにつながり、コストを削減できる可能性があります。
在庫回転率
在庫が入れ替わる回数を示す指標が、在庫回転率です。
在庫回転率は「売上高」を「平均在庫」で割ることで、求めることができます。売上高は一定の期間の売上高のことで、通常は1年間の売上高になります。平均在庫は、期初在庫と期末在庫を足して2で割った値になります。
在庫回転率が高い場合は、在庫が売れるペースが早いことを示しています。適切な在庫回転率を維持することで、運営の最適化につなげることができます。
ロケーション管理
ロケーション管理は、在庫と在庫の保管場所を紐づけて在庫管理を行う方法です。
具体的には、在庫の置き場に数字などを割り振ることで、場所（ロケーション）と在庫を紐づけて管理します。在庫を置く場所は基本的に固定しておいた方が、管理がしやすくなります。ロケーション管理を適切に行っていると、在庫品の出荷をスムーズに行うことができるので、ピッキングの効率が向上します。商品の種類や数が多い場合は、積極的に導入したい管理方法と言えるでしょう。
棚卸し
棚卸しとは、在庫品の数量の確認をする作業のことです。
月に一度、半年に一度、年に一度など棚卸しをするペースは企業によって異なります。棚卸しによって在庫の数を正確に把握することで、帳簿上の在庫数との差異があった場合は調整を行います。
在庫数の確認だけでなく、在庫品の品質の確認や、管理状態を把握するという目的もあります。
自社に合った在庫管理方法の選び方
在庫管理方法を選ぶ際は、自社の規模の大きさを踏まえて選ぶことをおすすめします。
小規模事業であれば、Excelや紙を使った在庫管理で対応することができるでしょう。中規模事業や大規模事業であれば、在庫管理システムや在庫管理サービスを検討する可能性があります。
また、コストがどれくらいかかるかも、選ぶポイントとして重要です。導入コストやランニングコストがどれくらいかかるか見積もりを出して、自社に合った管理方法を選びましょう。
まとめ
在庫管理を行うことで、在庫の数を把握し適正な在庫数を維持することができます。業務効率が向上し、コスト削減やキャッシュフローの改善にもつながります。在庫管理は過剰在庫を防ぎ、黒字倒産のリスクを軽減する効果もあります。
管理を効率良く行いたい場合は、在庫管理システムの導入や、トランクルームなどの在庫管理サービスの利用をおすすめします。
人的なミスの軽減や、管理コストの削減によるメリットは、非常に大きいと言えるでしょう。
