備品管理のポイントは？効率化や管理方法・保管のポイントを解説
会社の備品管理は、業務の効率化やコスト削減に直結する重要な業務です。しかし、必要な備品がいつの間にか不足していたり、無駄に重複して発注されたりすることがよくあります。
そんな問題を避けるためには、備品の管理方法や保管方法を見直し、システム化することが必要です。本記事では、備品管理を効率的に行うためのポイントを、管理方法や保管のコツとともに解説します。備品管理の見直しで、オフィスの運営がスムーズになり、コスト削減にもつながる方法を知っていきましょう。
備品管理の基礎
オフィス運営において、備品管理は業務の円滑な進行に欠かせない重要な要素です。備品が不足していると業務が滞り、逆に過剰に発注されていると無駄なコストがかかります。適切な備品管理を行うことで、オフィス全体の効率を高め、業務環境を改善することができます。ここでは、備品管理の基礎について解説します。
備品管理とは何か？
備品管理とは、オフィスで使用する消耗品や設備、家具などの物品を適切に管理することを指します。この管理には、備品の在庫状況を把握したり、必要に応じて発注を行ったりすることが含まれます。また、備品が紛失したり、破損したりしないように保管場所や使用状況の管理も重要な要素です。効率的な備品管理は、業務をスムーズに進めるために欠かせない業務であり、オフィス内の物品を最適に運用するための基盤を作る役割を果たします。
備品管理の目的とメリット
備品管理を適切に行うことには、さまざまな目的とメリットがあります。以下に、備品管理が企業にもたらす主要な利点をいくつか紹介します。
業務効率化
備品が不足したり、必要なときに見つからなかったりすると、業務が一時的に停止することがあります。常日頃から備品管理をしっかり行うことで、こうしたトラブルを防ぐことができます。
例えば、備品の在庫を定期的に確認し、必要なものを事前に発注することで、急な不足を避けることができます。さらに、備品の使用状況を把握し、ムダな発注を防ぐことによって、業務の効率化が図れます。
発注の円滑化
適切な備品管理により、発注業務がスムーズに行えるようになります。備品の在庫数や使用頻度をデータとして蓄積し、予測発注をすることが可能になるためです。こうして過剰な発注や不足を防ぎながら、必要なタイミングで必要な備品を手に入れることで、発注業務が効率的に進みます。予算内での発注も管理しやすく、コスト管理がしやすくなります。
従業員の満足度の向上
オフィス内で必要な備品がいつでも使える状態に保たれていると、従業員は業務に集中しやすくなり、ストレスの少ない環境を提供できます。逆に、備品が不足していたり、探しても見つからなかったりすると、ストレスが蓄積して徐々に従業員のモチベーションが低下し、生産性にも悪影響を及ぼします。従業員が快適に働ける環境を提供するためにも、備品管理は重要な役割を果たします。
備品の保管場所
備品管理において重要な要素のひとつが、「備品の保管場所」です。効率的に物品を保管し、必要なときにすぐ取り出せる状態を作ることが、備品管理のポイントになります。オフィス内での保管から、外部サービスの利用まで、選択肢はさまざまです。
ここでは、社内での保管方法と、外部サービスを活用する方法について詳しく見ていきましょう。
社内で保管・管理
社内で備品を保管する方法は、オフィスの規模や備品の種類に応じて有効です。特に、使用する頻度の高い日常的な消耗品や小物、デスク周りのアイテムなどは、オフィス内で手軽に管理することが望ましい場合もあります。
デスク周りや収納スペースの活用
各従業員が使うアイテム（ペン、ノート、ホワイトボードマーカーなど）は、デスク内やロッカー、キャビネットに収納することが一般的です。また、棚やラックを使って共用の備品を整理する方法もあります。定期的に整理・点検を行い、無駄に在庫を抱え込まないようにすることがポイントです。
備品管理システムの導入
物理的な保管場所が限られている場合は、デジタルツールを使って備品の管理を効率化する方法もあります。バーコードを使って備品の入庫・出庫を記録したり、在庫状況をリアルタイムで把握できるシステムを導入することで、手間なく管理できます。こうした管理システムを活用することで、無駄な備品の発注を防ぎ、効率的な備品管理が可能になります。
社内倉庫や専用スペースの利用
オフィスの一部を備品用の倉庫やストレージスペースとして利用する方法もあります。特に、家具や大型機器、季節物の備品などを一時的に保管するための専用エリアを設けることが効果的です。ただし、限られたオフィススペースを有効活用する必要があるため、スペース確保の工夫が求められます。
外部サービスの活用
オフィスのスペースが限られている、または長期間使用しない備品を効率的に保管したい場合には、外部サービスを利用する方法も有効です。特に「トランクルーム」の利用は、備品の保管において大きなメリットがあります。以下では、トランクルームをはじめとする外部サービスについて解説します。
トランクルームの活用
トランクルームは、備品や家具などをオフィス外で保管するためのサービスです。オフィスの物品管理を外部に委託することで、オフィス内のスペースを有効に活用でき、必要なときにすぐに取り出せる利便性を享受できます。特に、長期的に使用しない家具や大型備品、季節物のアイテムを保管する際に活用するのが便利です。
その他の外部サービス
トランクルーム以外にも、備品の保管を外部に依頼する方法があります。
・リース会社のサービス
特に大型のオフィス家具や機器を一時的に保管したい場合、リース会社に依頼して保管する方法もあります。リース会社は、物品を預かるだけでなく、必要なタイミングで配送や設置も行ってくれるサービスを提供している場合が多く、便利です。
・バーチャルオフィスやコワーキングスペースの利用
一部のコワーキングスペースでは、備品や書類などの収納サービスを提供しているところもあります。スペースをシェアする形での利用が可能なので、コストを抑えつつ備品を整理することができます。
・専門の物流会社
企業向けに備品や資料、書類の保管を提供する物流会社もあります。こうしたサービスでは、大量の備品を一括で保管することができ、効率的に管理できます。また、定期的な配送や搬入・搬出サービスも提供しているため、大量の物品を扱う企業にとっては有効な選択肢となります。
効率的な備品管理の方法
備品管理を効率的に行うためには、計画的かつシステマティックに管理することが大切です。備品の過剰発注や不足を防ぐためには、管理方法に一定のルールを設け、適切に運用する必要があります。ここでは、効率的な備品管理を実現するための方法や、アイテムごとに活用できる管理手法について紹介します。
備品管理のステップ
効率的な備品管理を行うためには、まずは基本的なステップを踏んでいくことが重要です。以下のステップを順番に実行することで、スムーズな備品管理を実現できます。
1．備品の整理のルール作成
備品管理を効率化するためには、まず「整理」のルールを作ることが第一歩です。オフィス内で使用する備品には、頻繁に使用するものから滅多に使わないものまでさまざまな種類があります。まずはこれらの備品を整理し、不要なものを排除することから始めましょう。
具体的には、以下のルールを決めると良いでしょう。
・定期的なチェックと廃棄
古くなったり使われなくなった備品を定期的にチェックし、廃棄するタイミングに関するルールを設けます。これにより、常に必要なものだけを保管することができます。
・使用頻度に応じた整理
よく使う備品は手の届きやすい場所に、あまり使わないものは収納スペースを作って保管するなど、使用頻度に応じて整理します。
2．備品の登録と台帳を作成
整理した備品をより本格的に管理しようとするならば、備品を台帳に登録することが必要です。台帳とは、各備品の詳細情報（品名、数量、使用場所、購入日、購入価格、使用頻度など）を記録する帳簿のことです。台帳を作成することで、どの備品がどれくらい使われているか、またはどの備品が足りないのかを把握しやすくなります。
エクセルや専用の備品管理ソフトを使って台帳を管理することで、備品の在庫状況を簡単に確認できます。台帳作成後は常に最新の情報を反映させるよう、定期的に更新します。新しく購入した備品や廃棄した備品もすぐに台帳に反映させることを忘れないようにしましょう。
3．商品の分類・ラベリング
備品を効率的に管理するためには、商品の分類やラベリングが非常に重要です。備品の種類や使用頻度、用途ごとに整理しておくと、必要なものをすぐに見つけられ、無駄な時間を省くことができます。
まずは備品を「文房具」「家具」「電子機器」「清掃用品」など、カテゴリーごとに分けて管理します。こうすることで、必要なものがどこにあるのか一目でわかります。ラベルには品名や管理番号、使用場所などの情報を記載しておくとさらに便利です。
4．備品の保管場所の選定・棚卸
効率的な備品管理には、適切な保管場所の選定も欠かせません。備品が使いやすい場所に適切に保管されていると、業務効率も向上します。また、定期的な棚卸（在庫確認）を行うことで、過剰在庫や不足を防ぐことができます。
例えば、よく使う文房具はデスク周りに、重たい機器は収納庫や別の部屋に保管するなど、便利な場所に配置します。
棚卸及び在庫状況の把握は極力毎月、難しければ最低でも四半期ごとに行い、不足している備品を早めに発注できるようにしましょう。
アイテムを活用した備品管理
備品管理をさらに効率化するためには、収納アイテムを適切に活用することが重要です。オフィスのサイズや備品の種類に応じて、最適な収納アイテムを選ぶことで、物品の整理整頓がしやすくなります。
オープンラック
オープンラックは、備品やファイルを簡単に収納し、取り出しやすくするための収納アイテムです。特に、頻繁に使うアイテムや書類などを整理するのに便利です。ラックには、棚板の高さを調整できるタイプや引き出し付きのタイプもあり、備品のサイズに合わせて整理できます。また、オープンラックは「見せる収納」としても活用できるため、オフィス内をスッキリと見せる効果もあります。
キャビネット
キャビネットは、書類や貴重品、機密情報を保管するために最適な収納アイテムです。特に、整理しやすさやセキュリティが求められるオフィスにおいて重宝します。
一部のキャビネットにはロック機能がついており、重要な書類や機器を安全に保管することができます。社外に持ち出すことができない物品や、データの取り扱いに敏感なアイテムを保管する際に便利です。
備品が多い際はトランクルームの活用を検討
オフィスの備品が増えすぎて管理が難しくなった場合、トランクルームの活用を検討するのは非常に有効です。トランクルームは、物品を安全に保管できるため、スペースの有効活用や管理の効率化に役立ちます。しかし、全てのトランクルームサービスが同じ内容や品質を提供しているわけではなく、サービスの内容や条件は異なります。ここでは、備品管理におけるトランクルームのメリットと注意点について詳しく見ていきます。
備品管理にトランクルームを使用するメリット
トランクルームを利用することで、オフィスのスペースを有効に活用でき、備品の管理もスムーズになります。具体的には以下のようなメリットがあります。
セキュリティがしっかりしている
トランクルームを利用する最大のメリットは、高いセキュリティが提供されていることです。多くのトランクルームサービスでは、24時間監視カメラの設置や、アクセス制限を厳格に管理しており、オフィス内での保管に比べて安全性が高いといえます。特に高価な備品や機密性の高い書類などを預ける際には、セキュリティ面で安心して利用できる点が大きな魅力です。
どこにしまったか把握できる
トランクルームを利用する際、適切な管理方法を取り入れることで、どの備品がどこに保管されているかをしっかりと把握できます。トランクルームのスペースは、種類ごとに区分けされていることが多く、備品をカテゴリーごとに整理して保管すれば、必要なものを簡単に取り出すことができます。さらに、備品をラベリングしたり、デジタル管理システムを利用することで、取り出し作業が迅速になります。
社内のスペースを確保できる
オフィス内に物品が増えすぎると、どうしてもスペースが圧迫されてしまいます。トランクルームを利用することで、備品を外部の保管スペースに預けることができ、オフィス内のスペースを有効活用することができます。これにより、従業員が快適に働ける環境を維持することができ、必要な時にすぐに備品を取り出すことが可能です。
安心な保管環境
トランクルームは、物品の保管に最適な環境が整えられている場合が多く、特に温度や湿度の管理が重要なアイテムを保管する際に有効です。例えば、書類や電子機器などは湿気や高温に弱いため、温度や湿度管理がなされたトランクルームを選ぶことで、保管中の品質を守ることができます。このように、備品の種類に応じて適切な保管環境が提供される点は、大きなメリットと言えるでしょう。
備品管理にトランクルームを使用する注意点
トランクルームの利用には多くのメリットがありますが、注意すべき点もいくつかあります。特に、サービスによってサポート内容などに差があるため、選択する際には慎重に比較・検討することが重要です。以下の注意点に留意してください。
サービス及びサポート内容が異なる
すべてのトランクルームサービスが同じ品質を提供しているわけではありません。トランクルームの規模や設備、提供されるサービス内容は、サービス提供者によって大きく異なります。例えば、セキュリティが不十分な場合や、温湿度管理がされていない場合もあります。利用する前に、トランクルームがどのようなセキュリティ対策を講じているか、どのような管理体制があるかをしっかり確認することが重要です。
料金体系の確認
トランクルームには、スペースの広さや利用期間に応じてさまざまな料金プランがあります。料金体系はサービス提供者によって異なるため、実際に契約する前に、初期費用や追加費用（搬入・搬出料金、保険料など）の有無など含めてしっかりと確認しておく必要があります。短期的に利用する場合や、大きな備品を預ける場合など、利用目的に合わせてどのプランが最もコストパフォーマンスが良いかを検討しましょう。
出し入れの制限がある
一部のトランクルームサービスでは、出し入れできる時間帯に制限がある場合や、事前の予約が必要なことがあります。急な備品の取り出しが必要な場合に対応できるかどうかを確認しておくことが大切です。特に、業務に支障をきたさないように、柔軟な出し入れが可能かどうかを確認しておきましょう。
長期間の保管に向いていない場合も
一部のトランクルームは、長期間の保管に適していない場合があります。例えば、短期間であれば安価でも長期間となると料金が相場より高くなるサービスがあるため、長期利用を考慮している場合は、そういった料金面やアクセスの利便性についてもよく確認しておくことが大切です。
オフィスの備品の保管は「ストックマモル」にご相談ください
法人向けトランクルームサービス「ストックマモル」は、オフィス備品の保管に特化したサービスを提供しており、手軽に利用できるだけでなく、高いセキュリティや管理環境が整っています。ここでは、「ストックマモル」の特長をいくつかのポイントでご紹介します。
初期費用なし・即日利用可能
ストックマモルでは、オフィス備品をすぐに預けることができ、初期費用が一切かかりません。契約手続きや入庫手続きが簡単で、手間なく即日利用を開始できます。トランクルームを借りる場合、通常は契約費用や敷金が発生することもありますが、「ストックマモル」ではその心配がないため、コストを抑えつつ迅速にサービスを利用できます。急な備品の保管や移動が必要な場合にも柔軟に対応でき、業務のスムーズな進行をサポートしてくれます。
搬入・搬出作業不要
ストックマモルでは、備品をトランクルームに預ける際に、搬入や搬出の作業が不要です。自社での搬入作業の負担を軽減するためにトランクルームまでの移動や梱包作業を専門のスタッフが代行してくれるのです。このため、備品を預ける手間やコストが大幅に削減され、その分業務に集中できます。また、備品が必要になったときには、迅速に届けてくれるので、時間を無駄にすることなく、必要なものをすぐに手に入れることができます。
温度・湿度の管理
ストックマモルでは、特に温度や湿度の管理が徹底されており、デリケートな備品や機器、書類なども安心して保管できます。温湿度の管理は、紙類や電子機器、特に重要書類や敏感な機器にとって非常に重要です。高温や湿気によって劣化したり、機能不良を起こしたりするリスクを回避できるため、安心して長期間預けることができます。
24時間監視体制
ストックマモルのトランクルームは、24時間体制で監視されています。セキュリティが強化されており、万が一のトラブルや不正アクセスを防ぐため、あらゆる箇所にカメラやセキュリティシステムが完備されています。備品を安全に保管できるだけでなく、アクセス権限も厳密に管理されているため、社外の関係者が不正にアクセスするリスクを最小限に抑えています。これにより、機密性の高い備品や貴重品を預ける場合でも、安心して利用できます。
視覚化して物品管理
ストックマモルでは、備品の管理を視覚化することができるサービスも提供しています。物品の登録や整理、管理状態がリアルタイムで把握できるため、どのアイテムがどこに保管されているのかが一目でわかります。これにより、備品の取り出しがスムーズに行えるほか、過剰な発注を防ぐことができます。デジタル管理やアプリを活用した物品管理が可能となるため、さらに効率的な備品の管理をすることができます。
不用品の廃棄
ストックマモルでは、使用しなくなった備品の廃棄もサポートしています。不要になったオフィス家具や機器、書類などを手軽に廃棄することができ、余計な物品をオフィスに保管しておく必要がなくなります。これにより、オフィススペースの確保が容易になり、必要な備品のみを保管することができます。また、廃棄作業を専門のスタッフに任せることで、面倒な作業を省き、業務に専念できます。
まとめ
効率的な備品管理は、会社経営に欠かせません。整理整頓のルールを作り、備品を適切に登録・分類することで、管理が格段に楽になります。また、適切な保管場所の選定や、トランクルームの活用などで、スペースの有効活用とセキュリティの向上を図ることが可能です。備品管理を視覚化し、定期的に棚卸を行うことで、無駄なコストを削減し、業務の効率化を実現できます。
今後はこの記事でご紹介したポイントを押さえて、備品管理を徹底し、オフィス環境の最適化を目指しましょう。
