事例から見るオフィス整理。保管サービス活用も視野に

これまで5S(整理・整頓・清掃・清潔・しつけ)がキーワードだったオフィス整理は、コロナ禍に入り働き方の変化とともに形を変えています。働く場所を制限しないテレワークが普及すると、次に起こったのはオフィスの見直しと言われるオフィスの移転や縮小です。特に大企業において顕著で、郊外や本州以外に本社を構えるニュースを目にしました。しかし、実際にそうした大規模なオフィス整理を行う企業はどれくらいあるのでしょうか。

本記事では、昨今の情勢に即した形で、オフィス整理のあり方とストックルームサービス活用について考えてまいります。

昨今のオフィス整理の動向

株式会社日本商業不動産保証が2021年3月に実施した「コロナ禍におけるオフィスの在り方」に関する調査(※)によると、実際に「新型コロナウイルスの拡大を踏まえたオフィス環境の見直しを実施した」という企業は、全体の20%未満という調査結果となっています。全体の約60%がオフィスの重要性を感じながらも実際に行動に移す企業は多くないようです。その理由には、費用の高さがあります。

また、同調査によると、オフィスの価値について、約80%の経営者がコミュニケーション面からも「オフィスを今後も残していきたい」という考えを示しており、オフィスを効率良く活用していきたいと感じているようです。

適切なオフィス整理の形は企業によって様々です。オフィスの移転・縮小といった大掛かりなオフィス整理は、一方では企業によってメリットではなくデメリットになり得る可能性もあります。

ただし、オフィスを整理せずに使用していれば、必ず非効率な不具合が生じます。規模の大小にかかわらず、オフィス整理は業務の効率化を行ううえで必要不可欠な作業です。

下記では、安価で始めやすいストックルームを活用したオフィス整理のポイントを、事例を挙げながらご紹介します。

(※参考:<都内企業の経営者・役員300人に聞いた「コロナ禍におけるオフィスの在り方」に関する調査>日本商業不動産保証調べ

ストックルームを活用している実際の事例

ここでは、利用する企業が増えている法人専用のストックサービス「Stock MAMORU」をピックアップし、実際の活用事例を3つご紹介します。

Stock MAMORUは預けた荷物をWeb上で管理・操作ができ、搬入・搬出作業は不要、保管にまつわる作業一式を代行する、法人に最適なサービスです。その使いやすさから、コロナ禍においても需要が高まっています。

①新人研修用マンスリーマンションの生活備品を一時保管

ショールームを運営する株式会社LIXIL Advanced Showroomでは、新人は1ヵ月間ショールームの近くのマンスリーマンションで暮らしながら、現地(ショールーム)で研修を行うことになっており、その際使用する生活備品を「Stock MAMORU」へ預け、管理と配送の作業一式を委託しています。

詳細:https://www.mamoru-kun.com/casestudy/LIXIL-Advanced-Showroom/

②センサーや通信機器といったハードウエアを倉庫で管理

IoTやAIなどのITソリューションを駆使し農業AIブレーンを提供するソフトバンク株式会社測位ソリューション部では、環境データを収集するセンサーや通信機器といったハードウエアの管理を「Stock MAMORU」へ委託しています。事業拡大に合わせた管理コストの最適化を目指す際に、「Stock MAMORU」が採用されました。

詳細:https://www.mamoru-kun.com/casestudy/softbank/

利用者の声から分析する、ストックルームを活用するメリット

実際にストックルームサービスを活用している利用者は、どのようなメリットを感じているのでしょうか。実例から分かる、4つのメリットをご紹介します。

1. ミーティングスペース設置などオフィスの有効活用に

不定期で使用する備品の保管場所を外部へ移すことで、オフィス内にスペースができ、新たな用途に有効活用することが可能になります。例えばミーティングスペースを設置することで新たな社内交流の場ができ、新しいアイデアや企画が生まれることが期待できます。

2. 管理の手間削減による生産性向上

備品の管理や整理は難しい作業ではなくとも、時間と手間がかかり、社員にはストレスが溜まりやすい作業です。こうした作業をアウトソーシングすることで、コアな業務に注力できる環境が整い、会社としても生産性の向上につながるでしょう。

3. 備品の効率的管理によるコスト削減

上記③は、事業拡大をきっかけに保管を最適化したいというニーズのもと、結果的に大幅なコストダウンにつながった事例です。

事業拡大や保管条件などが変更になった際は、管理コストを見直せる良い機会となります。また、そうした状況にも臨機応変に対応できるサービスを選ぶということも重要なポイントでしょう。

4. セキュリティを保証

社内で機密文書を保管する際には、鍵のある場所へ保管したり鍵の持ち出しを制限したりと、何かしらのセキュリティ体制を構築しているはずです。しかしながら、社内でのセキュリティ体制には限界があり、小さなミスや問題から、情報漏洩につながる可能性は否定できません。高セキュリティ体制の保管施設へ預けることは、結果的に社内で保管するよりもセキュリティを担保することにつながります。

オフィス整理は身近なところから

コロナ禍で話題となったオフィスの見直し。大企業がオフィスの移転・縮小を発表する度に、「自社にも必要かどうか」とお悩みの経営者や担当者の方も少なくないのではないでしょうか。いずれにしても、移転縮小にかかわらずオフィスの再定義の第一歩は、オフィス整理です。始めるにはまず、社内の整理整頓を始めることからと言えますが、ストックルームを活用することで解消されるケースが多いため、まずは今回ご紹介した「Stock Mamoru」などの専門サービスへ相談してみるのも一案です。

詳しく知りたい方はこちら

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