業務用シュレッダーの選び方は？注意点や機密文書処理サービスを紹介
セキュリティに対する社会的要請が年々高まる中、企業における情報管理の重要性はこれまで以上に増しています。特に、個人情報や機密情報を含む紙文書の処理方法は、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）への対応や情報漏えい対策の観点からも慎重な判断が求められます。そのため、業務用シュレッダーを選ぶ際には、価格や処理能力だけでなく、シュレッダーの裁断サイズ基準を正しく理解し、自社のセキュリティレベルに適した機種を選定することが重要です。
本記事では、業務用シュレッダーの選び方について、裁断方式や裁断サイズの基準、利用シーン別の注意点などをわかりやすく解説します。さらに、シュレッダーを設置・運用する以外の選択肢として、機密文書処理サービスについてもご紹介します。業務用シュレッダーの買い替えや新規導入を検討している方はもちろん、情報セキュリティ体制の見直しを進めているご担当者の方も、ぜひ参考にしてください。
業務用シュレッダーが必要とされる背景
企業活動において取り扱う情報量が増加する一方で、情報漏えいに対する社会的な監視や法的責任は年々厳しさを増しています。電子データだけでなく、契約書や申請書、顧客情報などの紙文書も重要な情報資産として適切な管理・廃棄が求められる時代です。
こうした背景から、単なる事務機器としてではなく、セキュリティ対策の一環として業務用シュレッダーを導入・運用する必要性が高まっています。
情報漏洩リスクと文書管理への要求の高まり
個人情報保護法をはじめとする関連法令の整備や、情報漏えい事故に対する社会的批判の高まりにより、企業には厳格な文書管理体制が求められています。たとえ不要になった文書であっても、裁断が不十分な状態で廃棄された紙から情報が復元されるリスクは否定できません。
そのため、業務用シュレッダーを選定する際には、処理枚数やスピードだけでなく、裁断サイズの基準を理解し、扱う情報の重要度に応じた裁断レベルを選ぶことが不可欠です。特に、顧客情報や機密性の高い社内資料を扱う企業では、クロスカットやマイクロカットなど、復元が困難な裁断方式が求められるケースが増えています。
総務・管理部門に求められるセキュリティ対応
総務・管理部門は、社内の文書管理ルールや廃棄フローを統括する立場として、情報セキュリティ対策の実務を担う重要な役割を果たさなければなりません。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証取得や運用を行う企業においては、紙文書の廃棄方法についても明確な基準と証跡管理が求められます。
業務用シュレッダーの導入は、こうした要求に対応するための有効な手段の一つですが、設置場所や運用ルールが適切でなければ、形骸化してしまう恐れもあります。そのため、裁断サイズ基準を踏まえた機種選定に加え、運用負荷や管理体制まで含めて検討することが、総務・管理部門には求められています。
業務用シュレッダーの主な種類と特徴
業務用シュレッダーを用いた文書処理には、大きく分けて、自社で機器を設置・運用する「購入型シュレッダー」と、外部業者に文書処理を委託する「機密文書回収サービス」の2つの選択肢があります。いずれも情報漏えい対策として有効な手段ですが、オフィスの規模や使用人数、処理する書類の量や機密性、さらには運用負荷の考え方によって、適した方法は異なります。
生産性やセキュリティレベルの観点から、自社に合った手段を選ぶためにも、それぞれの特徴を理解しておくことが重要です。
購入型シュレッダーの特徴と利用シーン
購入型シュレッダーは、オフィス内に設置し、不要になった書類をその場で裁断できる点が最大の特長です。日常的に発生する少量〜中量の書類を即時に処理できるため、業務フローを止めることなく運用しやすいというメリットがあります。
また、機種によって裁断方式や裁断サイズが異なるため、取り扱う情報の機密性に応じたセキュリティレベルを選択できる点も購入型ならではの強みです。個人情報や社外秘資料を扱う部署では、クロスカットやマイクロカットなど、復元が困難な裁断方式が選ばれることが多くなっています。
一方で、ゴミ処理やメンテナンス、故障時の対応など、運用管理の負担が発生する点には注意が必要です。書類量が多い企業や、複数拠点での管理が必要な場合は、導入後の運用体制まで含めて検討することが求められます。
機密文書回収サービスという選択肢
機密文書回収サービスは、不要になった書類を専門業者が回収・裁断・処理するサービスです。回収方法には、書類を定期的に引き取る方式のほか、大型シュレッダーを搭載したトラックが訪問し、その場で裁断を行う出張シュレッダーサービスなどがあります。
このサービスの特長は、大量の文書を一度に処理できる点と、社内でシュレッダーを管理・運用する手間を削減できる点にあります。ISMS対応やコンプライアンス強化を目的として、廃棄証明書の発行や処理工程の可視化を重視する企業にも適しています。
一方で、回収日まで文書を保管する必要があるため、保管ルールや施錠管理など、回収前のセキュリティ対策が欠かせません。日常的な少量処理には向かないケースもあるため、購入型シュレッダーと回収サービスを併用する企業も少なくありません。
業務用シュレッダーの選び方
業務用シュレッダーを選定する際は、価格やメーカーだけでなく、セキュリティ基準・業務効率・運用のしやすさといった複数の視点から総合的に判断することが重要です。特に、情報漏えい対策としての役割が強まる中、裁断サイズ基準を正しく理解したうえでの選定が、企業のリスク管理を左右します。
セキュリティ基準から考える裁断サイズの考え方
個人情報や社外秘資料など、機密性の高い文書を多く扱うオフィスでは、裁断サイズがセキュリティレベルに直結します。文書の重要度に応じて、適切な裁断方式・裁断サイズを選ぶことが不可欠です。
シュレッダーの裁断方式とサイズの違い
シュレッダーの裁断方式にはいくつかの種類がありますが、現在の業務用シュレッダーで主流となっているのがクロスカット方式です。これは、紙を縦横に裁断する方式で、一般的には幅4〜5mm、長さ10〜50mm程度に細断されます。
さらに高いセキュリティを求める場合には、クロスカットよりも細かく裁断できるマイクロクロスカット方式が選択肢となります。裁断片が非常に小さくなるため、情報の復元が極めて困難となり、金融機関や個人情報を多く扱う企業で採用されるケースが増えています。
シュレッダー 裁断サイズ 基準とDIN規格の目安
シュレッダーの裁断サイズ基準を考える際の代表的な指標が、ドイツのDIN規格です。DIN規格では、裁断後の紙片の大きさに応じてセキュリティレベルが定められており、たとえばセキュリティレベル5は「裁断片の面積が30平方ミリメートル以下、かつ幅2mm以下」とされています。
このような国際的な基準を参考にすることで、自社が求めるセキュリティレベルとシュレッダーの性能を客観的に比較しやすくなります。
ISMS（isms）対応を意識したシュレッダー選定の視点
ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の運用においては、紙文書の廃棄方法も管理対象となります。購入型シュレッダーを導入する場合でも、裁断基準や運用ルールを社内規程として明文化することが重要です。
また、機密文書回収サービスを利用する場合には、ISO27001などの情報セキュリティ関連認証を取得している業者かどうかを確認することで、より安心して委託できます。ISMS対応を意識したシュレッダー選定は、監査対応やリスク説明の観点からも有効です。
業務効率を左右する処理能力と連続使用性能
大人数が働くオフィスや、日常的に大量の書類を処理する環境では、セキュリティ性能に加えて処理能力の高さが重要な選定ポイントとなります。処理能力は主に、
- 一度に投入できる枚数
- 裁断スピード
- 連続使用時間
の3点を軸に考えると良いでしょう。
加えて、ダストボックスの容量が大きい機種であれば、ゴミ捨ての頻度を減らすことができ、業務の中断を防げます。最近では、ホッチキス（10号針）付きのまま裁断できるシュレッダーも登場しており、書類処理の手間を大幅に削減できます。
オフィスでの使いやすさ・運用負荷の考え方
シュレッダーは日常的に使用する機器であるため、使いやすさや運用負荷も無視できません。裁断時の騒音が気になる場合は静音タイプを、紙詰まりによるトラブルが多い場合は紙詰まり防止機能や自動逆回転機能を備えた機種を選ぶと、ストレスを軽減できます。
また、設置スペースや移動のしやすさ、メンテナンスの頻度なども含めて検討することで、現場で定着しやすいシュレッダー運用が可能になります。
リサイクル・環境配慮の視点も含めて検討する
従来、シュレッダーの裁断くずは紙繊維が細かくなりすぎるため、焼却処分されるケースが一般的でした。しかし近年では、裁断くずを再生可能とする製紙技術も登場し、リサイクルの選択肢が広がっています。
特に機密文書回収サービスを利用する場合は、裁断後の処理方法やリサイクル対応の有無を確認することが、サステナビリティやSDGsの観点からも重要です。環境配慮まで含めたシュレッダー選定は、企業価値向上にもつながります。
業務用シュレッダー運用で起こりやすい課題
業務用シュレッダーは、情報漏えい対策として有効な手段である一方、導入後の運用フェーズでさまざまな課題が顕在化しやすい機器でもあります。
特に、日常業務の中で頻繁に使用されるため、現場の負担や管理コストが積み重なり、想定以上の手間が発生するケースも少なくありません。
作業時間・騒音・紙詰まりなど現場負担の実態
シュレッダー運用において、まず問題になりやすいのが作業時間の増加です。裁断サイズが細かい高セキュリティ機種ほど、処理速度が遅くなりがちで、書類の量が多い場合には順番待ちが発生することもあります。結果として、本来の業務時間を圧迫してしまうケースも見られます。
また、裁断時の騒音はオフィス環境に大きな影響を与えます。静かな執務スペースでは、シュレッダーの使用自体が敬遠され、結果的に「後でまとめて処理する」「机に溜め込む」といったリスクの高い運用につながることもあります。
さらに、紙詰まりや過投入によるトラブルも現場負担を増やす要因です。紙詰まりの対応には一定の慣れが必要で、対応できる担当者に作業が集中するなど、属人化が起こることもあります。
台数管理や廃棄ごみ処理にかかるコスト
複数部署にシュレッダーを設置している企業では、台数管理やメンテナンス対応の負担も無視できません。刃の劣化や故障、定期的なメンテナンスなど、管理業務が総務・管理部門に集中しやすくなります。
また、裁断後に発生するシュレッダーごみの処理コストも課題の一つです。細かく裁断された紙くずはかさばりやすく、頻繁なごみ捨てが必要になります。加えて、機密文書として扱う必要があるため、通常の可燃ごみと同様に処分できないケースもあり、廃棄ルールの整備や確認に手間がかかります。
こうしたコストや運用負荷を総合的に考えると、必ずしも購入型シュレッダーが最適とは限らないケースもあります。
シュレッダーに頼らない機密文書処理方法
ここまで、業務用シュレッダーの選び方や運用上の課題について解説してきましたが、「自社にとって最適な方法がわからない」「シュレッダー管理の負担を減らしたい」と感じている方も多いのではないでしょうか。そうした企業にとって有効な選択肢となるのが、シュレッダーを使用せずに機密文書を処理する方法です。
その代表的な手法として注目されているのが、「溶解処理」と呼ばれるサービスです。シュレッダーにまつわる作業負担や管理コストを解消できるだけでなく、環境配慮の観点からも評価が高まっています。
溶解処理とは何か
溶解処理とは、回収した機密文書を水と攪拌して繊維レベルまで溶かし、文字情報を完全に消失させる処理方法です。裁断という工程を経ず、紙そのものを再生工程に投入するため、情報が復元されるリスクが極めて低い点が特長です。
一般的には、専用の回収ボックスに書類を投入し、業者が回収・溶解処理を行います。処理完了後には溶解証明書や処理報告書が発行されるケースも多く、ISMS（isms）対応や監査対応を重視する企業にとっても安心感のある方法といえます。
また、溶解後の紙は再生紙としてリサイクルされるため、情報セキュリティと環境配慮を両立できる処理方法として、多くの企業で導入が進んでいます。
シュレッダーと溶解処理を比較した場合の違い
シュレッダーと溶解処理は、どちらも機密文書を安全に処理する手段ですが、運用方法や負担のかかり方には大きな違いがあります。
シュレッダーはその場で裁断できる即時性がある一方で、作業時間や騒音、紙詰まり対応、裁断くずの廃棄管理といった運用負荷が発生します。特に裁断サイズ基準を厳しく設定した場合、処理速度が落ち、生産性への影響が出やすくなります。
一方、溶解処理は日常的な裁断作業が不要となり、現場の作業負担や管理コストを大幅に削減できる点がメリットです。大量の文書を定期的に処理する企業や、複数拠点での管理が必要な場合にも適しています。
どちらが優れているかではなく、書類の量や機密性、社内リソース、環境方針に応じて使い分けることが重要です。シュレッダーと溶解処理を併用することで、日常業務と大量廃棄の双方に対応している企業も少なくありません。
回収から処理までを一元化できる「保護くん」の特徴
シュレッダー運用の負担や、機密文書処理の安全性に課題を感じている企業にとって、おすすめなのが、機密文書処理シェアNo.1※のサービス『保護（まもる）くん』です。
回収から最終処理、リサイクルまでを1社でワンストップ提供しており、オフィスで発生しがちなシュレッダー関連の課題を根本から解消します。
※自社調べ・サービス提供会社公表データに基づく表現想定
シュレッダー不要で完結する機密文書処理の仕組み
「保護くん」は、オフィスに設置した専用の回収ボックスに機密文書を投入するだけで、文書廃棄が完結する仕組みです。シュレッダー作業そのものが不要なため、裁断作業にかかる時間や騒音、紙詰まり、裁断くずの処理といった手間が一切発生しません。
ホッチキスやクリップ、バインダーを外す必要もなく、日常業務の中で自然に機密文書を廃棄できる設計となっています。ごみ袋の交換や床に散らばった紙くずの掃除といった、シュレッダー特有の細かな作業負担から解放される点も大きなメリットです。
ISMSや情報セキュリティ対策の観点での安心感
「保護くん」では、回収から処理完了まで、機密文書が人の目に触れない仕組みが徹底されています。専用ボックスには鍵がかかっており、一度投入された書類は取り出せない特殊構造となっているため、社外はもちろん社内の人であっても再び文書に触れることはできません。
回収業務は、6ヶ月間の研修プログラムを修了し、機密保持適格試験に合格した専門スタッフが担当します。さらに、回収・運搬にはGPSを搭載した完全密封車を使用しており、現金輸送車と同等レベルのセキュリティ体制が整えられています。
こうした管理体制に加え、処理完了後には機密抹消処理証明書が発行されるため、ISMS（isms）対応や内部監査、外部監査においても安心して利用できるサービスといえます。
業務効率と環境配慮を両立できる理由
回収された「保護くん」ボックスは、専用の機密処理施設（ファイナルセンター）へ搬入され、ロボットによる自動作業で破砕処理が行われます。人の手を介さず処理されるため、セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。
処理された紙は、そのまま再生紙としてリサイクルされるため、情報セキュリティと環境配慮を同時に実現できる点も特長です。これらの工程を他業者へ再委託することなく、1社で完結しているため、管理工数や責任範囲が明確で、総務・管理部門の負担軽減にもつながります。
シュレッダーの裁断サイズ基準や運用負荷に悩む企業にとって、「保護くん」は業務効率とセキュリティ、サステナビリティを高いレベルで両立できる現実的な選択肢といえるでしょう。
【お客様導入事例】Smart保護くんで「手間削減」と「セキュリティ強化」を両立
オフィスの機密文書処理をシュレッダー中心で回していた企業様。
導入前の課題（シュレッダー）
導入前は、オフィスビル内の業務用シュレッダーを使って裁断し、シュレッドごみを持ち帰って廃棄する運用が中心で、書類量が増えるほど手間が積み上がっていっ個人情報を多く扱う業務特性もあり、机上整理を含めたセキュリティ強化を進める必要があった。
Smart保護くん導入後の変化
シュレッダー処理をやめ、ボックスへ投入する運用に切り替えたことで、裁断・廃棄にかかる日々の作業負担を軽減。さらに、投入後は基本的に取り出せない仕組みのため、書類の放置や持ち出しといったリスクを抑えながら、セキュリティ面の安心感も高まった。
▼「シュレッドごみの持ち帰り」「箱の保管・申請」の手間を、どう減らせた？
業務用シュレッダーと機密文書処理サービスの選び方まとめ
業務用シュレッダーや機密文書処理サービスを選ぶ際には、単に「書類を処分できればよい」という視点ではなく、情報セキュリティ、業務効率、運用負荷、そして環境配慮まで含めて総合的に判断することが重要です。
シュレッダーを導入する場合は、扱う文書の機密性に応じて、シュレッダーの裁断サイズ基準や裁断方式を正しく理解し、セキュリティレベルに見合った機種を選定することが不可欠です。また、ISMS（isms）対応を意識する企業では、裁断基準や運用ルールを明確にし、監査にも耐えうる体制を整える必要があります。
一方で、シュレッダー運用には、作業時間や騒音、紙詰まり対応、裁断くずの廃棄処理といった現場負担や管理コストが発生することも事実です。こうした課題を解消したい場合には、溶解処理をはじめとする機密文書処理サービスの活用が有効な選択肢となります。
特に、回収から処理、リサイクルまでを一元管理できるサービスであれば、セキュリティレベルの担保と業務効率化、さらには環境配慮を同時に実現することが可能です。日常的な少量処理はシュレッダーで対応し、大量廃棄や高い管理レベルが求められる文書はサービスを利用するなど、両者を使い分ける考え方も良いでしょう。
自社の文書量や機密性、人的リソース、セキュリティ方針を改めて整理したうえで、最適な方法を選択することが、情報漏えいリスクの低減と業務全体の最適化につながります。業務用シュレッダーの見直しや、機密文書処理方法の再検討を進める際には、本記事の内容を参考に、自社に合った選択肢を検討してみてください。
シュレッダーに代わる機密文書回収BOX「保護くん」についてお役立ち資料はこちら
