プライバシーマークとは?取得するメリットを解説

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企業を運営するにあたり、個人情報の取り扱いには十分注意を払う必要があります。なぜなら、個人情報を少しでも流出させてしまうと、会社の信用を損ない、契約を打ち切られてしまうといったことになり兼ねないからです。

個人情報の取り扱いが適切である企業かどうかを認定する制度として、プライバシーマークがあります。プライバシーマークを取得すると、他の企業からの信頼が高まるだけでなく、社内のセキュリティ意識を高めるよいきっかけにもなります。

今回の記事では、プライバシーマークとは何か、取得するメリット、取得した企業の事例の3つをご紹介します。自社のセキュリティに不安を抱えているのであれば、ぜひご確認ください。

プライバシーマーク(Pマーク)とは

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プライバシーマークとは、個人情報の取り扱いが適切であると認められた事業者に与えられる称号です。Pマークと略されます。Pマークの認定活動は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)が実施しています。

プライバシーマークを取得するには、JIPDECの審査を通過しなければなりません。この審査は、個人情報保護マネジメントシステムの要求事項を基礎に作られています。つまり、プライバシーマークの審査に通過すれば、個人情報保護法などの法律を則った運営を行っていることを取引相手に示せます。

加えて、プライバシーマークの取得を行うことで、個人情報の管理に対する意識が高い企業であることを対外的にアピールすることも可能です。

昨今のビジネスの現場では、コンプライアンスの遵守やサイバー攻撃への対策、個人情報への流出への取り組みが重視されるようになってきました。そのため、個人情報の取り扱いなどが適切であることを客観的に示す手段が必要になりました。

このような時代の流れをうけ、プライバシーマークは登場しました。この流れは今後も継続すると考えられ、プライバシーマークの需要はさらに高まっていくことが予測されます。

Pマーク取得までの流れ

Pマークを取得する方法は、大きく3つに分けることができます。

  1. 自力ですべての手続きを進める
  2. 審査機関のセミナーを受講し、その後に審査を受けて取得する
  3. プライバシーマーク取得を専門とするコンサルタント会社に依頼する

Pマーク取得の申請手続きを行う際は、あらかじめ個人情報保護マネジメントシステム(PMS)を整えて運用しておくことが必須です。個人情報保護マネジメントシステムとは、個人情報を保護する体制を構築し、実行、継続的な改善に取り組む仕組みです。

具体的には、個人情報の取り扱いに関するルールを文書化して、そのマニュアルを基に従業員を教育して運用。実際に運用した後は、監査責任者による監査が行い、改善点などを炙り出し、修正を行います。

このような取り組みを行った後に、Pマークの申請手続きへとコマを進めることができます。

Pマークの審査は、書類審査、現地審査、合否通知といった3つのステップからなります。書類審査では、プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表や会社概要、JIS Q 15001要求事項との対応表などさまざまな書類を用意しなければなりません。手続きをスムーズに行うためにも、各種書類の準備は早め早めに行いましょう。

書類審査を終えると、次に現地審査が行われます。現地審査では、個人情報保護マネジメントシステム通りに運用を行っているのかを調査します。

合否は書類審査、現地審査の2つの結果を基に判断されます。基準を満たすと判断されれば、プライバシーマーク登録証とプライバシーマーク電子データが交付され、Pマークが利用できるようになります。なお、Pマークの有効期限は2年であり、2年ごとに更新手続きを行う必要があります。

プライバシーマークを取得するメリット

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プライバシーマークを取得するとどのようなメリットがあるのでしょうか。以下では、プライバシーマークを取得するメリットを3つご紹介します。

企業の信頼度が向上する

Pマークを取得すると企業の信頼度が向上します。Pマークを取得しているということは、第3者機関から個人情報の取り扱いが適切であると認定されたことを意味するためです。

また、企業間取引の場合だけではなく、一般消費者との取引においてもPマークは有効です。消費者は個人情報の取り扱いに敏感であり、情報漏洩のリスクがあるような企業の商品だと避けられる可能性もあります。Pマークを取得すれば、個人情報を適切に取り扱っていることを分かりやすい形で示せるので、消費者からの信頼を獲得しやすくなります。

官公庁の入札が可能になる

Pマークを取得している企業は、法令に遵守した運用を行っていると判断できるため、官公庁から入札を受ける機会も増えます。

社内での意識向上

先述の通りPマークは、2年ごとに更新を行う必要があります。そのため、取得後も継続的に個人情報の取り扱いなどの見直しを行わなければなりません。従業員への教育も定期的に行うことになり、個人情の取り扱いに対する社内の意識向上につながります。

プライバシーマークの取得企業事例

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プライバシーマークを取得すると、どのような変化が起きるのでしょうか。実際にプライバシーマークを取得した2つの会社の事例をご紹介します。

株式会社アドイン研究所

株式会社アドイン研究所は、医療関係のソフトウェア開発、森林事業、セキュリティシステムの開発の3つの事業をメインに営む会社です。事業の拡大と共に従業員数も増え、会社全体のセキュリティ意識を高めたいという思いからプライバシー取得に踏み切りました。

Pマーク取得後は、社員一人一人がセキュリティを意識するようになり、行動一つ一つにPマーク的に問題はないのかという質問が寄せられるようになったとのことです。また、以前はよく見られた無施錠で開きっぱなしの部屋なども少なくなったと報告しています。

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ウェルリンク株式会社

ウェルリンク株式会社は、人々が活き活きと活動できるような組織づくりをサポートする会社です。取り扱うサービスの特性上、個人情報、機密情報も多いため、Pマークの取得を行っています。

Pマーク取得前は、従業員によってセキュリティ意識に差が見られたとのことです。しかし、Pマーク取得後は、社員同士でセキュリティに関する意見を交わす場を設けるようになり、社内全体のセキュリティ意識が高まりました。

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プライバシーマークを取得して信頼性の向上を

プライバシーマークは、使用を継続していく限り、PMSをずっと運用していく必要があります。2年ごとに更新をしなければならないなど、面倒なこともありますが、会社の信頼を高めることができるので、ビジネスを行ううえで大変役に立つ制度です。

まもりの種を運営する日本パープルは、情報セキュリティの教育事業も行っています。プライバシーマークの取得をお考えの企業は、ぜひお気軽にご相談ください。

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