【法定保存文書】

法定保存文書とは、法律で文書の保存が義務付けられており、その保存期間も決められた文書のことです。例として、健康保険や厚生年金、保険雇用保険に関する書類や、四半期報告書、半期報告書および訂正報告書の写し、労働者名簿、賃金台帳、監査報告、会計監査報告などがあります。

法定保存文書は、それぞれの文書によって保存期間の起算日が異なるため、法定保存文書の定められた期間を確認する場合には、該当する文書の起算日まで注意して確認することが必要です。

またあくまで、最低限度の保存期間を法律で定めているだけであるため、組織にとって必要な書類であれば、その保存期間が過ぎた場合でも保存する必要があることを念頭に入れておきましょう。

以下は、法定保存文書の保存期間の一例です。

<永久保存しなければならない書類>

・定款

・株主名簿

・登記・訴訟関係書類

・知的所有権に関する関係書類

・社報、社内報

・開発、設計に関する重要な文書

・効力が続く契約書

・権利、財産の得喪に関する文書

<10年間保存しなければならない書類>

・株主総会議事録

・取締役会議事録

・監査役会議事録

・委員会議事録

・重要会議の記録

<７年間保存しなければならない書類>

・取引に関する帳簿

・源泉徴収簿

・取引証憑書など