テレワーク時代の今こそ必要とされる「デジタルワークプレイス」とは?

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新型コロナウイルスの流行によってテレワークを導入する企業が増加していますが、「他のメンバーの仕事の進捗が見えにくい」「コミュニケーション不足による孤独感からストレスを感じる」といった課題が見えはじめています。

このようなテレワークにともなう課題を解決できる可能性があるのが「デジタルワークプレイス」です。今回は、デジタルワークプレイスの必要性や、導入するメリット・効果などについて解説していきます。

デジタルワークプレイスとは?

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デジタルワークプレイスとは、働く場所や使うデバイスにかかわらず会社にいるのと同じように仕事ができる環境を、デジタル技術によって実現するプラットフォームのことです。

デジタルワークスペースには、業務に必要な様々なツールやアプリケーション、データなどがまとめられており、従業員はいつでも、どこにいても、最適なデバイスを使ってアプリやデータにアクセスして仕事を進めることができます。また、デジタルワークプレイスは通常、社内SNSなどのソーシャル機能を有しており、従業員間の透明なコミュニケーションが促されます。

デジタルワークプレイスの導入によって、テレワークが抱える様々な課題を解決しながら、業務効率化や生産性向上を図ることが期待されます。

デジタルワークプレイスはなぜ必要なのか?

テレワークを導入している企業はたくさんありますが、新型コロナウイルス(COVID-19)という予期せぬ感染症の流行により、準備期間もないまま見切り発車でテレワークを導入した企業も少なくないはずです。

当初は、通勤がなくなることによる業務効率化やストレス軽減などが期待されましたが、テレワークの運用が長くなるとともに、「他のメンバーの仕事の進捗が見えにくい」「コミュニケーション不足による孤独感からストレスを感じる」「悩みを相談できず仕事が停滞しがち」といった課題が浮き彫りになってきました。

テレワークにおける生産性を高め、従業員の一体感やモチベーションを高めるためには、従業員のニーズに合った環境を構築する必要があります。そこで、大きな役割を果たすのがデジタルワークプレイスです。

デジタルワークプレイスがもたらすメリット・効果

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デジタルワークプレイスを導入する最大のメリットは、テレワークにおける生産性を高められることでしょう。それ以外にも、コミュニケーションの活性化や、従業員の満足度向上といったメリットが期待されています。

メリット①|生産性を高めることができる!

●いつでも、どこでも、どんなデバイスでも仕事ができる
デジタルワークプレイスを導入することで、従業員はいつでも、どこでも、どんなデバイスからでも業務に必要なアプリケーションやツール、コンテンツにアクセスできるようになります。

自宅にいてもカフェにいても、オフィスにいるのと変わらないレベルで生産活動をおこなうことができるわけです。時間や場所、デバイスに縛られない働き方が、生産性向上に寄与します。

働き方が多様化する近年、旅行先や帰省先で仕事をする「ワーケーション」という働き方が注目されていますが、デジタルワークプレイスを導入すればワーケーションも促進されます。ワーケーションに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
◎:ワーケーションとは?JALやJTBも導入する「仕事と休暇を融合」した新しい働き方

●ツールやデータを一括管理できる
デジタルワークプレイスは、業務に必要なすべてのツールやアプリケーションを1箇所のプラットフォームに統合するのが特徴です。作業内容を変える際に、わざわざプラットフォームを切り替える時間もかかりませんし、別のアカウントでログインし直したりする手間もかからないので作業効率が向上します。また、ファイルが埋もれてしまうのも防げますし、データを二重管理するような無駄もなくなります。

●リアルタイムに業務を見える化できる
デジタルワークスペースは、単純にツールやアプリケーションを1箇所に集約するだけでなく、リアルタイムに業務の見える化を実現できる点に有用性があります。まったく別の場所にいる従業員の仕事内容や仕事の進捗が可視化されるため、迅速な意思決定が可能です。部門をまたぐタスクやプロジェクトにおいても簡単に連携を図ることができるので、生産性の向上につながります。

なお、テレワークにおける業務の可視化は、従業員同士の公平性を担保する意味でも重要です。

メリット②|コミュニケーションが促される!

デジタルワークプレイスにおけるソーシャル機能は、従業員間の透明なコミュニケーションを促す機能。テレワークの課題としてよく指摘される「コミュニケーションロス」を心配する必要はありません。物理的な距離を超え、年齢や立場にかかわらず、よりオープンなコミュニケーションが可能になり、従業員同士のつながりを強くすることができます。

メリット③|従業員満足度が高まり、人材の確保・定着につながる!

今、多くの従業員が柔軟な働き方を求めており、転職の際もテレワークができる環境が整備されているかどうかを重視する人が増えています。

デジタルワークプレイスを導入することでテレワークに最適な環境が整うため、人材獲得の機会を増やすことにつながります。企業が柔軟な働き方を支援することで従業員満足度が向上し、従業員の定着率も高まるでしょう。

デジタルワークプレイスの導入でより質の高いテレワークを

デジタルワークプレイスは、単純に「遠隔地にいても仕事がしやすい便利な環境」というだけではありません。デジタルワークプレイスを導入することで、従業員は自らの責任において、自らの時間、自らの業務、自らの働き方を管理するようになります。そのことが、テレワーク環境における生産性を高め、従業員の満足度を高め、新たな価値を創出することにつながります。

今後もテレワーク・リモートワークの流れは加速していくと思われますが、同時に、デジタルワークプレイスの重要性もこれまで以上に高まっていくでしょう。

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