2021年9月22日 文書管理

【オフィスで役立つ】書類整理に役立つ基本グッズ7点とは?

電子化が進んでいるとはいえ、仕事上まだまだ紙の書類を扱う機会が多く、気づけばデスクに書類が山積み…なんてことはありませんか。効率良く仕事を行うためにも、書類整理は必要不可欠な作業。後回しにしてしまうと、大事な書類を紛失するといった重大な問題にも発展しかねません。そんな書類を整理するのに役立つのが書類整理グッズ。今回は、書類整理に役立つ基本グッズ7点をご紹介します。どれも基本的なグッズばかりですが、今一度それぞれの性能を見ていきましょう。

書類整理に役立つ基本グッズ

店舗では様々な整理グッズが販売されていますが、費用をかけて最新のグッズを購入しなくても十分に整理することができます。なるべくコストをかけず、簡単に書類整理を実践していきましょう。ここでは代表的なグッズと、それぞれの性能を確認していきます。

クリアファイル

書類をファイルボックスにそのまま入れてしまうと、書類が汚れたり折れたりしてしまいます。書類はクリアファイルと併用して整理することが重要です。クリアファイルは、書類整理に最も欠かせないアイテムと言っていいでしょう。中身が見やすいようクリア(無地)のものを選ぶことをお勧めします。。

個別フォルダー

クリアファイルが増えすぎてしまうと、今度は必要な書類を見つけにくくなってしまいます。そんな時に便利なのが個別フォルダー。関連したファイルを複数まとめておくことができる便利グッズです。

リングファイル

安定性に優れているため、たくさんの書類を綴じたい場合に最適なファイルです。穴あけタイプと専用のクリアファイルを綴じて使うタイプがあり、用途によって使い分けましょう。

インデックス

クリアフォルダーにはインデックス(見出し)をつけましょう。シールでオリジナルの見出しを付けている方が多いのですが「そのひと手間が面倒…」と感じる方は予めインデックスが付いているタイプがおすすめです。

ファイルボックス

 

ファイルボックスは書類整理に欠かせない、定番中の定番グッズ。デスク上に立てて置いておくのが一般的ですが、横向きに置いたり、引き出しの中に入れて使用することができたりと、実はかなり汎用性が高いアイテムです。いくつ持っていても重宝します。

また、書類と一緒に本なども収納したい場合は片側面が開いているタイプを、書類のみを収納する場合は上部のみが開いているタイプを選ぶと便利です。

ブックスタンド

書類をファイルに入れただけでは意味がありませんので、必ず何かしらに入れたり立てたりして保管することが大切です。先ほどのファイルボックスの他、ブックスタンドもファイルを立てられるアイテム。ファイルボックスより種類・素材が豊富なので見た目にこだわりたい方には良いかもしれません。

書類トレー

レタートレーとも言われる書類トレーは必要な時にすぐ取り出せるところがポイント。優先順位の高い書類を入れて、デスクの上に置いておくといった使い方をよく見かけます。積み重ねできるタイプが多いので、何段か積んでおくとさらに使いやすさがアップします。他にも、キャスター付きのタイプもあります。

<おすすめ>テレワーク中に活躍する書類整理グッズ

テレワークでオフィスと自宅を行き来する中で、書類を持ち運ぶ機会が増えたという方も多いのではないでしょうか。新しい働き方に合わせた整理グッズも登場していますので、厳選してご紹介します。

書類を収納できるバッグ

ファスナーを開けて上部をめくるとバッグが自立し、クリアファイルを立てたまま使用することができます。持ち運びしやすく、見た目もスマート。

持ち手付きファイルボックス

持ち手が付いたタイプのファイルボックスは、持ち運びに最適。小さいサイズなら、カバンの中にそのまま潜ませるときれいに整理されたまま、持ち運ぶことができます。

テレワークにおける書類整理で気を付けるべきポイントは、持ち運びの際に書類が折れ曲がったり水に濡れたりしないかどうか。安定性とコンパクトさのバランスを考えて選びましょう。

きれいなデスクをキープするポイント

デスクに書類が散漫してしまうのは、使った書類を元に戻さないことが原因です。きれいな状態をキープするには、モノの収納場所を決めて、ルールを遵守することが大切です。

と言うのは簡単ですが、毎日忙しくしている方にとってはこれが意外と難しいところ。毎日の整理が難しければ、デスクの上に一時ボックスを設置してみてください。片づける時間がないという場合に使用済みの書類を投げ入れておき、ある程度溜まってきたらまとめて元の場所に戻す、という方法がおすすめです。不定期でも整理の時間を5分ほど取るだけで、デスク周りが快適になります。そして、モノ・書類の収納には先ほどご紹介したグッズが活躍します。整理グッズを使用していないデスクよりもきれいになるので、普段あまり活用しないという方は是非一度試してみてはいかがでしょうか。

以上、書類整理に役立つ基本グッズをご紹介しましたが、そもそも書類の量が多すぎて自分では整理しきれないという企業も多く存在します。

そんな方は、書類整理をサポートしてくれる委託サービスを活用するのもおすすめです。情報セキュリティサービスにおいて信頼の実績がある日本パープルは、オフィスの面倒なタスクを代行・効率良くしてくれる便利なサービスを多数提供しています。なかでも同社の書類整理サービスは、ただ書類をまとめるだけでなく、ノウハウや課題解決につながる有益な提案が詰まっており、委託サービスは初めてという方でも安心して利用できます。お困りの方は一度、相談してみてはいかがでしょうか。

日本パープルの書類整理サービス

日本パープルの書類整理サービスの特徴を3つに絞ってお伝えします。

おすすめポイント1. 超検索ファイリング

個人が作成したファイルから部署単位での大きな分類までのファイリングを代行します。表題の枠組みは後から決める方式で、共有性と利便性を両立させた仕組みです。

おすすめポイント2. 原本の保管から廃棄、電子化まで一括でサポート

ノウハウの提供と作業ベースの支援だけではなく、 実際の課題解決につながるよう保管・廃棄・電子化の領域について一括でサポート。

おすすめポイント3. スタッフは書類整理のプロフェッショナル

スタッフは書類整理に関する有資格者で、チーフコンサルタントは日本経営協会認定のファイリング・デザイナー1級資格を所持。根拠ある専門知識で整理をサポート。

書類整理を実践して効率の良いオフィスワークを実現しよう

つい後回しにしてしまいがちな書類整理ですが、効率良く仕事を進める上で欠かすことのできない大切な作業。今回ご紹介したグッズを活用して、整理の時間を作ってみてはいかがでしょうか。時間がない、自分だけでは手に負えないといった場合は、外部サービスの活用も視野に取り組んでみてください。

カテゴリー: 文書管理
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