2025年11月28日文書管理

文書管理システムの導入方法は？事例やメリット・導入のポイントを解説

ペーパーレス化やDX化の推進によって、文書の電子化は急速に進んでいます。電子化したことによって便利になる一方で、電子ファイルの管理が上手くできず、業務効率が悪化してしまうケースもあります。そのような問題を解消するために、文書管理システムを導入することをおすすめします。導入することで、業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。
この記事では、文書管理システムの導入方法や活用例、メリットや導入のポイントなどについて解説します。

文書管理システムの導入で業務効率化を実現

文書管理システムは、業務効率化の実現に大きく貢献してくれる存在です。
システムを活用することで、ペーパーレス化によるコストの削減や、検索性の向上、テレワークの推進などが可能になります。自社に導入するにあたっては、文書管理システムの基本機能や電子化との違いを理解することが重要です。

文書管理システムとは？電子化との違いを整理

文書管理システムは電子化との関連性もあるため、同一の物だと認識している方も多いと思います。
しかし実際は、それぞれが示す意味は大きく異なっているため、違いを整理しておく必要があります。以下で、文書管理システムの基本機能と電子化との違いについて解説します。
　

文書管理システムの基本機能

文書管理システムの主な基本機能は、検索機能、ワークフロー機能、セキュリティ機能、閲覧制限の設定機能の4つです。
検索機能によって、システム内に保管された文書を効率的に検索することができますし、ワークフロー機能によって、申請や承認をスムーズに行うことが可能となります。外部からの不正アクセス対策のためのセキュリティ機能も充実しており、閲覧制限の設定機能によって機密性を確保することができます。
　

電子化との違いと導入の目的

電子化は紙媒体の文書を電子データに変換する行為や、電子化した文書をデジタルデータとして扱うことを言います。文書管理システムは、電子化された文書を管理・運用するシステムのことを言います。
電子化は電子データに変換するためのプロセスであり、文書管理システムは、管理も含めて総合的に電子化を行っているツールです。
文書管理システムの導入の目的としては、業務の効率化やコスト削減、セキュリティの強化などが挙げられます。自社でどのような課題があるか、どのようなメリットが欲しいかに着目すると、導入の目的を明確にすることができます。

文書管理システム導入の流れとポイント

文書管理システムを導入する前、システムの選定時、実際に導入する際の3つの段階で、意識しておくべきポイントがあります。
それぞれのポイントについて、以下で詳しく見ていきましょう。
　

導入前に整理すべき課題と要件定義

初めに、文書管理においてどのような課題を抱えているのか、明確にする必要があります。課題が漠然としていると目的が不明瞭になるため、導入後にどのように運用すれば良いのかが分かりにくくなります。例えば「必要な文書を探すのに時間がかかる」「最新版の文書がどれか分からない」「承認プロセスに時間がかかる」といった課題がある場合、課題によってシステムを導入する目的が変わります。
必要な要件を定義することも重要です。高性能な文書管理システムであっても、一部の機能しか使わないことが想定される場合、必要最低限の機能のみ備えたシステムの方がコストを削減することができます。要件の定義を行うことで、自社に合ったシステムを導入することができるでしょう。
　

システム選定時に確認すべきポイント

導入前の準備が終わったら、実際にシステムを選定することになります。
選定時に確認すべきポイントとしては、大きく分けると、業務効率・コスト・セキュリティの3つを選定時に確認しましょう。
具体的には、自社に必要な機能が備わっているか、従業員にとって使いやすいか、コストパフォーマンスは良いか、セキュリティ性能はどうかといった点が重要になります。
　

導入から運用までの流れ

文書管理システムを導入した後は、特定の部署などで試験運用を行い、運用上の課題を見つける必要があります。試験運用では利用者からフィードバックをしてもらい、設定やルールを調整することで、自社に合った運用方法を構築することが重要です。
システムを社内で定着させるためには、業務フローに組み込むなどの工夫が必要になります。また、定期的に利用状況を確認することで、改善点や課題を特定することができます。

文書管理システム導入での業務効率化の活用例

文書管理システムは、業種や部門ごとに異なる課題を抱える企業にとって、有効な改善手段となります。紙文書が多く残っている環境では探す時間が負担になりやすく、電子データ中心の企業でも更新管理が属人化しやすい傾向があります。こうした状況を放置すると、業務効率の低下だけでなく、情報の正確性にも影響が出てしまいます。
システムを導入した企業の多くが、適切な運用ルールとの組み合わせによって業務の流れを整えやすくなると感じています。
ここでは、実際に企業が抱えやすい課題と、文書管理システムを活用した改善のポイントを順に解説します。

人事・総務部門｜契約書・規程類の管理が煩雑なケース

人事・総務部門は契約書や就業規則、社内手続きに関する文書など、多くの資料を扱う部署です。紙と電子の両方が混在している企業も多く、最新版の文書がどれなのか分かりにくい状況に陥ることがあります。
また、担当者が変わった際に管理方法が引き継がれないこともあり、更新漏れや誤った資料の利用につながることがあります。複数の業務を同時に担当する部署だからこそ、文書の管理負担が蓄積しやすい環境といえます。こうした状況を改善するために、文書管理システムを導入する企業が増えています。

導入前の課題例

人事・総務部門では、契約書や規程類が保管場所ごとに分かれている場合があり、必要な文書を探すまでに時間がかかることがあります。文書名の付け方が統一されていないことで検索が難しくなり、担当者によって扱い方が異なるため、運用ルールが定着しにくい状況になることも珍しくありません。
また、過去のバージョンが残ったままになっている場合、どれが最新版か判断しづらくなるため、誤った文書を使用する可能性も生じます。紙文書が多い職場では、保管スペースの確保が負担になり、物理的な管理コストが増えてしまう点も課題といえます。

導入による改善ポイント

文書管理システムを導入すると、契約書や規程類を一元化して管理できるようになり、検索性が大きく向上します。文書名のルールを定めて登録することで探す手間が減り、更新履歴を自動で残せるため、最新版を迷わず確認しやすくなります。閲覧や編集の権限を設定することで誤操作を防ぎやすくなり、情報の扱いに対する安心感も高まります。業務の流れに沿って文書を整理することで、担当者が変わっても迷わず使える状態が続き、部署全体で共有しやすい環境を作ることができます。こうした改善によって、日々の作業にかかる負担が軽くなり、他の業務に時間を使いやすくなる点が大きなメリットです。

多拠点企業｜拠点ごとで文書管理ルールが統一されていないケース

複数の拠点を持つ企業では、拠点ごとに文書の扱い方が異なってしまうことがよくあります。共通のルールがないまま運用が続くと、同じ文書が複数の場所で管理されていたり、更新作業がどこまで進んでいるのか分からなくなったりすることがあります。
また、拠点間で確認したい文書がすぐに見つからない状況も起きやすく、やり取りに時間がかかることで業務全体のスピードが落ちてしまう場合もあります。多拠点で働く従業員が安心して文書を扱えるようにするためには、運用ルールの統一と、仕組みとして管理する環境づくりが求められます。

導入前の課題例

拠点ごとに独自の管理方法を採用している場合、文書名の付け方や保管場所に一貫性がなくなりやすく、必要な文書にたどり着くまで時間がかかることがありました。重複した文書が複数のフォルダに存在していたり、更新のタイミングが拠点によって異なっていたりするため、どのデータが最新なのか判断しにくい状況が生まれます。
メールで文書を共有している運用では、添付ファイルの更新が追いつかず、誤った文書を使用する場面も発生していました。管理方法の違いが積み重なると、全体を整理するにも多くの時間が必要になり、組織全体の負担につながっていました。

導入による改善ポイント

文書管理システムを導入することで、拠点ごとの管理方法を一元化しやすくなり、全ての文書を共通のルールで扱えるようになります。文書名やフォルダ構成を統一することで探しやすい環境が整い、更新履歴の確認も容易になるため、最新の文書を迷わず使用できます。検索機能を活用すると拠点をまたいだ情報共有が進み、文書を探す時間が大幅に減ります。
閲覧権限の設定を適切に行うことで、拠点ごとに必要な情報だけを安全に扱えるようになり、情報の扱いに対する安心感も高まります。ルールが浸透した運用が続くことで、全体の連携が取りやすくなり、日々の業務をスムーズに進められる環境が整います。

バックオフィス部門｜社外保管文書や紙文書を統一管理したいケース

バックオフィス部門では、契約書や経理関係の資料など紙文書が一定数残り続ける企業も多く、管理方法に悩むことがあります。社外保管サービスを利用している場合、預けた文書の場所が分かりにくく、必要な時にすぐ確認できない状況が起きることもあります。電子データと紙文書が混在したまま運用されると、どの情報が最新なのか判断しづらく、管理作業そのものの負担が増えてしまいます。
紙文書の扱いは担当者の経験による部分も多いため、属人化が進みやすい点も課題でした。こうした背景が重なることで、日々の業務に小さな負担が積み重なりやすくなるのが実情です。

導入前の課題例

紙文書を社外保管している場合、保管箱ごとに文書の内容が異なるため管理が複雑になり、目的の資料を探すまでに時間がかかることがありました。台帳やスプレッドシートで管理していても、担当者によって更新の仕方が違うため、情報が正しく反映されないケースも見られました。
社内に残された紙文書についても、保管場所が部署ごとに異なっていることがあり、文書を探すだけで業務が中断してしまう場面もありました。電子データと紙文書の両方を扱う必要があるため、管理の負担がどうしても大きくなる点が課題でした。

導入による改善ポイント

文書管理システムを活用すると、紙文書を電子化したうえで一元管理できるようになり、必要な文書をすぐに確認できる環境が整います。検索機能を利用すれば、文書名や関連情報から短時間で目的の資料を見つけられるようになり、探す手間が大きく減ります。保管期限の設定や更新履歴の管理も行えるため、文書の整理や廃棄の判断がしやすくなります。
さらに、権限の設定によって必要な情報だけを安全に共有できるようになり、紙文書の扱いが属人化しにくくなります。紙と電子が混在する環境でも、共通の仕組みで管理することで、バックオフィス全体の作業効率が向上し、負担の少ない運用が実現しやすくなります。

製造業｜品質文書・技術文書の更新漏れや検索性に課題があるケース

製造業では、品質基準書や作業手順書、設備のメンテナンス記録など、多くの文書を日常的に扱います。特に製造現場では最新版の資料が手元にあるかどうかが生産の安全性にも関わるため、文書の管理体制が重要になります。しかし紙文書で保管している企業では、担当者によって更新の運用方法が異なり、古い版が残ってしまうことがあります。
また、複数工程にまたがる文書が多いため、必要な資料を見つけるまでに時間がかかる場面も珍しくありません。こうした状況が続くと、従業員が安心して作業を進められなくなるため、管理方法の見直しが求められます。

導入前の課題例

製造に関わる資料は種類が多く、フォルダや紙ファイルごとに整理されているものの、担当者ごとに管理の仕方が異なることがありました。版数を記録するルールが徹底されていない場合、どれが最新か判断しにくく、古い手順書を参照してしまう可能性もありました。
工程ごとに文書が分散している企業では、必要な情報を探すだけで作業が止まってしまうことがあり、業務全体の流れが滞る原因となっていました。設備に関する資料についても、更新状況を把握しにくいまま運用が続くと、現場の不安につながることがあり、改善すべき課題として挙がるケースが多く見られました。

導入による改善ポイント

文書管理システムを導入すると、品質文書や技術文書を一元化して管理できるようになり、最新版の資料をすぐに確認しやすくなります。更新履歴が自動で記録されるため、どの版を使うべきか迷う場面が減り、現場での判断がしやすくなります。検索機能を活用すると工程名や文書名から必要な資料に素早くアクセスできるため、探す時間が大幅に短縮されます。
設備の情報もまとめて管理できるようになることで、点検や修理の判断にも役立ちます。誰が使っても迷わない仕組みが整うことで、製造現場が安心して作業に集中できる環境につながります。

実際の導入事例はこちら

活用法から見る文書電子化の主なメリット

導入時の活用法を踏まえると、文書管理システムの導入には様々なメリットがあることが分かります。
導入事例から文書電子化のメリットをまとめましたので、以下で解説します。
　

多拠点での書類共有が容易になる

多拠点で文書を管理すると、どうしても文書や管理データが重複してしまいがちです。そのような場合、どのデータが最新かを判断することが難しく、誤った文書で仕事を進めてしまう可能性も否定できません。
上記事例のように、電子データは部署間や支社間で同じデータを同時に把握できるため、共有ミスを防ぎ、多拠点間のやりとりを円滑に進めることができます。特に会社の合併を予定している企業や部署や支社が多い企業にとって、電子化による作業効率のメリットは極めて大きいと言えるでしょう。
　

ルール統一による属人化の解消

社内のルールが統一化され、属人化が解消されるのも電子化の大きなメリットです。上記事例では、部署間・拠点間で管理方法が統一されておらず、文書を探すためだけの無駄な時間が発生しており、結果として生産性が低下していたようです。
電子化は一つのプラットフォームに情報が集約されるため、必然的に操作・管理ルールが統一化されます。そのため、文書を探す時間が省略され、紛失や廃棄漏れといったリスクの軽減が期待できます。
統一化されることで管理がマニュアル化され、複数の担当者がアクセスできるようになります。組織全体で共有することが可能になるので、属人化の解消にもつながるのです。
　

監査対応・コンプライアンス強化につながる

電子化することで、いつ、誰が、どのような承認や決済を行ったのかが明確になります。
このような記録は過去に行った文書管理の証拠になりますので、証拠管理が容易になり、監査対応がスムーズになります。
また、電子化することで不正アクセスや改ざん、情報漏洩のリスクを低減させることができます。紛失や劣化のリスクも低減させるので、コンプライアンス強化にもつながります。

文書管理システム導入時の注意点

文書管理システムを導入するにあたって、注意しておくべきポイントがあります。
安全性に関することから、社内でスムーズに運用するために必要なことまで、様々なポイントがありますので、以下でチェックしましょう。
　

セキュリティ対策と権限設計

不正アクセスや情報漏洩の防止は、実際に運用するにあたって大きな課題です。
アクセス制限やデータの暗号化、監査証拠などのセキュリティ対策を徹底することが重要になります。また、誰がどの機能に対して何をしていいのか、逆に何をしてはいけないのか、権限設計を行うことも重要です。管理する権限が増えるとその分複雑になってしまうので、どのような権限が必要か、あらかじめ社内で検討しておくと良いでしょう。
　

運用ルールの定着と教育

導入後に社内でスムーズに運用できるように、運用ルールの定着と教育が重要になります。
従業員全員が容易に使うことができるような運用ルールを策定し、業務フローの中にシステムの利用を組み入れることで、着実に運用ルールを定着させましょう。
他にも、研修会など定期的に教育の機会を設けることで、文書管理システムに対する理解を深めることができます。
　

既存データとの連携を考慮する

文書管理システムと既存データとの連携には、API連携やCSVインポートなどがあります。
API連携はシステム間のリアルなデータ交換が可能で、CSVインポートは大量のデータを転送するのに適しています。APIは連携先のシステムが対応可能である必要があり、CSVはデータの形式に合せた加工や変換が必要になる場合があります。
既存データがどの連携方法に適しているか、事前に社内で確認しておきましょう。

まとめ｜文書管理システム導入で業務効率とセキュリティを両立しよう

文書管理システムについて、基本的な機能や、実際に導入して成功した事例を紹介しながら解説しました。導入する際は、文書管理において自社にどのような課題があるのか、どのような機能を必要としているかなどを事前に検討することが重要です。自社に合ったシステムを選定することができれば、業務効率の改善やセキュリティ対策の強化につながるので、メリットによる恩恵を十分に感じることができるでしょう。
本記事では、株式会社日本パープルの文書管理システム「MAMORU ONE」を紹介しています。文書管理に課題を抱えている企業は、文書管理システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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