書類だけじゃない!廃棄に注意が必要な機密物品と処理方法を解説

機密処理というと書類ばかりが注目されがちですが、社内には他にもさまざまな機密物品が存在しています。例えば、社員の個人情報が分かるような社員証やIDカードなどは、個人情報の漏えいにつながる機密物品です。情報漏えいは企業の存続に関わる重大なリスクですので、会社として十分に対策する必要があります。また、企業から出る廃棄物は家庭ごみのように簡単に捨てることができないため、適切な処理方法を知っておく必要があります。そこで本記事では、廃棄に注意が必要な機密物品について解説します。

なぜ廃棄に注意が必要なのか?

なぜ廃棄に注意が必要なのでしょうか。例えば、パソコンの廃棄を例にとってみましょう。使用済みパソコンを何もせずに廃棄してしまうと、機器内に残ったデータから情報が漏れ、会社に損失を与える可能性があります。古くなったパソコンと言えども、廃棄の際には情報を消してから処分しなければなりません。

情報セキュリティ管理が叫ばれて久しい昨今ですが、情報漏えいの原因として「不注意」によるものがいまだに多く存在します。機密文書と同様、機密物品の取り扱いにも十分な注意が必要であるといえます。

なお、パソコンについては資源有効利用促進法により、メーカーによる回収とリサイクルが義務付けられていますが、最近は特にSDGsや資源循環についても関心が集まっています。

書類だけではない。廃棄に注意が必要な機密物品

書類廃棄にシュレッダーを使用することは至極当然という認識が浸透していますが、書類以外の物品の廃棄についてはどうでしょうか。具体的に、社内で注意が必要な物品の例を見ていきましょう。

(例)

  • ・社員証やIDカード
  • ・印鑑
  • ・開発中のプロダクト
  • ・鍵
  • ・ユニフォーム など

特に社員証などは廃棄する頻度こそ少ないといえますが、だからこそ注意が怠りがち。記載情報(氏名など)や顔写真の有無など、仕様によって機密レベルが異なります。ただ、そもそも社員証やIDカードは個人を特定するためのものですので、機密物品として処理される必要があります。開発途中に生まれる試作品も、いわゆる社外秘に含まれるものが多くあります。失敗作だからと言って簡単にごみ箱に入れてしまうのは危険だといえます。

注意を要する各物品の処理

それでは、いくつかの機密物品について確認していきます。

社員証やIDカード

上述のように、社員証やIDカードは重要な個人情報に当たります。また、IDカードを使える状態のまま廃棄してしまうと、社外の人間がオフィス内に侵入してしまうリスクが増大します。

これらの物品の廃棄方法として、紙以外のものを裁断するシュレッダーの性能が改善されていますが、まだまだセキュリティ面での不安が残ります。完全に処理するには、破砕や溶解処理を利用することが考えられます。また、退職時などには返却する物品のリストに入れておかなければならないのは言うまでもありません。

印鑑

会社の実印を廃棄することになったら、まず法務局で印鑑・印鑑カード廃止届書を提出し、直近で使用していた場合は取引先にも一報を入れておきましょう。会社認印は特に事前の書面上の手続きはないものの、こちらも関係者に周知しておくことをおすすめします。会社銀行印の場合は、事前の変更手続きが必要です。

印鑑そのものは、印影が読み取れない状態にしてから廃棄するようにします。木材やアクリル材など、印鑑の素材によって表面を削ったり焼却したりする方法があります。処理が甘いと悪用される可能性があるため、完全に表面を潰す必要があります。硬い素材の場合は、彫り直して再利用することも可能です。

開発中のプロダクト

開発中のプロダクトは、まだ社会に出ていない製品の卵となるものです。盗作や情報漏洩リスクを管理するために適切に処分をする必要があります。プロダクトの素材に合わせた処分を行いますが、必ず細かく分解し同じ状態に戻せないようにしてから廃棄しましょう。開発者や研究者内での処分方法を今一度見直してみることをおすすめします。

鍵は決して悪用されてはならない重要な機密物品ですので、入念に廃棄しましょう。もう使わなくなった扉の鍵であったとしても事件に繋がりかねませんので、鍵自体を使えなくなるようにしてから廃棄すると良いでしょう。

一般的な処分方法としては、折る・割るなどしてから廃棄するとよいと言われていますが、法人の場合、セキュリティ面を考慮するとこれでは不十分かもしれません。廃棄証明書を提出してくれる業者に依頼しておくことも考えられます。

ユニフォーム

横流しされる可能性があるユニフォーム。ユニフォームが悪用されることによるリスクは想像に難くないでしょう。廃棄に関わる関係者を限定することや機能破壊(復元不可能な状態に破壊する)、保管場所の要件確認・厳重管理、警備の徹底など、厳密に管理をすることが求められています。

外部サービスの利用も一手

書類以外の物品の廃棄にはさまざまなルールがあり、またセキュリティ面でも注意が必要なことがわかりました。小さな鍵一つとっても、情報漏えいや事件に繋がる可能性がありますので、しっかりと対策を行わなければなりません。とはいえ、各物品の特性を踏まえたセキュリティリスクを低減させる必要があり、廃棄にはコストと時間がかかることに悩まれている担当者も多いようです。そこでおすすめするのが、機密物品処理の外部サービスです。ここでは日本パープルの機密処理サービスをご紹介します。

日本パープルの機密処理サービス

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見落とされがちな機密物品を把握して、適切な処理を行おう

社内にある物品の多くは、さまざまな情報を有する機密物品に当たります。廃棄の際、情報漏えいを発生させないためにも外部サービスを活用して、安心安全な手段を選択しましょう。

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