「法人向けの書類保管サービスを利用したいものの、毎月どのくらいの費用がかかるのか」「保管料以外に何の料金が発生するのか」と気になっていませんか。書類保管サービスは、預ける箱数や保管期間だけでなく、入出庫や配送、電子化、廃棄などの利用内容によって総額が変わります。
料金を比べるときは、月額保管料だけを見るのではなく、自社で必要になる作業や書類を取り出す頻度まで含めて考えることが大切です。保管料が安く見えても、入出庫や配送を頻繁に利用すると、年間の支払額が想定より大きくなることもあります。
この記事では、法人向け書類保管サービスの料金相場を公開料金の例から解説し、料金が変わる条件や見積もりのポイント、費用を抑える方法を紹介します。料金以外に見ておきたいセキュリティや原本の取り出し、保存期限管理についても触れるので、書類の外部保管を検討している方は参考にしてください。

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法人向け書類保管サービスの料金相場

法人向け書類保管サービスでは、月額保管料のほか、書類を倉庫へ預ける費用や入出庫・配送、電子化、廃棄などにも料金が発生します。公開料金を見ると、標準的な書類保存箱の保管料は1箱あたり月額100〜300円程度が1つの目安です。まずは、主な費用項目ごとの料金を見ていきましょう。

※上記は公開されている料金例をもとにした目安です。箱の大きさ、書類量、対応地域、作業内容、契約条件などによって料金は変わります。実際の利用料金は各サービスの見積もりで確認してください。

月額保管料の相場

月額保管料は、倉庫や専用保管庫で書類を預かるための基本的な費用です。公開料金を見ると、A4書類を収納する一般的な保存箱では1箱あたり月額100円前後の例がある一方、箱のサイズや保管条件によっては数百円になるケースもあります。
そのため、料金相場は1箱あたり月額100〜300円程度を目安としつつ、自社が使用する保存箱の大きさで比較することが重要です。また、保管箱の購入費や初回の預け入れ費などが別途必要になるサービスもあります。月額料金だけで判断せず、保管開始時にかかる費用も含めて確認しましょう。

入出庫・配送費の相場

保管中の書類を取り出したり、再び倉庫へ戻したりする際には、入出庫や配送に関する費用がかかります。課金方法はサービスによって異なり、1箱単位で料金を設定するものもあれば、1回ごとの基本料金と箱数に応じた料金を組み合わせるものもあります。
公開料金では、1箱あたり数百円から設定されている例がありますが、配送先や箱の大きさなどによって金額は変わります。料金表を比較する際は、単価だけでなく「何を1単位として課金するのか」を確認すると、実際の運用に近い費用を計算できます。

電子化・廃棄費の相場

紙書類の電子化は、基本的なスキャンで1枚数円〜30円程度の公開料金例があります。ただし、OCRやファイル名の入力、ホチキス外し、仕分け、特殊サイズへの対応などを依頼すると、追加料金が発生します。スキャン後にどのような状態でデータを受け取りたいかまで決めて見積もることが大切です。

機密廃棄の費用は、処理方法や証明書発行の有無によって異なります。同じ「1箱あたり」の料金でも、書類を裁断するだけのものと、溶解や細断など復元できない方法で処理し、機密抹消処理証明書まで発行するものとでは、作業内容と確実性が変わります。単価が安いサービスは処理方法や証明書発行の範囲が限られる場合もあるため、料金だけで選ばず、どのような方法で廃棄され、処理を証明する書類が発行されるかまで確認することが大切です。特に個人情報や機密情報を含む書類では、証明書の発行によって、確実に廃棄されたことを社内やお客様へ示せます。

タイプ別の料金傾向

書類保管サービスは、対応する業務範囲によっていくつかのタイプに分けられ、料金の考え方も異なります。保管を中心とするタイプと、電子化や原本管理まで対応するタイプでは、必要な費用や比較する項目が変わります。タイプ別の傾向を押さえておくと、自社に合うサービスを見極めやすくなります。

保管だけを依頼したいのか、電子化や保存期限の管理まで任せたいのかによって、比較すべき費用項目は変わります。自社が外部へ任せたい範囲を先に決めると、タイプに応じた料金の見方が定まります。書類保管サービス ショコは、外部保管に加えて必要な書類の電子化や保存期限の管理まで対応するタイプにあたります。

書類保管サービスの料金が変わる条件

同じ書類保管サービスでも、利用する企業によって支払額は異なります。料金に影響するのは書類量だけではなく、保管期間や入出庫の利用頻度、外部へ任せる作業範囲なども含まれます。自社で想定する利用方法を明確にしておくと、実際の運用に近い見積もりを取りやすくなります。

保管する箱数とサイズ

書類保管サービスでは、保存箱の数や大きさを基準として保管料金を計算する方法が一般的です。預ける箱数が多くなれば月額の総額も増えますが、一定以上の箱数に対して数量割引を設定しているサービスもあります。
また、同じ1箱でもサイズが異なれば、保管料金が変わる場合があります。比較するときは「1箱いくら」という数字だけではなく、各社が想定する保存箱の寸法まで確認してください。既存の段ボールを利用できるか、専用箱へ入れ替える必要があるかによっても、保管開始時の費用に差が出ます。

書類を預ける保管期間

書類を長期間預けるほど、月額保管料を支払う期間も長くなります。一方で、長期保管を対象とした割引制度を設けているサービスもあるため、利用期間が決まっている場合は契約前に確認しておきましょう。
契約書や会計関係書類など、保存期限が決まっている文書は、保管開始時に予定期間を伝えると見積もりを比較しやすくなります。また、保管期限を迎えた書類が自動的に廃棄されるとは限りません。期限到来後の手続きや、廃棄までの料金もあらかじめ確認しておくことが大切です。

入出庫・配送の利用頻度

書類の取り出し回数が多い企業では、月額保管料だけでなく、入出庫や配送の利用回数が年間費用に影響します。毎月複数回取り寄せる部署と、数年間ほとんど書類を取り出さない部署では、同じ箱数を預けても支払う総額は異なります。
見積もりを依頼する際は、過去1年間の書類取り出し回数などを参考に、年間でどの程度の入出庫が発生するかを伝えましょう。急ぎの配送や時間指定などに追加料金が設定されている場合は、その費用や所要日数まで把握しておくと、予算を立てやすくなります。

電子化・廃棄の依頼範囲

保管以外の作業をどこまで外部へ任せるかによっても費用は変わります。紙書類のスキャン、管理台帳への入力、保存箱への箱詰め、ラベル貼付、期限管理、機密廃棄などを依頼すれば、それぞれの作業料金が加わります。
一方、料金を抑えるために外注範囲を狭めると、自社で箱詰めや台帳作成などを行う必要があります。委託先への支払額だけでなく、社内で発生する作業時間も考慮し、どこまで自社で対応するかを決めることが重要です。作業分担を決めたうえで見積もりを依頼すると、サービス間の違いを比較しやすくなります。

書類保管サービスの見積もりのポイント

書類保管サービスの見積もりは、利用条件をそろえて比べることが重要です。月額保管料だけではなく、初回の預け入れから保管終了後の処理までを想定すると、実際にかかる総額が見えやすくなります。見積書を受け取ったら、料金の対象範囲や契約条件を項目ごとに見ていきましょう。

• 同じ利用条件での料金比較
• 見積もりに含まれる費用の範囲
• 最低料金・契約期間・割引条件

同じ利用条件での料金比較

複数のサービスから見積もりを取る場合は、「20箱を12か月保管し、年間4回取り出す」といった利用条件をそろえて依頼しましょう。条件が異なる見積もりを総額だけで比べても、どのサービスが自社に適しているのか判断しにくくなります。
箱数、箱のサイズ、保管期間、年間の取り出し回数、希望する配送方法など、料金計算に必要な条件を同じにすることがポイントです。今後、書類が増える予定や保存期限を迎えて箱数が減る予定がある場合は、その変化も伝えて費用を試算してもらうと比較しやすくなります。

見積もりに含まれる費用の範囲

見積書では、提示された金額にどこまでのサービスが含まれているかを確認します。初回の集荷、保管箱、入庫作業、月額保管料、取り出し、配送、再入庫、電子化、廃棄など、書類保管には複数の工程があります。
自社で利用する作業が基本料金に含まれているのか、利用するたびに別料金となるのかを契約前に明確にしておきましょう。特に、入出庫やPDF化のように回数に応じて費用が増える項目は、単価だけではなく想定利用回数を掛けた金額を算出すると、年間予算へ反映しやすくなります。

最低料金・契約期間・割引条件

サービスによっては、最低利用料金や最低保管箱数、契約期間などの条件が設けられています。少量の書類だけを預けたい場合は、1箱あたりの保管料が低くても、最低料金によって想定より費用が高くなることがあります。
一方、大量保管や長期利用に対して数量割引・長期割引を設けるサービスもあります。割引の有無だけでなく、対象となる箱数や契約期間、途中で保管量を減らした場合の扱いまで見ておきましょう。将来の廃棄予定も踏まえて契約すると、利用状況に合わない保管費を払い続ける事態を避けられます。

書類保管サービスの費用を抑える方法

書類保管にかかる費用を抑えるには、単価の低いサービスを探すだけでは不十分です。外部へ預ける前に書類を見直し、保管する量や倉庫から取り出す回数を減らすことも費用の見直しにつながります。書類の利用状況に合わせて保管場所や電子化の対象を分けることがポイントです。

• 保管前の不要書類の削減
• 利用頻度に応じた保管方法
• 取り出し頻度が高い書類の電子化

保管前の不要書類の削減

外部保管へ移す前に、保存期限や社内の文書管理ルールを確認し、今後保管する必要がない書類を分けます。不要な書類まで倉庫へ送ると、預け入れ費用だけでなく、毎月の保管料や後日の廃棄費まで発生します。
ただし、古い書類だからという理由だけで処分してはいけません。法人税関係の帳簿・書類をはじめ、法令によって一定期間の保存が求められる文書があります。契約や社内規程による保存条件も踏まえ、廃棄できることを確認してから対象を減らしましょう。

利用頻度に応じた保管方法

紙原本を外部へ預けるかどうかは、書類をどの程度利用するかで分ける方法があります。社内で日常的に使用する原本まで外部へ預けると、必要になるたびに取り出しや配送が発生します。
一方、法定保存などの理由で残しているものの、普段ほとんど閲覧しない紙原本は外部保管に向いています。よく使う紙原本は社内、閲覧頻度の低い原本は外部というように保管場所を分ければ、社内の書庫スペースを確保しながら、不要な入出庫を減らせます。

取り出し頻度が高い書類の電子化

外部保管した書類を頻繁に確認する場合は、紙原本を毎回配送するのではなく、電子化したデータで閲覧する方法もあります。契約書や申込書など、検索・参照する機会が多い書類をPDF化しておけば、原本を取り出す回数を減らせます。
ただし、すべての書類を一括で電子化すれば必ず費用が下がるわけではありません。スキャン自体にも費用がかかるため、書類量や閲覧頻度を踏まえて判断する必要があります。閲覧機会が少ない文書は紙原本のまま保管し、必要になった書類だけを都度スキャンする方法も選択肢です。

料金以外に比較したい書類保管サービスのポイント

料金は重要な比較項目ですが、安さだけで委託先を決めると、必要なときに書類を取り出せない、保存期限を管理できないといった問題につながります。法人文書には機密情報が含まれることも多いため、保管中の安全性と、必要になった際に利用できる仕組みまで見て選びましょう。

• 保管施設のセキュリティ体制
• 急ぎの原本取り寄せ・PDF送付
• 保存期限の管理と機密廃棄

保管施設のセキュリティ体制

契約書、人事関係書類、顧客情報などを外部へ預ける場合は、保管施設のセキュリティ体制を確認します。建物への入退室管理や監視体制に加え、書類の集荷・配送時にどのような方法で情報を管理しているかも重要です。
あわせて、倉庫内で書類を扱える担当者の範囲や、原本取り出し時の権限管理、操作履歴を残せるかも確認しましょう。保管施設の設備だけではなく、預け入れから取り出しまでの工程を通じて管理体制が整っているサービスを選ぶことが大切です。

急ぎの原本取り寄せ・PDF送付

外部倉庫へ書類を預ける場合は、必要になった書類をどのように確認できるかも比較します。取引先から過去の契約書を求められた場合や、監査などで書類の提示が必要になった場合には、予定外のタイミングで原本が必要になることがあります。
原本の配送だけでなく、保管中の書類をスキャンしてPDFで確認できるサービスであれば、用途に応じて閲覧方法を選べます。依頼方法や納期、追加料金を契約前に把握しておくことで、外部保管へ移した後も必要な書類を確認する手段を確保できます。

保存期限の管理と機密廃棄

長期間にわたって書類を外部保管する場合は、「いつまで残すか」を管理できる仕組みも比較したいポイントです。保存期限を過ぎた書類をそのまま残せば不要な保管料が発生するほか、管理しなければならない機密情報も増えます。
保存期限の登録や期限到来時の通知、Web上からの廃棄依頼に対応しているサービスであれば、保管と廃棄を同じ管理情報で運用できます。機密書類を処分するときは、溶解や適切な破砕などの処理方法に加え、処理証明書を発行できるかも確認しておきましょう。
当社の書類保管サービス ショコ（SHOKO）では、紙書類の外部保管に加え、Webシステムから原本の取り出しやスキャンを依頼できます。保管期限を設定すると期限到来時に通知され、不要になった書類はシステム上から機密処理の依頼も可能です。さらに、保存箱への箱詰めや管理台帳の作成、ラベル貼付などを任せられるプランにも対応しています。社内で保管準備を行う時間が取れない場合や、書類の整理から外部保管、必要時の閲覧、廃棄までまとめて見直したい場合は、ショコへご相談ください。

法人向け書類保管サービスの料金に関するよくある質問

書類保管サービスの料金は、月額保管料以外の費用や契約条件によって総額が変わります。本文で解説した内容を踏まえ、利用前に確認しておきたいポイントを紹介します。

書類保管サービスの料金は月額保管料だけですか？

月額保管料以外にも費用がかかります。初回の預け入れや保管箱の費用、入出庫・配送、電子化、機密廃棄などは、利用内容に応じて別途発生します。月額料金だけでなく、自社が利用する作業を含めた総額で比較しましょう。

保管期限が過ぎた書類は自動で廃棄されますか？

自動的に廃棄されるとは限りません。保存期限を登録・通知できるサービスであれば、期限到来時に廃棄を依頼できます。期限後の手続きや廃棄費用を契約前に確認しておくと、不要な保管料が続く状況を防げます。

少ない箱数でも預けられますか？

1箱から預けられるサービスもあります。ただし、最低利用料金や最低保管箱数が設けられている場合、少量では1箱あたりの負担が割高になることがあります。少量で預けたい場合は、最低料金の有無を確認しましょう。

まとめ | 書類保管サービスは総額と運用内容で選ぼう

法人向け書類保管サービスの料金を比較するときは、月額保管料だけでなく、預け入れ、入出庫、配送、電子化、廃棄などを含めた総額を見ることが大切です。公開料金では、標準的な保存箱の月額保管料が1箱100〜300円程度となる例がありますが、実際の費用は箱数やサイズ、利用頻度、委託する作業によって変わります。
また、料金の安さだけでなく、セキュリティや必要時の原本確認、保存期限管理まで含めて、自社の運用に合うサービスを選びましょう。当社の書類保管サービス ショコでは、書類量や日々の利用方法に合わせた保管・管理をご提案しています。書類保管にかかる費用や社内の管理負担をまとめて見直したい場合は、お気軽にご相談ください。

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