オフィス家具や備品の保管！オフィスに収納スペースがない際の保管方法
オフィスに十分な収納スペースがないと、書類やオフィス家具、日常的に使う備品などがあふれ、作業効率の低下や職場環境の乱れにつながることがあります。限られたスペースでもスッキリと整理し、仕事の生産性を維持するためには、適切な保管方法や保管用品の選び方が欠かせません。
この記事では、オフィス家具や備品を効率よく保管するための実践的なアイデアから、スペースが不足している環境でも使える保管テクニックまでわかりやすく紹介します。収納の課題を解消し、快適で機能的なオフィスづくりを実現するためのヒントをぜひ参考にしてください。
オフィス家具・備品の保管が必要になる主なケース
オフィスでは、成長や組織変化、働き方の多様化により、家具や備品の量が増えたり、収納スペースが不足したりすることが少なくありません。適切な保管方法を確保しておかないと、オフィス内が雑然とし、作業効率や安全性の低下につながることもあります。
ここでは、オフィス家具や備品の「保管」が必要となる代表的なケースについて解説します。
移転・レイアウト変更に伴う一時保管の需要
オフィスの移転や大規模なレイアウト変更が発生する際には、家具や備品を一時的に保管する必要性が特に高まります。
移転スケジュールにずれが生じたり、旧オフィスの退去と新オフィスの入居時期が重ならない場合、すぐには設置できない家具を分別し、一時的に安全なスペースへ保管する体制が欠かせません。
また、レイアウト変更では、工事期間中にデスク・椅子・キャビネットなどの大型家具を移動させなければならないことも多く、傷や破損を防ぐためにも整理された保管場所の確保が重要になります。
オフィス縮小・サテライト化で余剰家具が生じる場面
近年はリモートワークの普及により、本社機能の縮小やサテライトオフィスの活用が増えています。
その結果、これまで使用していたデスク・チェア・ロッカーなどのオフィス家具が余剰化し、廃棄か保管かの判断を迫られるケースが多くなりました。
「一時的に使わないが、また活用する可能性がある家具」「サテライト拠点で再利用する予定の備品」などは、適切な保管環境に置くことで資産を有効に活用できます。倉庫や外部ストレージサービスなどを利用し、必要なタイミングで取り出せるよう管理することがポイントです。
収納スペース不足で備品管理が煩雑になっている場合
日常業務で使うコピー用紙、文具、消耗品、IT周辺機器などのオフィス備品は、気づかぬうちに増えていき、収納不足に悩む企業も少なくありません。
収納スペースが限られている環境では、備品の在庫管理が煩雑になり、「どこに何があるかわからない」「重複発注が発生する」などの問題が起こりやすくなります。
こうしたケースでは、保管用品の見直しや、保管場所の最適化、あるいは外部の保管サービスの活用によって、備品管理の効率化が図れます。限られたスペースでも運用できる棚やラック、ボックスの活用も効果的です。
オフィス家具・備品の主な保管方法
オフィス家具や備品の保管には、社内で完結する方法から外部ストレージを活用する方法まで、さまざまな選択肢があります。企業の規模や保管期間、必要な管理レベルによって最適な方法は異なるため、それぞれの特徴を把握しておくことが大切です。
ここでは、代表的な3つの保管方法について紹介します。
社内スペースを利用して保管する方法
もっともシンプルな方法が、オフィス内に保管スペースを設けて家具・備品を管理する「自社内保管」です。
コストがかからず、必要なときにすぐ取り出せる点が大きなメリットです。
一方で、デスクやキャビネットなどの大型家具を保管すると作業スペースを圧迫することもあり、収納スペースが限られるオフィスでは運用が難しくなる場合があります。
備品量が多い企業では、保管用品（棚・ラック・ボックス）などを工夫してスペースを有効活用することが欠かせません。
倉庫・ストレージを自社で借りて保管する方法
自社内に十分なスペースがない場合は、外部の倉庫やストレージを企業として借り、そこにオフィス家具や備品を保管する方法があります。
長期保管や大量の家具の管理に向いており、社内のスペースを確保しながら、必要な物だけを運用できるのがメリットです。
ただし、倉庫の契約料や管理の手間が発生するため、運搬費用や管理コストを含めて検討する必要があります。
定期的に使う備品よりも、「再利用のタイミングが決まっている家具」「長期的に保管しておきたい資産」の管理に適した方法です。
トランクルームを活用した家具・備品の保管方法
オフィス移転やリニューアル時など、短期間〜中期間の保管が必要な場合は、トランクルームの利用が非常に便利です。
外部の専用施設に家具・備品を預けるため、セキュリティや温度管理が整った環境で安全に保管できます。
特に、スペースが限られる企業や、一時的に不要となったオフィス家具をまとめて保管したい場合に適しています。
保管期間の柔軟性が高く、必要に応じて自由に出し入れできる点も魅力です。
トランクルームがオフィス家具・備品保管に適している理由
オフィス移転やレイアウト変更、収納スペース不足など、家具・備品の保管が必要になる場面は多くあります。その中でもトランクルームは、柔軟性・管理性・利便性の面で特に優れた選択肢です。
ここでは、オフィス家具や備品の保管にトランクルームが適している主な理由を解説します。
必要な時だけ保管量を調整できる柔軟性
トランクルームは、利用期間や保管量の調整がしやすい点が大きなメリットです。
「今は使わないが、今後再利用する可能性のある家具」「移転後に必要になるかもしれない備品」などを、必要な期間だけ無駄なく保管できます。
不要な家具を処分せずに済み、将来的な再活用にも対応しやすいため、変化の多いオフィス環境にぴったりの保管方法です。
備品の所在管理がしやすい管理システム
トランクルームでは、保管している家具・備品の所在を把握しやすい管理システムが整っていることが多く、「どの棚に何を置いているか」「いつ出し入れしたか」といった情報を記録できる場合もあります。
複数のオフィス家具をまとめて保管する際でも、管理が煩雑になりにくく、必要なアイテムを迅速に取り出せる点が非常に便利です。
オフィス内の作業スペース確保につながる
大型家具や頻度の低い備品を外部に保管することで、オフィス内のスペースを広く使えるようになります。
特に、狭いオフィスや収納不足に悩む企業では、トランクルームに家具を移すことで動線が改善され、従業員が快適に働ける環境が整います。
オフィスレイアウトの自由度が増すため、限られたスペースを有効活用したい企業に最適です。
空調・セキュリティ設備で安全に保管できる
多くのトランクルームには、空調管理や防犯設備が整っており、オフィス家具・備品を安全な環境で保管できます。
湿気や温度変化による家具の劣化を防いだり、セキュリティ対策によって盗難リスクを軽減したりと、社内保管よりも高い安全性を確保できる点が魅力です。
機密性の高い備品や、長期間保管が必要な家具でも安心して預けられます。
オフィス家具・備品を保管するトランクルームの選び方
オフィス家具や備品を安全かつ効率的に保管するためには、トランクルームの選び方が非常に重要です。
保管したい家具の種類や量、出し入れ頻度、必要な管理レベルなど、自社のニーズに合った施設を選ぶことで、保管コストや業務効率の最適化にもつながります。
ここでは、トランクルームを選ぶ際に確認しておきたい主なポイントを解説します。
出し入れのしやすさとアクセス性
まず確認すべきポイントは、家具や備品の出し入れがスムーズに行えるかどうかです。
頻繁に使う備品を保管する場合は、車両で搬入しやすい立地や、エレベーター・搬入口の広さが重要になります。
また、24時間アクセス可能かどうかもチェックしておくと、急な利用にも柔軟に対応できます。
家具サイズに合う保管スペースを確保できるか
トランクルームの広さは、保管したい家具のサイズと数量に合っているかが重要です。
スペースが狭すぎると家具が収納できなかったり、無理に詰め込むことで破損の原因になったりします。
一方で広すぎるスペースを借りると、不要な費用負担が発生します。
デスク・チェア・キャビネットなどの寸法を事前に把握し、適切なサイズの部屋を選ぶことがポイントです。
温度・湿度管理を含む設備面の品質
長期間保管する場合、設備面の品質は必ずチェックしたい事項です。
温度・湿度管理が整っているトランクルームであれば、家具の木材や金属部分の劣化を防ぎ、カビやサビのリスクも軽減できます。
さらに、清潔に保たれている施設であれば、汚れや傷がつく心配も最小限に抑えられます。
セキュリティ体制の強度
オフィス家具や備品には、企業情報や機密性を含むものが付随している場合もあります。
そのため、防犯カメラの設置、24時間監視体制、入退室管理、鍵や暗証コードの厳格な取り扱いなど、セキュリティレベルが高いトランクルームを選ぶことが重要です。
大切なオフィス家具を保管する場所は、安心して預けられる環境であるかを必ず事前に確認するようにしましょう。
法人利用向けの管理機能やサポート体制
法人利用では、複数拠点を持つ企業や頻繁に備品を入れ替える企業など、運用ニーズが多様です。
そのため、以下のような法人向けサポートがあるトランクルームは特に便利です。
- ・保管品リストの管理機能
- ・出し入れ履歴の記録サービス
- ・法人契約の請求書対応
- ・専任スタッフによる相談サポート
- ・大型家具の搬入補助や配送サービス
こうしたサポートが整っている施設を選ぶことで、保管作業の効率が大幅に向上します。
トランクルームに預ける前に確認したいポイント
オフィス家具・備品をトランクルームに預ける際は、事前の確認がとても重要です。
家具のサイズや素材、必要性などをあらかじめ整理しておくことで、最適な収納スペースを選べるだけでなく、スムーズな搬入・管理にもつながります。
ここでは、保管前に押さえておきたい主要なポイントを紹介します。
家具・備品のサイズと数量の把握
トランクルーム選びの基本となるのが、保管する物のサイズ・数量の把握です。
家具の寸法や備品の量に合ったスペースを選ばないと、収納しきれなかったり、逆に広すぎてコストが無駄になることがあります。
大型オフィス家具の採寸
デスク、キャビネット、会議テーブルなど、大型家具は必ず採寸しておきましょう。
特に「最も大きい家具のサイズ」はトランクルーム選びの基準になります。
入口の幅や搬入経路の確認もあわせて行うことで、当日のトラブルを防げます。
小物・備品の棚卸しリスト化
文具、IT周辺機器、椅子、小型収納家具など、小物類は数が多いほどスペースを圧迫します。
そのため、棚卸しリストを作り、数量・種類を把握しておくことが必要です。
紛失防止や管理の効率化にもつながり、整理した状態で保管できます。
保管対象の必要性・入れ替え頻度の整理
保管する前に、その家具や備品が本当に必要なものか見直すことも大切です。
壊れている家具や使っていない備品を保管しても、スペースと費用が無駄になってしまいます。
また、頻繁に出し入れするものなのか、一時的に保管するだけなのかを整理しておくと、最適なサイズ・アクセス性のトランクルームを選ぶ判断材料になります。
破損・汚損など事前コンディションのチェック
トランクルームに預ける前に、家具の状態を確認しておくことも欠かせません。
傷、破損箇所、汚れなどを事前にチェックしておくことで、保管中のトラブル防止や管理上の記録として役立ちます。
特に木製・布製など湿気に弱い素材の家具は、温度・湿度管理があるトランクルームを選ぶべきかどうかの判断材料にもなるため、素材ごとの特徴を理解しておくと安心です。
オフィス家具・備品保管なら「Stock MAMORU(ストックマモル)」がおすすめ
法人向けトランクルームなら、顧客満足度、使いやすさ、セキュリティ面で全てNo.1に選ばれた実績※のある「Stock MAMORU(ストックマモル)」がおすすめです。
※2022年1月 法人向けトランクルーム10社を対象にしたサイト比較イメージ調査（ゼネラルリサーチ）より
オフィス家具や備品を安全・効率的に保管できるだけでなく、管理の手間を大幅に軽減できるサービスが充実しています。
ここでは、ストックマモルが選ばれる理由を紹介します。
初期費用なしで即日利用できる利便性
ストックマモルは初期費用が不要で、契約後すぐに利用を開始できます。
「急に保管スペースが必要になった」「移転準備ですぐに家具を預けたい」といったケースにも対応でき、初めての利用でも気軽に導入しやすい点が魅力です。
回収・搬入・搬出までワンストップ対応
オフィス家具の回収から搬入、保管、そして搬出までの工程をストックマモルが一括で対応します。
企業側で運搬作業を行う必要がないため、業務の負担を大幅に削減できます。
保管後は、指定の場所への配送にも対応しているため、複数拠点を持つ企業やレイアウト変更の際にも便利です。
温度・湿度管理された保管環境
ストックマモルの専用保管庫は、温度・湿度が徹底管理された環境で運用されています。
木製家具や電子機器、書類などデリケートなアイテムも最適な状態で長期保管できるため、劣化リスクを抑えたい企業にとって安心できるポイントです。
24時間監視による高いセキュリティ
保管施設には24時間体制の監視システムが導入されており、常時カメラでモニタリングされています。
さらに、セキュリティ会社と連携した緊急対応体制も整っており、安全性は非常に高いレベルです。
オンラインで保管状況を確認できるシステムもあるため、預けた家具の情報をいつでも把握できます。
不要品の廃棄まで依頼可能
ストックマモルは、保管中に不要になった家具や備品の廃棄にも対応しています。
廃棄依頼はオンラインで完結し、専門業者と連携した適切な処理が行われるため、企業側の手間を最小限にできます。
「保管」と「処分」の両方を任せられるため、オフィス管理の効率化にもつながります。
【導入事例】Stock MAMORUでオフィス家具・備品の保管課題を解決！
オフィス移転に伴い、保管場所が確保できない課題を抱えていた企業様。
導入前の課題（保管場所と工数負担）
オフィスの移転にあたり、退去から新たなオープンまでの約1か月間、ベッドや応接家具など大型の什器を安全に保管する必要が。自社内に保管スペースがなく、以前は倉庫を借りて自分たちで搬出・搬入していたため、大きな工数と負担が発生。
Stock MAMORU導入後の変化
Stock MAMORUを導入することで、集荷から配送・保管まですべて一括で外部委託できるようになり、社員の労力負担が大幅に軽減。
▼「工数削減」と「保管管理の可視化」をどう両立した？
まとめ｜オフィス家具・備品の保管方法を正しく選ぼう
オフィス家具や備品の保管は、移転・レイアウト変更・スペース不足など、さまざまな場面で必要になります。
社内スペースの活用から倉庫・ストレージの利用、そして柔軟かつ管理性の高いトランクルームまで、保管方法には複数の選択肢があります。自社の保管量、出し入れ頻度、必要な管理レベルに合わせて最適な方法を選ぶことが重要です。
特に、温度・湿度管理やセキュリティ、管理機能が整ったトランクルームは、オフィス家具・備品の保管において大きなメリットがあります。業務負担を軽減しつつ、安全に資産を守りたい場合に最適な選択肢といえるでしょう。
もし保管方法に迷ったり、効率化やスペース確保を検討しているのであれば、法人向けサービスが充実した「ストックマモル」の利用もおすすめです。
適切な保管方法を選び、快適で生産性の高いオフィス環境づくりにつなげていきましょう。
