2015年12月7日 お役立ち情報
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【仕事の効率もUP!?】最適なオフィス環境を維持できる「5S活動」の進め方とは?

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毎日働いている中で、机の上が書類であふれている…ということはないですか? 机の上に書類が散乱していれば、物を探すのに時間がかかり、生産性が落ちてしまいます。また、書類がどこにいったのか分からなければ、重要な書類が埋もれてしまいセキュリティ面でも不安です。そこで、机の上に最低限のモノしか置かない「滑走路状態」を定着させれば、セキュリティ対策や業務の効率化に役立ちます。

業績向上に繋がる5S活動とは?

5s

製造業やサービス業の現場などで、5S活動という言葉がよく使われています。5Sとは、「整理(Seiri)」、「整頓(Seiton)」、「清掃(Seisou)」、「清潔(Seiketsu)」、「しつけ(Shitsuke)」の頭文字をとったもの。5S活動は、職場の業績向上のスローガンとして業種に関係なく役立つ考え方です。

5Sは、企業の本来の業務とは一見関係のないものに見えるかもしれませんが、企業活動の基盤になる大切な考え方です。5Sを徹底することで作業のムダを省き、業務を効率化することができるのです。結果として、業績向上にも繋がっていきますから、ぜひ日々の企業活動にとり入れ、実践していきましょう。

以下、5S活動進め方について、当社の例を参考にしながら具体的に見ていきます。

机の上は滑走路を意識して「整理」「整頓」

整理整頓

5S活動では、まず整理整頓を行わなければなりません。「整理」とは、不要なものを捨てること。職場に必要なもの以外は置かないということです。また、「整頓」は、決められたものを決められた場所にしまっておくこと。すぐに取り出せるようにしておくことで、探すための時間を省くことができます。

企業において「整理」、「整頓」する上で大切なことは、個人が保有する書類の量と保管場所を明確にすることです。当社では、個人の書類の保管量は、ファイルボックス1つ分と決められています。こうした制限を設けることで、帰宅時に毎日整理整頓をする習慣が付くようになります。

当社では、終業時には机の上に何もない「クリアデスク」がルールになっていますから、従業員は毎日意識して滑走路状態を作らなければなりません。帰宅時はノートパソコンも鍵のかかるロッカーに収納することになっており、「クリアデスク」を徹底するようにしています。なお、机の上に物が最低限度しかなくてスッキリした状態のことを、飛行機の滑走路のイメージから、「滑走路」と呼んでいます。

不要なものは処分して「清掃」「清潔」に努める

清掃清潔

5Sの中の「清掃」は、ゴミや汚れのないよう、きれいに掃除しておくことです。また、「清潔」は、掃除された状態を常に維持することです。

当社では、機密文書廃棄BOXを設けており、重要な書類が机の上におきっぱなしにならないよう、書類整理を行いやすい環境を作っています。

ルールを作って従業員の「しつけ」を徹底

しつけ

5Sの最後は、「しつけ」です。「しつけ」は、決められたルールをきちんと守れるように習慣付けることになります。

当社では、「クリアデスクチェック活動」を行っており、従業員に対してクリアデスクの意識付けを行っています。終業後に毎日オフィスパトロールを行い、「クリアデスクルール」が守られていない従業員には「イエローカード」を発行。定期チェックにより、整理整頓への継続した意識付けに繋がっています。

このように5S活動を日々続けることで、従業員の意識も変わっていきます。5Sはスローガンだけで終わるのではなく、具体的な進め方を決めて実践していくことが大事です。まずはどうすれば継続して実践できるかを考え、誰もが続けられる環境と方法を用意していきましょう。

社内のスペースを占有してしまう「大きな備品」はどうしたらいい…?

毎日身の回りは整理整頓していても、そもそもオフィスに備品が多くてなかなか片付かない…という方も多いのではないでしょうか。特に展示会のパネル販促物などは中々捨てられないため、オフィスのスペースを占有してしまいます。

そんなときに便利なのは、日本パープルの「ストックマモル」。大きな備品などを手軽に保管できる、物品保管サービスです。搬入・搬出作業が不要で、ネット上で預けているものをいつでも確認・取り出しできる点が魅力。

社内環境の改善は、作業の効率化へと繋がります。ストックマモルを利用することで、限られたオフィススペースを少しでも有効に使えるよう環境を整えていきましょう。

ストックマモル(物品保管サービス)

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