文書管理

社内文書をペーパーレス化するメリットとデメリット


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ノートPC、スマートフォン、タブレットなどが普及し、電子データを活用して場所を選ばず作業ができるようになりました。企業の場合、社内の文書や資料を電子化すると、作業の効率化やコスト削減が可能になります。ここでは、文書や資料を電子化して活用するペーパーレス化について、詳しく見ていきましょう。

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※「まもりの種」は保護(まもる)くんの日本パープルが運営しております。

ペーパーレス化とは文書や資料を電子化して活用すること

 

企業活動ではさまざまな文書や資料を使っており、これらを印刷するために大量の紙が必要になります。しかし、現在ではIT化が進んでいるため、書類を印刷しなくても、パソコンに保存して残したり、パソコンで閲覧したりすることが可能です。

 

このように、オフィスで使う書類を電子化してパソコンへ保存、管理しながら活用していくことを「ペーパーレス化」と呼びます。ペーパーレス化を進めれば、オフィスから紙という資源を大幅に削減することができます。

 

 

e-文書法の「対象文書」は電子保存が可能

 

紙の文書や資料の電子化がどんどん進んでいますが、そんな文書の電子化についてのルールを定めているのが、2005年より施行されている「e文書法」です。e文書法は、法令によって保存が義務付けられている文書を原則として「対象文書」としており、対象文書については電子保存(スキャナ保存)を認めています。

 

一方、緊急時に即座に表示可能な状態にする必要があるもの(船舶に備える安全手引書など)、現物性が極めて高いもの(免許証や許可証など)、条約による制限があるものは例外的に「対象外文書」となり、電子保存は不可とされています。

 

帳簿や決算書類などの国税関係書類は原則として「対象文書」となりますから、電子保存が可能です。ただし、国税関係書類を電子保存するときには、電子帳簿保存法の規定に従わなければならないという制約があります。

なお、国税関係書類のうち3万円以上の契約書や領収書は「対象文書」とはなりませんから、紙による保存が必要です(ただし、2015年秋にe文書法が一部改正され、契約書や領収書は金額に関係なく電子化が可能になるとされています)。

 

 

電子保存しても良い書類にはどんなものがある?

 

もともと企業に対して保存が義務付けられている文書は、大きく「共通文書」と「業種別文書」に分かれます。「共通文書」とは、商法や税法に規定があり、全ての企業に共通して保存義務が課されるものです。一方、「業種別文書」というのは、特定の業種で固有の法律により保存が義務付けられているものです。

 

e-文書法では「共通文書」、「業種別文書」とも電子保存が可能とされています。e-文書法で電子保存が可能になった「共通文書」のうち主なものは、取引に関する帳簿書類(見積書、納品書、請求書、3万円未満の契約書や領収書など)、雇入、解雇、災害補償、賃金そのほか労働関係に関する重要な書類(出勤簿や給与台帳など)、株主総会議事録などです。

 

 

ペーパーレス化にはさまざまなメリットがある

 

ペーパーレス化をすれば紙を減らせますから、紙代、印刷代といったコストの削減になります。また、文書の保管スペースも不要になりますので、省スペース化も可能です。

実際に、保険会社では顧客の保険申込書が大量に発生しますが、これを電子化することにより保管にかかるコストを抑えることができます。さらに、電子化により検索性が向上し、顧客からの問い合わせに対してスピーディーに対応することが可能になります。

 

また文書を電子化すれば、会議の資料を印刷するといったように、それまで資料の準備にかけていた時間も節約することができます。大量の書類を持ち歩かなくて済みますから、作業効率化に繋がるだけでなく、資料を紛失してしまい情報漏洩するといったことも防げるのです。

 

 

ペーパーレス化のデメリットはどんなところ?

 

文書を電子化することの一番のデメリットは、視認性が低下してしまうことでしょう。パソコンのディスプレイで見るよりも、プリントアウトした方が見やすい場合もありすし、紙の方が内容を一覧するのには便利ですから、逆に作業効率が落ちることもあります。会議の際は、プリントアウトした文書がなければ、メモがとりづらいこともあるでしょう。

 

また、ペーパーレス化により過去に紙で作成した文書や資料をデータ化していくことになれば、データ化が完了するまでに膨大な作業が発生してしまうこともあります。

 

 

このように、いくつかのデメリットはあるものの、ペーパーレス化には数多くのメリットがあると言われているため、導入を検討している企業も多いことでしょう。ペーパーレス化の目的や効果は、文書の種類や業務によって異なるはずですから、導入していく際は現場の声をしっかり聞くことが大切です。

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ペーパーレス化を気軽に進めるためにはどうしたらいい?

ペーパーレス化を実際に進めてみようとは思っても、ファイリングや処分、データ化などそれぞれの書類に対する作業は膨大。社内にある全ての書類を整理するまでに時間がかかるとなると、なかなか踏み切れない方も多いのではないでしょうか。

そんなときにおすすめなのは、日本パープルの「e-保管サービス」。原本やデータをクラウド上で閲覧できる、文書管理システムです。スキャニングからデータ入力までをスタッフが代行で行ってくれるため、気軽にペーパーレス化を始められる点が魅力。

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