オフィス縮小に必要なレンタル倉庫やトランクルーム。選ぶポイントとは?


コロナ禍によるリモートワーク普及に伴い、オフィス面積を縮小する動きが相次いでいます。オフィスを縮小することで経費削減ができるという大きなメリットがありますが、失敗しないためには計画的に取り組む必要があります。

まず課題となるのが、備品の保管場所。契約書や会議の議事録など紙で一定期間保存を要するものや、捨てることのできない備品など、これらを置いておく場所が必要です。そんな時に、ぜひ活用したいサービスが「レンタル倉庫」。リモートワーク推進の波とともに今注目を浴びています。コストを削減しつつ生産性を高めるためにも、ぜひ活用したいシステムです。

ここではオフィス縮小のメリットとデメリット、そしてレンタル倉庫の活用方法について解説します。

オフィス縮小のメリット

メリット1・経費節減

オフィスには毎月テナント料という固定費がかかっています。駅チカであればあるほど、また広ければ広いほどその費用は高く、支出の大きな割合を占めています。また、オフィスを縮小することで、オフィスで使用する光熱費が下がったり、さらには通勤のための交通費が抑制できます。このように、経費を削減できるポイントがたくさんあります。

メリット2・生産性向上

社員がオフィス以外の場所で集中して作業に取り組むことで、生産性の向上が期待できます。会議前後に要する移動時間が不要になり、別の作業時間に充てられるというメリットもあるでしょう。

また、リモートで仕事をするとなると、今まで行ってきた作業分担を見直す必要もでてきます。オフィスで取り組んできた仕事内容に無駄はないか、改善できる点がないかを再確認できる良い機会ではないでしょうか。

メリット3・働く環境の改善

オフィス縮小に伴い業務効率が進むと、新たなプロジェクトや組織が立ち上がることもあります。働きやすさを追求していくことで社員のモチベーションがアップし、良い社内環境が出来上がるでしょう。最終的には、企業の生産性向上につながります。

また、人事面では、勤務地に縛られる必要がなくなり、採用の幅を広げられるというメリットもあります。

オフィス縮小のデメリット


デメリット1・コミュニケーション量減少の可能性

オフィスを縮小することで、社員同士が顔を合わせる機会が減ってしまいます。仕事中の無駄話や不要な会議がなくなるという点ではメリットとして考えられますが、迅速な報告・連絡・相談が難しくなったり上手くコミュニケーションがとれなかったりと、コミュニケーション量減少によるチームワークの低下につながる可能性が懸念されます。最近では、そうした環境の中で促進するアプリやツールが豊富に登場していますので、積極的に導入し意図的にコミュニケーションを取る工夫が必要です。

デメリット2・セキュリティ

オフィスの特徴は、安全なセキュリティに守られた環境であるということです。一方、オフィス以外の場所で作業する際には、情報漏えいのリスクに留意する必要があります。

社外秘文書の持ち出しをする際のルール制定や、オンラインで使用する際にアクセス制限を設けるなど、企業としてセキュリティ対策とルールを整える必要があります。

オフィス縮小に活用したいレンタル倉庫(貸倉庫)やトランクルーム


レンタル倉庫(貸倉庫)・トランクルームをおすすめする理由

レンタル倉庫(貸倉庫)やトランクルームは、オフィスの物品を保管するのに最適な場所です。管理された安全な場所で重要書類が保管でき必要な時に出し入れ可能、さらにテナント賃料よりも安価で利用できるため、コスト削減にもつながります。

一からちょうど良い部屋を契約して、棚を設置して物を運んで…と準備するのは手間がかかるもの。レンタル倉庫やトランクルームなら初期準備に手間をかけずに始めることができるのがメリットです。なお、最近では宅配や集荷・梱包をしてくれるサービスが増え、より便利になってきています。

レンタル倉庫(貸倉庫)・トランクルームの契約形態の違い

さまざまなサービスが提供されつつあり、「レンタル倉庫(貸倉庫)」や「トランクルーム」など名称もいろいろ。まず、「レンタル倉庫(貸倉庫)」と「トランクルーム」について確認しておきます。

レンタル倉庫の契約形態は、賃貸借契約(=部屋を貸すという意味)。中に置いてある物に関して責任を負わない場合が多いことが特徴です。

トランクルームの契約形態は、倉庫業法により、国土交通大臣の登録を受けた業者のみ扱うことができる寄託契約にあたります。中にある物品の保管・保証がついています。

選ぶ際のポイント

「セキュリティと保証」が明記されているかどうかが選ぶ際のポイントです。安全面においては、24時間体制で警備会社と連携しているかどうかをチェックすると良いでしょう。また、盗難や火災時の保険制度が用意されているかも重要なチェック項目。サービスによって、契約内容や保証が異なりますので事前確認が大切です。

保管サービスの悩みを全て解消した「ストックマモル」「AZUKEL(アズケル)」

今回は初期投資やコスト、安全面や煩雑さなどレンタル倉庫やトランクルームにおける悩みに対して、すべて網羅した便利なサービスを2つご紹介します。

●ストックマモル


「モノを預ける・見る・取り出す・捨てる」という保管にまつわるすべてを請け負う便利なサービスです。預けている荷物を写真で確認することができ、Webで出し入れの依頼が操作できます。荷物の梱包や配送を行う専門スタッフがいるため、依頼者が実施する作業が最小限で済むのがメリットです。倉庫は大手警備会社による24時間監視が行われ、安心のセキュリティ体制が整っています。初期費用なし、1日単位でレンタルが可能です。

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●「AZUKEL」(アズケル)


「自宅でスマホから手軽に、早く、安く、安全に収納できるサービス」です。段ボールひと箱からOKの豊富なプランがあり、保管料金は月額400円からという手軽さ。スマホひとつで集荷からお届けの依頼ができ、段ボールの中身を一つずつ写真に撮って管理してくれます。保管施設は有人かつ機械と監視カメラで24時間体制の最新セキュリティシステムを整備しています。

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レンタル倉庫・トランクルームを活用して効率的なオフィス計画を

テレワークの普及で、多くの企業はオフィス縮小を迫られています。メリット・デメリットを考慮して、ぜひ計画的に進めていきたいものです。

物品の保管には安全・便利なレンタル倉庫やトランクルームがおすすめですが、初めての利用で不安だという方は、お試し利用という方法もあります。初めは一部の荷物を預けてみて、不都合がなければ徐々にスペースを拡大していくという方法です。今回ご紹介した2つのサービスは、その点でも気軽に利用することができます。ぜひ一度検討されてはいかがでしょうか。

Smart保護くん


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