社内シュレッダーで機密書類を処分しているものの、裁断作業に時間がかかる、処理待ちの書類がたまるといった悩みはありませんか。書類の分別や裁断、細断くずの回収まで社内で行う運用は、処分量が増えるほど従業員の負担が大きくなります。
社内シュレッダー運用の主な情報漏えいリスクは、処理待ち書類の放置と紛失、細断不足による情報の復元、細断くずの搬出時の漏えい、廃棄記録がないことによる事故対応の遅れです。まずは処分対象と承認手順を決め、処理量に合った機器と処理頻度を設定し、廃棄台帳で処理履歴を管理します。それでも負担が大きい場合は、鍵付きの回収ボックスへ投函するだけで、回収から機密抹消処理、証明書発行まで任せられる法人向けサービスへの切り替えが選択肢になります。
この記事では、社内シュレッダー運用で生じる負担と情報漏えいリスク、運用を見直すポイント、外部委託へ切り替える判断基準を解説します。廃棄作業の負担と管理上のリスクを減らしたい方は参考にしてください。

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社内シュレッダー運用で生じる負担

社内シュレッダーは、少量の書類を必要なときに処分できる便利な方法です。一方、日常的に多くの機密書類が発生する職場では、裁断前の準備、機器の手入れ、細断くずの片付けまで含めて負担を考える必要があります。見えにくい作業が積み重なると、廃棄そのものが後回しになります。

書類の分別・裁断にかかる作業時間

シュレッダーへ投入する前には、書類の厚さや機器の仕様に応じて、ファイルから外したり、一定の枚数に分けたりする作業が発生します。使用する機種によっては、クリップやバインダーを取り除かなければなりません。自動給紙に対応していない機器では、裁断中も給紙口の前で作業を続ける必要があります。
1回あたりの作業は短くても、複数の部署で毎日繰り返せば、会社全体では無視できない負担になります。年度末やオフィス移転などで廃棄書類が集中すると、シュレッダーの順番待ちも発生します。処分量だけでなく、準備から片付けまでの作業時間を含めて運用を評価しましょう。

紙詰まり・細断くず処理の負担

一度に多くの書類を投入すると、紙詰まりや過熱によって機器が停止します。復旧には詰まった紙の除去が必要となり、故障した場合は修理費や買い替え費用も発生します。連続使用時間や同時に処理できる枚数を確認し、機器の仕様を超えないように運用してください。
細断くずがたまれば、ごみ袋の交換や周辺の清掃も必要です。細かい紙片は袋の交換時に散乱しやすいため、後片付けまで含めて担当範囲を決めておくと、特定の部署や従業員だけに負担が集中する事態を防げます。

廃棄作業の属人化

機密書類の処分を総務担当者や一部の従業員だけに任せていると、担当者の不在や繁忙によって作業が止まります。処分の判断基準が共有されていなければ、担当者以外は「廃棄してよい書類か分からない」と感じ、机や保管庫へ残し続けることになります。
属人化を防ぐには、処分対象、承認者、処理方法を社内ルールとして明文化することが必要です。誰でも自由に処分できる状態にするのではなく、廃棄の判断をする人と実際に処理する人の役割を分ければ、担当者が変わっても業務を継続できます。

機密書類の処分で生じる情報漏えいリスク

シュレッダーを設置しているだけでは、機密書類の情報漏えいを防げません。問題が起きやすいのは、裁断前の一時保管と、細断後の紙くずを搬出するまでの工程です。

処理待ち書類の放置・紛失

裁断作業が追いつかないと、処理待ちの書類がシュレッダー周辺や机の上にたまります。開いた段ボールや共有スペースへ置かれた書類は、関係者以外でも中身を見られる状態です。誤って一般のごみに混ぜたり、別の書類と一緒に持ち出したりするおそれもあります。
廃棄することが決まった書類も、処理が完了するまでは機密文書です。施錠できる保管場所や、投入後に書類を取り出せない専用ボックスを用意し、処理待ちの段階でも管理が緩まない仕組みを整えましょう。

細断不足による情報の復元

シュレッダーで裁断しても、紙片に氏名や住所、金額などがまとまって残れば、内容の一部を読み取られる可能性があります。縦方向に細長く切る方式と、縦横に細かく切る方式では、裁断後の状態が異なります。機密性の高い書類を扱う場合は、細断方式や細断サイズの確認が欠かせません。
一方、細かく裁断できる機器ほど、1回に処理できる枚数や連続使用時間が限られます。安全性だけを重視して機器を選ぶと、大量処分に時間がかかり、処理待ちの書類が増えます。機密性と処理量の両方を踏まえて選びましょう。

細断くずの保管・搬出時の漏えい

裁断後の紙片も、事業所から搬出されるまでは適切に管理する必要があります。細断くずを封をしない袋へ入れたり、誰でも触れられる場所へ置いたりすると、紙片を持ち出されたり、搬出時に散乱したりするおそれがあります。
保管場所、袋の閉じ方、搬出日、回収業者への引き渡し方法まで社内ルールに含めましょう。細断した時点で管理を終えたと考えず、紙片が社内から持ち出されるまでの工程を明確にすることが大切です。

廃棄記録がない場合の事故対応の遅れ

廃棄記録が残っていないと、紛失が疑われた際に、対象書類が保管中なのか、すでに処分されたのかを判断できません。関係者への聞き取りや保管場所の捜索が必要になり、事故対応や取引先への説明が遅れます。
すべての書類を1枚ずつ記録する必要はありませんが、重要な文書は後から廃棄の事実を追える運用が必要です。特定個人情報を含む書類についても、事務上の必要がなくなり、所定の保存期間を経過した後は、復元できない方法で廃棄し、その記録を保存します。
参考：個人情報保護法・ガイドライン（個人情報保護委員会）

社内シュレッダー運用を見直すポイント

社内処理を続ける場合は、担当者の努力に頼らず、実際の処分量に合った仕組みへ変えることが大切です。

• ・処分対象と承認手順を明確にする
• ・処理量に合った機器と処理頻度を決める
• ・廃棄台帳で処理履歴を管理する
• ・外部委託へ切り替える判断基準を設ける

処分対象と承認手順の明確化

まず、保存を続ける書類と廃棄できる書類を区別します。契約書や会計関係書類など、法令や契約によって保存期間が定められている文書もあるため、「古い書類だから」という理由だけで処分してはいけません。文書ごとの保存期間と管理部署を一覧にしておくと、廃棄の判断を統一できます。
廃棄時は、担当部署が対象書類を選び、社内規程に応じて責任者の承認を得る流れを定めます。個人の判断だけに任せると、誤廃棄や処分漏れが起こります。承認後の書類を保管する場所と、処理を終える期限まで決めておきましょう。

処理量に合った機器と処理頻度

シュレッダーを継続して使用する場合は、1日または1か月に処理する枚数を確認し、機器の処理能力と合っているかを見直します。連続使用時間、同時に投入できる枚数、対応する用紙サイズが不足していると、紙詰まりや処理待ちが増えます。
処分を月末だけにまとめず、書類がたまる前に処理日を設ける方法もあります。ただし、処理頻度を増やすほど担当者の作業時間も長くなるため、機器の買い替えだけで解決するとは限りません。購入・保守費用に加え、裁断や片付けにかかる時間も含めて比較しましょう。

廃棄台帳による処理履歴の管理

廃棄台帳には、処分した文書の種類、管理部署、承認者、処理日、処理方法を記録します。大量の書類をまとめて処分する場合は、保存箱の番号や対象期間など、後から範囲を確かめられる単位で記載すると運用しやすくなります。
台帳を細かくしすぎると記録作業が続きません。文書の重要度に応じて管理水準を分けましょう。外部委託を利用した場合は、回収日や委託先、証明書の保管場所も記録します。担当者が変わっても処理状況を追える形にしておくことがポイントです。

外部委託へ切り替える判断基準

次のいずれかに当てはまるなら、外部委託との比較を検討する段階です。

年度末や移転時だけ書類が増える企業では、日常的な少量処分は社内で行い、大量処分だけ外部へ任せる方法もあります。委託料金だけで判断せず、社内で処理を続けた場合の作業時間と機器費用も含めて比べてください。

機密文書廃棄サービスの選び方

外部委託では、処理方法だけでなく、書類を引き渡してから機密抹消が終わるまでの管理体制を確かめる必要があります。料金が安くても、回収条件や証明書の内容が自社の運用に合わなければ定着しません。

再委託の有無と事故時の責任範囲

回収・運搬・処理をどの事業者が担当するのか、契約前に確かめておきましょう。工程の一部を再委託する場合は、再委託先の管理方法と、事故発生時の連絡・責任範囲も確認が必要です。窓口や担当範囲が不明確では、問題が起きた際の対応が遅れます。
個人データを含む書類を委託する場合、委託元には委託先を適切に監督する責任があります。回収から処理まで一社で完結するサービスであれば、監督の対象を絞れます。機密保持や再委託の条件、事故報告の方法を契約書で明らかにしておきましょう。

対応エリア・回収頻度・処理量

サービスによって、対応地域、回収までの日数、定期回収の有無、1回に処理できる量は異なります。複数拠点で利用する場合は、すべての事業所が対象エリアに含まれるかを確かめましょう。
日常的に書類が発生する企業では、回収ボックスの容量や交換頻度も重要です。一時的な大量処分なら、段ボールや保存箱単位で依頼できるサービスが適しています。通常時と繁忙期の両方を想定して選べば、廃棄待ち書類の滞留を抑えられます。

投入できる書類と分別条件

ここが、切り替え後の負担を左右します。サービスごとに、ホチキスやファイルなどの付属品を外す必要があるかが異なるためです。**分別作業の範囲が広ければ、外部委託へ切り替えても社内の負担は十分に減りません。**
紙以外の媒体や厚みのあるファイルなど、投入できないものも確認してください。自社で多く発生する書類の状態を委託先へ伝え、どの付属品を外さずに依頼できるのかを確かめておくと、契約後の手戻りを防げます。

料金体系と証明書発行の条件

料金に含まれる項目はサービスごとに異なります。ボックスの設置・利用、回収、運搬、処理、証明書発行のうち、どこまでが基本料金に含まれるかを確認しましょう。回収のたびに追加費用がかかる場合もあるため、年間の処理量をもとに総額を比べる必要があります。
証明書についても、標準で発行されるのか、別料金なのか、処理日や処理方法が記載されるのかを確かめます。社内監査や取引先への説明に使う場合は、必要な記載項目を事前に決めておきましょう。

シュレッダーの負担をなくす機密文書回収ボックス 保護くん（まもるくん）

機密文書回収ボックス 保護くん（まもるくん）は、株式会社日本パープルが提供する法人向けの機密文書処理サービスです。オフィスに設置した鍵付きボックスへ投函するだけで、回収から処理、証明書発行までを任せられます。導入実績は7,000社・20,000事業所を超えています。

シュレッダーの課題を、投函だけで解決する

前述したシュレッダー運用の負担と、保護くんの対応内容は次のとおりです。

従業員の作業は「投函する」だけです。部署ごとにばらついていた廃棄手順を統一でき、シュレッダー待ちの行列も発生しません。

投函した時点から、書類を保護する

回収ボックスは施錠されており、投入口には取り出し防止弁が付いています。一度投入した書類は、交換時も運搬中も取り出せません。
段ボールに機密書類を溜める方式では、処理を待つ間に中身を閲覧できてしまいます。保護くんなら、投函した時点から機密性が保たれます。社内シュレッダー運用で最も見落とされやすい「処理待ち書類の放置」というリスクへの、直接的な対策になります。
社長室や役員会議室の出入口に設置すれば、会議で使った資料を退出前にその場で処分できます。

回収から処理まで一社で完結する

保護くんでは、回収、運搬、処理までを再委託せず、日本パープルが一社で対応します。委託元にとっては、委託先の監督を一元化できる点が利点です。
回収はセキュリティ教育を受けたスタッフが担当し、現金輸送車と同じ仕様の自社専用車両で運搬します。GPSを搭載しているため、万一の際も追跡できます。処理は自社の機密処理施設で行われ、24時間の警備体制のもと、人目に触れることなく破砕処理されます。回収・交換から3営業日以内の処理を徹底しており、回収から処理完了までの全工程を追跡する仕組みも用意されています。
情報セキュリティの国際規格ISO27001を全事業所で取得しているほか、プライバシーマーク、環境マネジメントシステムも取得しています。創業から50年以上、機密抹消業務での情報漏えい事故は発生していません。

処理証明書の発行とリサイクル

処理完了後、機密抹消処理証明書が発行されます。自社処理工場で処理するため、処理日が明確です。廃棄台帳と証明書をひも付けて保管すれば、外部へ引き渡した書類の処理完了を確認できます。
処理された紙は、紙資源としてリサイクルされます。シュレッダーくずは焼却処分となるため、処理方法を変えるだけで環境負荷の低減にもつながります。森林伐採抑止量や二酸化炭素排出抑止量の目安を記載した書類も、抹消処理証明書と合わせて発行されます。
なお、シュレッダーとのコスト比較資料や、1か月のお試し利用も用意されています。社内での稟議に向けて、現在の運用と実際に比較したい場合に活用できます。

社内シュレッダーに関するよくある質問

社内シュレッダーと外部委託は、どちらか一方だけを選ぶ必要はありません。書類の量、機密性、処理の緊急性に応じて使い分ける方法もあります。社内シュレッダーに関するよくある質問と回答を紹介します。

社内シュレッダーと外部委託は併用できますか？

併用できます。日常的な少量処分は社内シュレッダー、定期的な大量処分や証明書が必要な書類は外部委託といった役割分担が可能です。
使い分けの基準は社内規程へ明記し、従業員が迷わないようにしてください。書類の種類や量だけでなく、処理の緊急性、証明書の必要性、社内で発生する作業時間も判断材料になります。

外部委託の場合、「ホチキスやバインダーも外さなくていい」とありますが、どの委託業者も一緒なのでしょうか？

外部委託業者によって対応可否が変わります。一般的な古紙回収や段ボール型では「金属やプラスチックは必ず分別してください」と指定されることが多いです。保護くん（日本パープル）のような、ホチキス・バインダー・金属ファイルごと投函できるサービスもございます。

外部委託した書類は処理前に返却してもらえますか？

返却の可否は、利用するサービスや処理工程によって異なります。専用ボックスへ投入した後に利用者が取り出せないサービスもあり、回収後に処理工程へ進んだ書類は返却できないことがあります。
投函した書類を返却できる運用にすると、他の人に捨てた書類を見られるという情報漏えいリスクもあるためあまりお勧めはしません。返却が必要になった場合は、すぐに委託先へ連絡し、回収前か回収後かを伝えて対応を確かめてください。返却できることを前提に運用しないことが大切です。

外部委託時に処理へ立ち会う必要はありますか？

処理への立ち会いが必要かどうかは、社内規程や取引先との契約条件によって異なります。立ち会いが必要な場合は、委託先が対応できるかを契約前に確認してください。
立会が不要であっても、契約前に回収から処理までの管理体制や処理方法、処理完了日を事前に確認することを強くお勧めします。処理証明書や廃棄台帳を活用し、外部へ引き渡した後の処理状況を説明できるようにしておきましょう。

外部委託をする場合、万が一の事故が不安ですが、委託する前に確認すべきポイントは何でしょうか？

創業、取引実績、漏えい事故の有無、第三者認証の取得（ISMS、プライバシーマーク）、運搬から処理にいたるまでのリスク対策や処理方法、運用面の柔軟性、万が一の補償額などを確認することをお勧めします。

シュレッダーから切り替えると、コストは上がりますか？

機器の購入・リース費用だけで比べると、外部委託のほうが高く見える場合があります。しかし、シュレッダーには、裁断・分別・袋交換・清掃にかかる人件費、保守費用、修理や買い替えの費用も発生しています。
比較する際は、これらを含めた総額で判断してください。シュレッダーとのコスト比較資料を用意しているサービスもあるため、社内での稟議に活用できます。また、コストの比較以外に、業務効率の向上や情報セキュリティの強化といったメリットもございます。

まとめ｜大量の機密書類は、処分方法そのものを見直す

社内シュレッダーは、少量の機密書類を必要なときに処分できる方法です。一方で書類量が増えると、分別、裁断、細断くずの片付けに時間がかかります。処理待ち書類の放置、細断不足、廃棄記録の不備は、情報漏えいや事故対応の遅れにつながります。廃棄前から搬出後まで、一貫して管理することが必要です。
まずは処分対象、承認手順、処理頻度、廃棄台帳を整え、現在の機器と運用が書類量に合っているかを見直しましょう。それでも作業負担が大きい場合は、外部委託との比較が必要です。
機密文書回収ボックス 保護くん（まもるくん）なら、鍵付きボックスへの投函から回収、破砕処理、証明書発行までを一社で対応します。ホチキスやクリアファイルが付いたままでも投入でき、袋交換も清掃も不要です。現在の社内運用と比べながら、導入を検討してみてください。

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