情報セキュリティ

部外秘・社外秘の意味ってちゃんと知ってる?機密情報を守る重要性とするべき取り組み


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企業がビジネスをするにあたり、たくさんの意思決定や情報のやり取りをします。その中において「機密情報」は、特に管理をきちんとしなければなりません。

しかし、正確に「機密」の意味定義がされていなければ、うっかり漏らしてはいけない人に秘密を公開してしまう可能性もあるもの。そこで今回は、部外秘」「社外秘をはじめとした、機密性の高い文書の種類を紹介します。機密保持をするために役立つので、参考にしてみてください。

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文書は大きく「一般書類」と「重要書類」の2つに分けられる!

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文書は、大きく2つに分けることができます。
一般書類と重要書類です。それぞれどのような文書を指すのか、見ていきましょう。

一般書類

一般書類は、簡単なプレゼンテーション資料、会議のメモなど、公式ではない文書を指します。文書の重要度はそこまで高くはないため、厳格に保存する必要性は低いです。

重要書類

こちらは、読んで字のごとく企業の経営にとって重要度の高い書類を指します。具体的には、契約書や決算書、そして今回取り扱う機密文書です。重要書類には、一定期間保存しなければならないものや、安易に公開してはならないものも含まれます。

一定期間の保存が要求され、公開を制限されている機密文書ですが、文書の重要度によって3つに分類されます。

【極秘文書】
最も機密性が求められる文書。
企業の発展や存続にかかわる、きわめて重要な項目といえます。知ることができるのは、企業の中でも上層部にあたる人のみ。まさに、企業経営の核となる秘匿性の高い文書です。

【秘文書】
極秘文書の次に重要度の高い文書。
経営戦略、営業企画、新人事、会社方針などがこれにあたります。例えば、特許申請の段階にある新技術などは秘文書となりえます。

【社外秘文書】
機密事項のうち、もっとも重要度の低い文書。
読んで文字の通り、社外に出すのが適切ではない文書を指します。顧客情報や契約情報などが、これに該当します。

社外秘文書は、「秘密文書」「秘文書」「社外秘文書」と、重要度によって3つに分類することができますが、ある特定の種類の文書が、必ずしも同じ重要度とは限りません。技術開発の文書を例にとると、どんな開発を行っているかによって、担当者の判断次第で秘文書になることもあれば、極秘文書になることもあるのです。

また、皆さんの職場でもよく耳にするであろう「部外秘」という言葉は、ある部署でのみ共有が許された文書のことを指します。機密文書についてはこちらもあわせてごらんください。

思わぬ損害を被る?企業が機密性を確保しなければならないワケ

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企業が極秘文書・秘文書・社外秘など公開の範囲を細かく設定し、機密性を守ろうとする理由はどこにあるのでしょうか?大きく2つに分けられます。

1つ目は、自社のビジネスを守るためです。これは契約締結時によくみられる、機密保持契約(NDA)にも表れています。自社における重要な経営戦略、技術などが流出した場合、競合他社にアイデアを真似されてしまうかもしれません。そういったことを防ぐためにも、文書の公開範囲は細かく設定して管理する必要があるのです。

2つ目は、情報漏洩があると信用が失墜し、ビジネスチャンスを失いかねないからです。企業間取引においては、様々な情報が交換されます。例えば、新しいシステムを導入しようと考えたときには、発注先企業に自社の情報を必要に応じて公開します。仮に、過去に不注意で情報漏洩があった場合、その企業を信用して発注することはできないでしょう。

管理が甘く、機密文書が外部に流出してしまった場合、企業は自社だけでなく、取引先にも不利益を与えてしまうかもしれません。自社を発展させていくには、機密情報は慎重に扱わなければならないのです。

あなたの企業でもすぐに実践できる!機密を守るための2つの方法

最後に、機密を守るためにはどうすればいいのか、紹介します。

管理を外注する

機密文書には、一定期間保存をしなければならないものばかり。ましてや、契約書は少なくともそのプロジェクトが終わるまでは保存の必要があります。管理を高い精度で行うために、文書の保存を外注するのは有効な手段です。例えば、トランクルームというサービス。機密保持から管理まで、機密文書保存の悩みをすべて引き受けてくれます。

不要になったら破棄する

取引や製品開発を活発に行うと、その分機密文書の量も増え、トランクルームやオフィスがパンパンになってしまいます。そのため、不要だと判断したものは破棄してしまいましょう。

ただ丸めて捨てるだけでは、機密が外部に漏れ出かねません。シュレッダーにかける方法が一般的ですが、大量となると手間がかかります。必要であれば、専門業者に発注し、一度に処理してもらいましょう。確実に早く機密文書を破棄したい場合にはおすすめです。

企業の成長には、攻めと同じくらい守りも重要

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企業が機密情報の管理を徹底することがいかに重要か、お分かりいただけたでしょうか。

営業成績を伸ばす、無駄を削減するなど、企業の業績を上げる方法はさまざまにありますが、機密文書の管理といった守りの部分をきちんと徹底することは、企業を運営する上で重要です。

皆さんの企業でも、機密性の認識についてきちんと理解できているか、改めて考える機会にしてみてください。

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