オフィスが手狭な際の対策は？狭いと感じた際の改善策やおすすめサービス
オフィスが「手狭になってきた」と感じる瞬間は、社員数の増加や業務内容の変化など、企業の成長サインである一方、狭いオフィスによるストレスや生産性低下といった課題も顕在化しやすくなります。デスク同士の距離が近く集中できない、収納スペースが足りない、動線が悪く業務効率が落ちるなど、狭いオフィスレイアウトが引き起こす悩みは少なくありません。
特に小規模オフィスやワンルーム事務所では、「レイアウト次第で快適さが大きく変わる」一方で、法律や安全面の制約も考慮する必要があります。
限られた空間の中で、どうすればおしゃれで機能的な事務所を実現できるのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、オフィスが狭いと感じた際にまず見直すべきポイントから、狭いオフィスのデスクレイアウト事例、小規模オフィスレイアウトの工夫、さらには移転やサービス活用といった根本的な解決策まで、実践的に解説します。今のオフィスを無理なく改善したい方は、ぜひ参考にしてください。
オフィスが手狭なときの結論と進め方
オフィスが手狭だと感じた場合、いきなり移転や増床を検討する前に、段階的に原因と対策を整理することが重要です。
多くのケースでは、現状の使い方を見直すだけで一定の改善が見込めます。一方で、改善には限界があり、見極めを誤るとかえってコストや手間が増えることもあります。
まずは「今のオフィスでできること」と「外部の力を借りるべき点」を切り分ける視点が欠かせません。
整理・収納・外部保管の優先順位
最初に着手すべきは、オフィス内にある物の棚卸しです。不要な書類や使われていない備品がスペースを圧迫しているケースは少なくありません。
次に、今後も使う物をどう収納するかを考え、それでも収まりきらない物について外部保管を検討する流れが現実的です。すべてを一度に解決しようとせず、優先順位を明確にすることで無理のない改善につながります。
移転や増床を検討する目安
社内改善や外部保管を行っても、業務スペースそのものが不足している場合は、移転や増床を視野に入れる必要があります。
たとえば、社員一人あたりの作業スペースが著しく狭い、会議や打ち合わせの場所が確保できないといった状況が常態化しているなら要注意です。狭いオフィスレイアウトが慢性的なストレスや業務効率低下を招いている場合、環境そのものを変える判断が求められます。
オフィスが手狭に感じる主な原因
オフィスが狭く感じられる背景には、単純な床面積の問題だけでなく、日々の運用や管理方法が大きく影響しています。原因を正しく把握することで、的外れな対策を避けることができます。
書類や備品の蓄積
長年にわたって保管され続けた書類や備品は、気づかないうちにスペースを占領します。
特に紙書類は一つひとつは小さくても、積み重なると収納棚や床面を圧迫しがちです。結果として、デスク周りが狭くなり、狭いオフィスだと強く感じる原因になります。
保管ルールの不明確さ
「とりあえず置いておく」という運用が続くと、物の定位置が決まらず、必要以上にスペースを使ってしまいます。
誰が何をどこまで保管するのかが曖昧なオフィスでは、不要物が増えやすく、整理してもすぐ元に戻ってしまいます。ルール不在の状態は、手狭感を助長する大きな要因です。
人員増加とレイアウト未最適化
社員数が増えても、レイアウトを見直さないままデスクを追加すると、動線や視線が悪化します。
小規模オフィスレイアウトでは特に影響が大きく、少人数体制でも配置次第で窮屈さが際立つケースは少なくありません。人員増加に合わせたレイアウト最適化が行われていないと、実際以上に狭く感じてしまいます。
オフィスが手狭な状態で起こりやすい問題
オフィスの狭さは、見た目の問題だけでなく、業務や人に直接影響を及ぼします。放置すると組織全体のパフォーマンス低下につながる可能性があります。
業務効率の低下
必要な書類や備品を探す時間が増えたり、人の往来で作業が中断されたりすると、業務効率は確実に下がります。
狭い事務所ではちょっとした移動や確認作業にも時間がかかり、積み重なることで大きなロスになります。
社員のストレス増加
デスク間の距離が近い、音や視線が気になるといった環境は、知らず知らずのうちにストレスを蓄積させます。オフィスが狭いことによるストレスは、集中力の低下やコミュニケーションの質にも影響し、職場満足度の低下を招きかねません。
情報管理とセキュリティ不安
オフィスが手狭になると、保管しきれない書類がデスク上や共用スペースに一時置きされやすくなります。鍵付きキャビネットに収納できず、誰の目にも触れる状態が常態化すると、意図せず情報が共有されてしまうリスクが高まります。
また、「作業効率を優先して出しっぱなしにする」「後で片付けようと考えて放置する」といった運用が増えがちです。その結果、顧客情報や契約書、人事関連書類など、本来は厳重に管理すべき情報が十分に守られなくなります。
物理的なスペース不足は、セキュリティ対策そのものを形骸化させる要因にもなります。ルールはあっても守れない環境では意味を持ちません。オフィスの狭さは単なる不便さにとどまらず、情報管理体制そのものの弱体化につながる点に注意が必要です。
オフィスが手狭な場合の社内改善策
まずは社内で取り組める改善策を実行することで、コストを抑えながら手狭感を軽減できます。ポイントは「減らす」「整える」「仕組み化する」の3つです。
不要物の整理と廃棄
使われていない書類や壊れた備品、今後使う予定のない物を明確にし、思い切って処分します。定期的に整理する習慣を作ることで、オフィスが再び物であふれるのを防げます。
レイアウトと動線の見直し
デスク配置や収納家具の位置を変えるだけでも、空間の使い方は大きく変わります。
狭いオフィスデスクレイアウトでは、壁面収納や共有スペースの集約が有効です。動線を意識することで、同じ広さでも余裕を感じやすくなります。
書類の電子化と保管ルール
紙書類を減らすために電子化を進めることで、キャビネットや書庫に占有されていたスペースを業務用に転用できるようになります。特に契約書控え、請求書、社内申請書類など、日常的に参照頻度は低いものの保管量が多い書類は、電子化の効果が出やすい領域です。
ただし、単にスキャンして保存するだけでは、手狭な状況は根本的に改善しません。重要なのは「どの書類を、いつまで、どの形式で保管するのか」を明確にすることです。保管期限が定まっていないと、電子データであっても削除されず、結局は管理負荷が増えてしまいます。
電子化と同時に、保存場所のルールや命名規則、閲覧権限を整理することで、紙・データ双方の増殖を防ぐ仕組みが整います。オフィスが狭い場合ほど、書類を“保管する前提”ではなく、“不要になったら手放す前提”で運用を設計することが、空間と業務効率の両立につながります。
社内改善だけでは限界が出るケース
不要物の整理やレイアウト変更、書類の電子化といった社内改善策は、オフィスの手狭さを解消するうえで有効な手段です。実際、これらの取り組みだけで一定の余裕を取り戻せるケースも少なくありません。
しかし、すべてのオフィスが社内改善だけで問題を解決できるわけではありません。業務内容や業種によっては、物理的に保管が必要な書類や備品が多く、どれだけ工夫してもオフィス内に収まりきらない状況が生まれます。また、一時的な対処はできても、時間の経過とともに再び手狭になるケースも見受けられます。
保管義務のある書類の存在
法律や業界ルールにより、一定期間の保管が義務付けられている書類は、簡単に処分できません。オフィスが狭い場合、これらの書類がスペースを圧迫し続ける原因になります。
一時的に増える物品への対応
繁忙期やプロジェクト単位で、資材や書類が一時的に増えることもあります。その都度オフィス内で対応しようとすると、通常業務に支障が出やすくなります。
保管スペース不足の慢性化
整理してもすぐに物が増え、常にギリギリの状態が続く場合、社内改善だけでは根本的な解決が難しい状況です。この段階では、外部の保管サービスを活用する選択肢が現実味を帯びてきます。
外部保管で手狭さを解消する選択肢
社内でできる改善を重ねても、オフィス内のスペースに余裕が生まれない場合、保管場所の考え方そのものを見直す必要があります。すべての物をオフィス内に置く前提では、業務スペースと保管スペースが常に競合してしまうためです。
こうした状況では、日常的に使う物と、一定期間保管しておく物を切り分け、それぞれに適した場所を検討する視点が重要になります。
ここでは、オフィスの使い勝手を損なわずに手狭さの問題に向き合うための、社外保管という選択肢について整理していきます。
社外保管という選択肢
社外保管とは、オフィス内では保管しきれない書類や備品を、業務スペースとは切り離した場所で管理する考え方です。すべてをオフィスに集約するのではなく、使用頻度や保管目的に応じて置き場所を分散させることで、限られた空間を有効に使えるようになります。
特に、日常業務ではほとんど使わないものの、一定期間の保管が必要な書類や、予備として保有している備品は、オフィス内に置き続ける必然性が低い領域です。これらが執務スペースや通路を圧迫している場合、レイアウト改善だけでは根本的な解消が難しくなります。
社外保管を取り入れることで、移転や増床といった大きな意思決定を行わずに、オフィスの使い方そのものを見直すことが可能になります。業務環境を優先しつつ、保管という機能を別の場所に委ねる発想は、手狭さが慢性化している企業にとって現実的な選択肢の一つと言えるでしょう。
法人向けトランクルームの比較軸
法人向けサービスを選ぶ際は、セキュリティ体制、アクセス性、契約の柔軟性が重要です。単に安さだけで選ぶと、使い勝手が悪く業務に支障をきたす可能性があります。
たとえば、セキュリティ体制が不十分な場合、保管できる物の種類が限定され、結局オフィス内に残さざるを得ない物が出てきます。また、利用時間やアクセス方法に制限があると、必要なときに物を取り出せず、業務フローが滞る原因になります。さらに、契約条件が硬直的だと、物量の増減に対応できず、コストだけが膨らむケースも見受けられます。
宅配型と拠点型の使い分け
宅配型は出し入れの手間を減らしたい場合に向いており、一定期間触らないことが前提の保管に向いています。一方で、急ぎで必要になる物が多い場合には、タイムラグが業務に影響する可能性があります。
拠点型は、自社で直接出し入れできる保管場所を利用する形です。アクセス性が高く、必要な物をすぐに取りに行ける点が強みですが、移動の手間や管理負荷は発生します。
オフィスが狭い状況では、どの物を即時アクセス対象とし、どれを時間差で取り出すかを整理したうえで使い分けることが、手狭さ解消の効果を最大化するポイントになります。
オフィスの保管課題を解決する「ストックマモル」
近年利用が広がっている法人向けトランクルームサービスのなかでも、集荷・配送までを一括で任せられる宅配型は、オフィス内の作業負担を抑えながら保管スペースを確保できる点で注目されています。
こうした宅配型サービスの一例が、日本パープルが提供する「StockMAMORU（ストックマモル）」です。導入企業数は1,300社を超え、業種・規模を問わず活用が進んでいます。
オフィススペースを圧迫しない保管
ストックマモルは、オフィス内に置き場がなくなった物品を外部で安全に保管する仕組みです。従来のトランクルームとは異なり、宅配型であるため、物品の預け入れから取り出し、全国各地への配送手配までWeb上で完結できます。
オフィスで場所を取っていた販促物、什器、文書などを引き取ってもらうことで、執務スペースや通路、ミーティングルームを本来の用途に戻すことが可能になります。
預ける物の大きさや量に応じて料金が決まる仕組みのため、無駄な費用負担を抑えながらスペースの確保ができます。
書類管理とセキュリティの安心感
単に物品を預けるだけでなく、保管の方法や管理面に特徴があるのもストックマモルの強みです。
預けた物品は写真撮影と採寸で1点ずつWebシステムに登録され、いつでも一覧で現状を確認できます。これにより、物品が倉庫内でどのような状態になっているかが可視化され、在庫や保管物の把握が容易になります。さらに、保管倉庫は24時間体制での監視・管理や温湿度管理オプションがあり、機密文書やオフィス備品も安心して預けられる環境が整っています。
また、配送先住所の登録機能など、業務効率化につながる便利な機能も提供されており、複数拠点への配送や定期的な出し入れにも対応しやすくなっています。
環境改善につながる活用イメージ
ストックマモルは単なる保管サービスではなく、オフィス環境全体の改善につながる活用が可能です。
たとえば、展示会やイベント用に作成した販促物や資料が大量に発生する企業では、それらを外部で一括管理し、必要なときに配送で受け取るという運用ができます。
これにより、業務効率化や保管・搬送の手間削減が実現するだけでなく、社内での管理負担も大きく軽減されます。
実際の導入事例では、資料や什器の管理負担を解消しつつ、年間で大幅に業務時間を削減した企業もあります。オフィス内の保管スペースを有効活用できるようになり、執務環境や業務の流れがスムーズになったという声が多数寄せられています。
【お客様導入事例】ストックマモルで備品の保管と管理を効率化
店舗数の増加に伴い、IT機器などの備品が増えて保管場所が不足。オフィス移転も控えていた企業様。
導入前の課題（備品増加とスペース不足）
倉庫代わりに借りていたスペースに大型機器を保管していたが、店舗数の増加とともに備品が溢れかえる状態。
本社のオフィス移転が決まり、社内に置いていた他部署の機材も保管場所が不足。
Excelでの備品管理をしており、入力の手間も課題。
ストックマモル導入後の変化
社内に保管スペースが生まれ、オフィスの圧迫感が軽減。
Excel管理では保管場所が曖昧だったが、保管物がリスト化されることで少人数でもスムーズに運用できる体制に。
▼「スペース確保」と「管理の見える化」をどう実現した？
オフィスが手狭な際のよくある質問
オフィスが手狭になると、業務効率や社員のストレスに直結するため、さまざまな疑問が生まれます。
ここでは、実務でよく寄せられる質問を整理し、それぞれの判断基準や注意点、解決の考え方を分かりやすく解説します。
オフィスが手狭と感じる判断基準は？
オフィスの広さが十分かどうかは、単に「デスクが置けるか」だけで判断するのでは不十分です。手狭さを感じる主な指標としては、以下のような点があります。
- 社員が通路を通る際に物にぶつかることがある
- 書類や備品がデスクや共有スペースに溢れ、整理が追いつかない
- 会議室や打ち合わせスペースが常に埋まっている
- レイアウト変更や増員のたびに大掛かりな工夫が必要になる
こうした状態が頻繁に起こる場合、物理的な広さだけでなく動線や作業効率を妨げているかどうかも判断基準になります。
小規模オフィスでも、物の配置や管理方法次第で手狭に感じることは十分あります。重要なのは、「今のオフィスで業務が滞りなく回っているかどうか」を把握することです。
外部保管を使うとコストは高くなる？
外部保管サービスは「追加の経費」と感じる方も多いですが、実際のコスト感はオフィス移転や増床に比べて抑えられる場合がほとんどです。ポイントは以下の通りです。
- 物量に応じた料金体系になっており、使わない分は費用がかからない
- 社内での保管にかかるスペースコストや、管理に伴う人件費を削減できる
- 必要なときに配送・取り出しできるので、業務効率を損なわずに運用可能
つまり、単純なサービス料金だけで比較するのではなく、オフィス賃料や移転コスト、管理負担を含めたトータルコストで考えることが重要です。
特に、狭いオフィスを改善するために無理なレイアウト変更や設備投資をするよりも、外部保管を活用したほうが効率的な場合があります。
書類保管を社外に出しても問題ない？
社外保管で気になるのが、機密情報や法的保管義務のある書類が大丈夫かという点です。結論としては、適切な管理体制が整っているサービスを選べば問題ありません。
- 保管先は24時間監視・温湿度管理などのセキュリティ体制が整っているか
- 電子管理や写真・リストによる現物確認で内容を把握できるか
- 法定保存期間や内部規程に合わせた取り扱いが可能か
これらを満たすサービスであれば、紙文書でも社外保管に出すことでオフィス内のスペース確保と情報管理の両立が可能です。
実務上は、業務フローやアクセス頻度に応じて「即時アクセスが必要な書類は社内、長期保管は社外」と分けるのが現実的な運用方法です。
まとめ | オフィスの手狭さは改善の合図
オフィスが手狭になることは、単なる広さの問題ではなく、業務効率や社員のストレス、情報管理に直結するサインです。本記事で紹介したように、手狭さを感じる原因は、書類や備品の蓄積、保管ルールの不明確さ、そして人員増加によるレイアウトの最適化不足など、多岐にわたります。
改善策としては、まず社内でできる整理・廃棄やレイアウト見直し、書類の電子化などを検討することが基本です。それでも解消しきれない場合には、外部保管の活用が現実的な手段となります。宅配型や拠点型のトランクルームを使い分けることで、オフィスのスペースを圧迫せず、必要な物だけを効率的に管理できます。
さらに、外部保管を導入する際には、コストやセキュリティ、アクセス性を確認することが重要です。保管対象や利用頻度に応じたサービスを選ぶことで、オフィス環境の改善と業務効率の向上を同時に実現できます。
オフィスが手狭と感じたときは、単なる不便として放置せず、改善の合図として前向きに捉えることが大切です。まずは社内で整理やルールの見直しを行い、必要に応じて外部保管を活用することで、働きやすく効率的なオフィス環境を作り出すことが可能です。
