2023年3月15日お役立ち情報

【2023年最新版】機密文書処理サービスの動向とおすすめサービス5選

情報漏洩対策の重要性が叫ばれる中、機密文書処理のニーズが高まり続けています。これまで、機密文書処理の方法と言えばシュレッダーや焼却が一般的でしたが、昨今ではより高度なセキュリティシステムや環境へ配慮した処理方法を採用した新しいサービスが関心を集めています。

そこで今回は、機密文書処理サービスの最新の動向について解説するとともに、おすすめのサービスを5つご紹介します。機密文書処理サービス選びにお困りの担当者は、参考にしてください。

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機密文書処理の動向

昨今、機密文書処理においてどのような点が重要視されているのでしょうか。ここでは、以下の3つをご紹介します。

より高度なセキュリティ対策

昨今、企業の規模にかかわらず重大な損害に繋がる情報漏洩事故が頻発しています。機密文書処理サービスを利用する際のセキュリティ担保にも高い関心が寄せられています。委託先に機密書類を引き渡して終わりではなく、文書の輸送や管理、実際の処理工程までセキュリティが確保されているかを確認する必要があります。

現在、工程写真の提出や機密抹消処理証明書の発行を行うサービスが増えており、こうした対策を適切に実施し情報公開しているかどうかはサービス選定時の重要なポイントと言えます。

リサイクルに対応

企業価値を高める活動として環境負荷軽減への取り組みが推進される中、機密文書処理においてもリサイクルを行うサービスが注目を集めています。

機密文書リサイクルサービスでは、溶解処理で書類を繊維になるまで溶かし古紙として再利用を行いますが、CO2排出の抑制に資するリサイクル可能なサービスを選ぶことが最適だと言えるでしょう。

工程の自動化

上記のセキュリティとリサイクルを意識しつつ、生産性向上を図る仕組み作りも機密文書処理において欠かせない要素です。

最新の機密文書処理サービスでは、機密文書処理回収ボックスを自動化し回収時期になると自動で検知して通知するシステムが登場しています。定期的に機密文書の量を確認して処理業者へ連絡する工程が省略できるため、社員がコア業務に集中でき、さらにリモートワークにも対応可能です。

そのため、多くの企業でこうした仕組みを有する機密文書処理サービスが選ばれています。

【2023年】おすすめの機密文書処理サービス5選

今回は上記3つのポイントを踏まえ、おすすめの機密文書廃棄サービス5社をご紹介します。複数のサービスを比較検討し、自社に合うサービスを選びましょう。※下記内容は各サービスの公式URLより参照しています。記事執筆時点から変更となる場合がありますので、詳細は各サービスのHPをご確認ください。

1. 保護くん(日本パープル)

1972年創業、機密抹消処理サービス業シェアナンバー1*を誇る老舗企業です(*矢野経済研究所調べ)。

■セキュリティ

  • ・適格審査に合格しセキュリティ教育を受けた社員のみが回収
  • ・機密文書はカギ付きの専用ボックスに入れ、GPS搭載の現金輸送車仕様の車両で搬送
  • ・機密処理施設は24時間警備
  • ・回収時の証跡記録から処理までの全工程を国際標準規格の情報セキュリティに準拠。処理した証として、機密抹消処理証明書を発行
  • ・回収、搬送、処分まで自社で完結

■リサイクル

  • ・紙資源としてリサイクルを行っているほか、森林伐採抑止量やCO2排出抑止量の目安を記載した書類を、抹消処理証明書と合わせて発行
  • ・カーボンオフセットを組み込んで、文書処理の際に発生するCO2排出をゼロとするサービスを提供

■その他の利便性

  • ・ホチキス、クリップ、クリアファイル、バインダーのままで処分可能
  • ・依頼から証明書の発行まで機密文書処理に関する操作を専用サイトで一括管理

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2.  機密文書リサイクルサービス(ヤマト運輸)

全国にネットワークを持つ宅配便業界国内最大手の企業です。

■セキュリティ

  • ・テレワーク勤務にも対応し、自宅への引き取りやヤマト運輸直営店への持ち込みといった働き方に応じた回収が可能
  • ・必要な量に合わせて回収用ボックスを用意。回収ボックスは、注文受付後最短で翌日にお届け
  • ・機密文書処理施設までヤマトグループで輸送、ヤマトスタッフ立ち会いのもと未開封のまま即時に溶解処理
  • ・専用サイトから、過去1年分の溶解証明書がダウンロード可能

■リサイクル

  • ・溶解処理したものを100%資源として再利用

■その他の利便性

  • ・ホチキス、クリップなどがついたままで処分可能
  • ・全国どこからでも電話1本で回収対応
  • ・取りまとめ部署にて一括精算ができる
  • ・機密文書リサイクルサービス運送保険あり

3.  メルティBOX2(大塚商会)

回収はセイノースーパーエクスプレスと提携し、繁忙期でも安定した運搬を提供しています。

■セキュリティ

  • ・輸送中は文書箱にタグを取り付け、開封のリスクを回避
  • ・製紙会社にて社員立ち会いのもと未開封のまま溶解処理
  • ・機密処理抹消の証明書を発行

■リサイクル

  • ・薬品は使用せず水のみで溶解処理し、資源として再利用

■その他の利便性

  • ・バインダーやファイル、クリップのまま処分可能
  • ・平日15時までの依頼で翌営業日の回収が可能
  • ・Web上で機密文書処理サービスを利用できる「Webメルティ」を提供

4.  飛脚機密文書リサイクル便(佐川急便)

国内大手の“迅速さ”が特徴の宅配業者です。

■セキュリティ

  • ・機密文書の回収には専用箱と専用の送り状を使用し混在を防止
  • ・専用箱は未開封のまま溶解処理
  • ・専用サイト内にて溶解処理証明書の発行が可能

■リサイクル

  • ・トイレットペーパーなどに再利用

■その他の利便性

  • ・ホッチキス、クリップ、綴じ紐、ファイルのままで処分可能
  • ・大量のダンボールの一括処理も対応可能

5.  機密書類リサイクルサービス(エコリサイクル便)(日本通運)

創業1937年、長い歴史を持つ国内最大手の総合物流会社です。

■セキュリティ

  • ・専用段ボールに封印シールを貼り、専用車両にて機密文書を輸送
  • ・回収から処理工場までの輸送状況を追跡可能
  • ・専用箱は未開封のまま溶解処理
  • ・専用サイトから溶解証明書がダウンロード可能

■リサイクル

  • ・製紙原料としてリサイクル

■その他の利便性

  • ・ホッチキス、クリップ、綴じ紐、ファイルのまま処分可能
  • ・専用箱以外に、手持ちの段ボールでも依頼可能
  • ・ファイル単位の少量から依頼可能

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