2016年9月14日コンプライアンス

【内部監査の規程って何?】知っておきたいその目的と、作り方

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内部監査は社内の業務効率化・不正防止に必要なものです。社内に管理体制を設け、経費の水増しや職務怠慢などが起こらないように定期的に業務監査を行ってます。

しかし、内部監査の規程や規程の目的・作り方については詳しく知らないという方も多いのではないでしょうか。今回は内部監査の細かい規定の意味やその意味合いも含め解説していきます。

内部監査の規程・その目的とは

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内部監査には規定があります。大まかに分けると、内部監査において模範とする基本なルールを明らかにすること、そのルールの実施により組織の運営・過程や諸業務の改善の促進に役立つことが挙げられます。

つまり、内部監査の規程とは会社のルール付けです。例えば、ある作業において決められた手順を踏まず一つ先の作業をする・・・などは社内規程違反ということになります。会社ごとにこのルール付けは違ってきますが手順や品質、企業全体を守るためにも内部監査の規程をしっかり作っておくことが大事になります。

また、もし規程を作らなければ内部監査そのものに意味がなくなり、企業を守ることができなくなります。なので、自分の会社に必要な業務を洗い出し内容を把握したうえで規程を作りましょう。

内部監査の規程の作り方

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内部監査の規程や目的に触れその意義を理解できたかと思います。

ルールを破れば、会社にも人にも影響が出て経営が立ちいかなくなり、全体的なマイナスになります。また、監査そのものにも規程は大きく影響します。何をどうみるのかなどの観点も規程により決めることができますし、企業の現状に合わせることで何が合っていて何がダメなのかもはっきりします。

では、企業ごとに違う部分もありますが、それを踏まえて細かい規程の作り方に言及していきます。

内部監査の規程・作り方その1

まずは、情報収集です。業務により多少は違いますが、規程を作るためにはルールを明確にします。その為、事前に自社の業務に関して調査をすることが効果的です。

例えば、検査される側が作成した品質マニュアルや手順書などはしっかりとチェックしましょう。今は規程を作る段階ですが、規程を作り終わった後にも作業の手順などはある程度、効率化されているのでそれに対して異なる事をしていれば規程と異なるとして改善点の指摘ができます。

また、規程から外れた製法・やり方ではいつか安全面や品質面で取り返しのつかないマイナスを被りかねません。規程を作る際は品質の悪い製品が外部に出荷され、世間的に迷惑をかけるというような事態を避け、企業内部で改善を行うためにも常に新しい情報を頭に入れて置きましょう。

内部監査の規程・作り方その2

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次に、会社に必要な業務を具体化していきます。この段階では、前述で集めた情報を活用します。製品や建物などにも言えることですが、過去に実施した内部監査や事故などのマイナスな結果などを把握しデータを保存しておくと改善に役立ち、それをもとに規程を作ります。

例えば、事故や製品不良などの原因を明らかにし規程として原因発生を防ぎ、それを監査時にフィードバックすれば注意喚起の効果も出てきます。また、過去の失敗例や指摘箇所をリストにし、改善点や同じような状況をつくらないように生産現場の改善を行うこともできるので規程の一部として過去のマイナス点をリスト化しておきましょう。

監査の規程の一部を紹介します。まずは、総則には目的・種類・担当部署・担当者の権限・機密の厳守等が含まれます。次には監査計画を定義します。監査計画には、計画の意義・計画の立案および決定・通知等を含みます。監査の規程にはこれらの内容の他、実務に関するもの、報告に関するもの、監査の結果と実施状況に関するものが規定されます。