会社の備品の管理方法は？効率化するポイントや注意点を解説
会社の備品管理は業務の効率化につながるので、様々な会社で行われています。どのような管理が必要かを確認しておくことで、自社に合った備品管理を行うことができるでしょう。
この記事では、会社の備品の管理方法、効率化するためのポイントや注意点などを解説します。
業務の効率化のための、参考にしてみてください。
備品管理とは？
備品管理とは、備品の所在や状態、利用者などの情報をデータにして明確にし、管理することです。
管理は管理規則に則って行われ、経費削減や業務の効率化のために重要な業務です。
机や椅子、パソコンなど長期間使用されることが想定される物品や設備は、備品に該当します。一方で試用可能期間が1年未満、もしくは取得価額が10万円未満の物品は、消耗品に該当します。
備品管理をするメリット
備品管理をするメリットには、以下が挙げられます。
- ・不足している備品がわかりやすくなる
- ・備品を探す手間が省ける
- ・備品の損失が減る
- ・オフィスの環境が良くなる
以下で、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
不足している備品がわかりやすくなる
備品管理を行うことで備品の状態を把握し、何が不足しているかを確認することができます。
何が不足しているかを事前に確認できれば、発注をスムーズに行うことができるので、業務効率が向上します。
備品を探す手間が省ける
備品管理によって、何がどこにあるかが分かりやすくなります。
場所を把握しておけば、素早く備品を探すことができます。急に必要になった時でも、迅速に対応することができるでしょう。
備品の紛失が減る
重要な書類やデータが含まれている備品の場合、適切な管理を行わないと情報漏洩のリスクがあります。
備品管理を行うことで、セキュリティ面の問題を解消することが可能です。
オフィスの環境が良くなる
備品の状態や場所を把握できる環境を整えておくと、オフィス全体の環境が良くなります。
業務効率の向上はもちろんのこと、社員の仕事へのモチベーションや満足度も向上します。備品管理は、心理的な側面でも効果があると言えるでしょう。
会社の備品の管理方法
会社の備品を管理する方法としては、「備品管理台帳」と「外部の管理サービスの利用」がメインとなります。
以下で、それぞれの方法について詳しく解説します。
備品管理台帳を作成する
備品管理台帳とは、効率良く備品を管理するために作成する帳簿のことです。
台帳を作成する時は、管理番号、備品の名称、カテゴリー、購入場所などを記載する必要があります。
備品管理で一番最初に決めるのが管理番号で、重要情報となります。同じタイミングで購入した物は、連番にすると管理しやすくなります。
備品の名前は、一般的な名前の他に、具体的な商品名を記載する方法もあります。また、メーカー名も記載すると分かりやすくなります。
カテゴリーは、備品管理台帳で検索を行うために必要な情報です。たとえば、備品の大きさでカテゴライズするという方法があります。
購入場所は、万が一のことがあった時に必要な情報になります。たとえば備品に不具合が発生した時は、購入場所に問い合わせることになります。
他にも、数量や購入日なども記載しておくと管理しやすくなります。
外部の管理サービスを利用する
外部の管理サービスを利用する、という方法もあります。
備品の数が多い場合は社員の負担が大きくなり、自社で管理するのが難しくなるケースも考えられます。そのような時は外部の管理サービスに依頼して、備品管理を行ってもらうのがおすすめです。備品管理を行っていた時間を他の業務に回して、業務の効率化を進めることができます。
会社の備品の管理の注意点
会社の備品を管理する際の注意点として、以下の3つが挙げられます。
- ・管理を行う目的を明確にする
- ・管理対象を明確にする
- ・管理する人を明確にする
具体的にどのような点に注意すればいいのか、以下でチェックしましょう。
管理を行う目的を明確にする
最初に、備品管理を行う目的を明確にしましょう。
「会社の規模が拡大したため、本格的に備品管理を行う必要性が生じた」「過去に備品に関するトラブルがあり、管理が必要になった」など、目的は様々です。目的を明確にすることで、どのような管理を行えば良いのか把握することができます。目的が複数ある場合は、優先順位をつけると管理体制を作りやすくなります。
管理対象を明確にする
管理対象はどのような物なのか、明確にすることも重要です。
備品に該当する物は数多くありますが、全てを管理するのは会社にとって大きな負担となります。どのような備品を管理するのか基準を設けることで、管理対象を明確にしましょう。社内で基準を共有していれば管理を行いやすくなり、備品管理によるメリットを感じやすくなります。
管理する人を明確にする
管理する人を明確にすることも、備品管理において重要です。
備品の管理業務は一人だけに集中するのではなく、備品ごとに管理担当者を決めるのがポイントです。担当者を決める時のルールを明文化しておき、機械的に決めることができるような仕組みを整えておきましょう。
会社の備品の保管にはトランクルームがおすすめ
会社の備品を効率的に保管したい場合は、トランクルームの利用をおすすめします。
おすすめポイントを以下で解説するので、参考にしてみてください。
在庫の保管場所が明確になる
トランクルームで備品を保管することで、保管場所を明確にすることができます。
備品を保管している場所が明確になっていれば、備品の出し入れがしやすくなり、業務効率の向上につながります。
セキュリティ対策
トランクルームはセキュリティ対策が講じられているため、安心して保管することができます。
監視カメラや防犯センサーなどが設置されているトランクルームが多く、専門スタッフの巡回が行われているタイプもあります。高価な備品の場合は、セキュリティ対策が充実しているトランクルームを選ぶと良いでしょう。
スペースの確保
自社で備品を保管するとスペースが足りなくなる、というケースもあります。
そのような時にトランクルームを利用することで、スペースを確保することができます。空いたスペースで他の業務を行うなど、有効活用することができます。
備品の出し入れが自由
備品の出し入れを自由に行うことができるのも、トランクルームの魅力です。
24時間利用可能なタイプも多く、好きな時間に出し入れを行うことができます。勤務時間内でトランクルームに行く余裕が無い場合でも、出社前や退社後に利用することが可能なので、非常に便利です。
まとめ
会社の備品管理は、目的を明確にして管理対象を決めておくことが重要です。管理担当者は備品ごとに担当を決めることで、負担を減らすことができます。社内での管理が難しい、効率的に管理したいと考えている場合は、トランクルームが便利です。トランクルームでの備品管理を検討している場合は、この記事で紹介した事を参考にしていただければ幸いです。
