オフィス移転や書庫整理を控え、社内にたまった書類をどこから手をつけるべきか悩んでいませんか。計画を立てずに作業を始めれば、必要な書類を誤って廃棄したり、移転先へ持ち込む書類が多すぎて保管場所が足りなくなったりします。
効率よく進める鍵は、移転日から逆算して作業範囲と担当者を決め、書類を「新オフィスでの保管・外部保管・電子化・廃棄」へ振り分けることです。箱詰め、管理ラベルの貼付、管理台帳の作成までを一つの流れとして設計すれば、移転後の検索と取り出しの負担も消えます。社内だけで対応しきれない場合、これらの事前準備から外部保管、原本配送・PDF化、機密処理までを一社にまとめて委託できます。
この記事では、書類整理が進まない原因、移転前の事前準備、整理の手順、整理後の状態を保つ運用方法までを解説します。

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オフィスの書類整理が進まない3つの原因

多くの企業で書類整理が進まないのは、やり方以前の問題です。つまずく箇所は、ほぼ次の3つに集約されます。

とくに3つ目が厄介です。契約書や過去資料は、明確な基準がなければ誰も捨てられません。基準がなければ捨てられず、書類は減りません。個人の判断に頼らない廃棄ルールを先に作る必要があります。移転や書庫整理は、その基準を整える絶好の機会です。

オフィス移転・書庫整理の事前準備

思いついた順に作業を進めれば、判断基準も進み方も部署ごとにばらつきます。移転日までに何を終えるのか。これを先に確定させてください。

作業日程と部署ごとの担当範囲を決める

移転日から逆算し、棚卸し、仕分け、廃棄承認、箱詰め、搬出の期限を設定します。総務部だけに任せてはいけません。書類の内容を判断できるのは、その書類を使っている部署だけです。各部署の担当者を必ず立ててください。

対象部署、書類量、担当者、期限、完了状況を進捗表にまとめれば、遅れている部署に早期対応できます。移転直前に作業が集中する事態は、これで防げます。

整理の目的と完了条件を定義する

書類整理の目的は、棚を空けることではありません。「新オフィスへ持ち込む箱数を半分にする」「保存期限を過ぎた書類の処理を完了する」——このレベルまで具体化してください。
目的が曖昧なら、判断に迷った書類はすべて残されます。そして移転先で同じ問題を抱えます。保管量、検索のしやすさ、管理台帳の整備状況。作業完了時に確認する項目を、最初に決めておきましょう。

新オフィス・書庫の保管容量を算出する

移転先のキャビネットや書庫に置ける箱数を、事前に算出します。現在の書類量だけで計算してはいけません。今後増える分を見込み、棚には余裕を持たせてください。
保管容量を超える分は、外部保管、電子化、廃棄の候補になります。この段階では個々の書類の行き先まで決めず、新オフィスへ持ち込める上限を関係部署で共有することが先決です。

廃棄承認者と判断期限を決める

保存期限を過ぎていても、担当者の判断だけで廃棄するのは危険です。契約、監査、紛争対応のために保管を続ける必要がないかを担当部署が調べ、管理責任者が最終承認する。この流れを決めてください。
判断期限も作業計画に含めます。これがなければ、保留書類は移転直前まで残り続けます。承認者不在時の代理者と、承認結果の記録方法も決めておきましょう。

オフィスの書類整理を進める6ステップ

作業の順序を統一すれば、部署ごとの判断のずれと誤廃棄は防げます。棚卸し、分類、振り分け、箱詰め、移送、台帳作成の順に進めます。

STEP1:書類量と保管場所を棚卸しする

キャビネット、書庫、倉庫、担当者の机。すべてを調べ、書類名、年度、箱数、管理部署を一覧にします。複数拠点があるなら、拠点ごとに同じ様式を使えば全体量を集計できます。
紙書類だけが対象ではありません。図面、冊子、記録媒体も含めてください。所在不明の書類や台帳未登録の箱が見つかったら、仮の管理番号を付け、後から追跡できる状態にします。

STEP2:保存期限・利用頻度・機密性で分類する

分類の基準は3つです。保存期限、利用頻度、機密性。保存期限を過ぎた書類も、直ちに廃棄してはいけません。業務上の保管理由が残っていないかを必ず調べます。
利用頻度は「日常的に使用」「年に数回使用」「ほとんど使用しない」に分けます。これで保管先が自動的に決まります。機密書類には識別できる区分を付け、一般書類と絶対に混在させないでください。

STEP3:新オフィス・外部保管・電子化・廃棄へ振り分ける

判断結果は、書類や箱に記載するだけでは足りません。一覧表にも必ず反映してください。外部保管する書類は、必要になった際の原本配送やスキャンにかかる日数も考慮すれば、移管後の業務への影響を最小化できます。

STEP4:箱詰めして管理ラベルを貼る

箱詰めは、部署、書類の種類、年度、保存期限の単位で行います。書類を詰め込みすぎれば、搬出時の事故と箱の破損を招きます。持ち運べる重量に収めてください。
ラベルには、管理番号、担当部署、内容、保存期限を記載します。ラベルの情報と管理台帳を一致させれば、箱を開けなくても内容と廃棄予定日を判断できます。ラベルの記載項目は全社で統一し、色や表記を増やしすぎないことも重要です。ルールが複雑になれば、現場では守られません。

STEP5:機密書類を安全に移送する

人事書類、契約書、顧客情報。これらは搬出から搬入までの管理方法を決めます。誰が引き渡し、どのような方法で運び、誰が受け取ったか。すべて記録すれば、移送中の所在を追跡できます。
一般の引越し荷物と一緒に運ぶなら、機密書類の箱を封緘し、取扱担当者を限定してください。第三者が容易に開封できない対策が必要です。外部保管を利用するなら、運搬体制と事故発生時の対応も事前に確認します。

STEP6:移転後も使える管理台帳を作成する

台帳には、管理番号、書類名、部署、年度、保管場所、保存期限、機密区分を登録します。新オフィス、外部保管、廃棄済みといった状態も記録すれば、書類の所在を一つの台帳で追えます。
移転時だけの一覧表にしてはいけません。取り出しや返却のたびに更新できる形式にしてください。更新担当者と入力のタイミングを決めることが、移転後も台帳と現物を一致させ続ける唯一の方法です。

オフィスの書類整理を効率化するコツ

限られた期間で終えるには、判断が難しい作業から無計画に始めないことです。

書類量に応じて作業順序を決める

書類量が多い部署、廃棄承認に時間がかかる部署から着手します。少量の部署だけを先に終えても、全体の大部分が残っていれば移転準備は進みづらくなります。
最初に箱数や棚数から作業量を見積もり、担当者を配置します。保存期限が明確な書類から仕分けを進めつつ、判断に時間を要する書類は早めに保留箱へ分け、担当部署への確認を並行させてください。

判断に迷う書類は一時保留にする

その場で必要性を判断できない書類は、保留箱へ。迷ったら捨てない、を原則にしてください。誤廃棄した書類は元に戻せません。
保留箱には担当部署と保留理由を記載し、通常の保管書類・廃棄書類とは物理的に分けて管理します。最終判断の期限と承認者は、事前準備で定めたルールに従います。可能な限り移転前に判断を終え、未確定のまま移送する場合は、新オフィスでも保管場所を分けてください。

紙保管と電子化を使い分ける

閲覧頻度が高く、複数人で共有する書類は電子化を検討します。一方、原本提出が必要な書類や、法令・契約上の理由で紙を残す書類は、原本を保管しながら閲覧用のPDFを作る運用が適しています。
国税関係書類をスキャナ保存する場合、対象書類や保存方法に応じた要件を満たす必要があります。電子化後も原本保管が必要な書類があるため、種類ごとに保存方法を決めてください。
参考:電子帳簿等保存制度特設サイト(国税庁)

整理後の状態を保つ運用方法

移転時に書類を減らしても、日々の登録と返却が徹底されなければ、書庫は元の状態に戻ります。多くの企業で「最初は整ったが、数か月で元に戻る」のは、整理後の運用が決まっていないためです。

新しく発生した書類の登録ルール

移転後に作成・受領した書類は、保管を始める時点で管理番号と保存期限を登録します。後からまとめて入力する運用では、未登録の書類が机や棚にたまっていきやすいです。
登録担当者と期限を決め、書類の発生からファイリングまでを日常業務の手順に組み込んでください。紙と電子データの命名方法をそろえれば、どちらの形式でも同じように探せます。

書類の取り出しと返却の記録

社内書庫や外部保管先から書類を取り出すときは、利用者、取り出し日、返却予定日を記録します。返却後も記録を更新しなければ、台帳上は貸出中のままになります。
持ち出し票や管理システムを使い、担当者以外でも現在の所在を確認できる状態にしてください。機密書類は取り出せる人を限定し、返却の事実も記録します。

定期的な棚卸しと管理台帳の更新

半年または1年ごとに棚卸しを行い、現物と管理台帳が一致しているかを調べます。確認対象は、保存期限を迎えた書類、取り出したまま戻っていない書類、登録されていない箱です。
棚卸し結果をもとに、廃棄候補の承認と保管先の変更を行います。定期的に書類量を見直す仕組みがあれば、移転後に書庫が再び埋まる事態は起こりません。

書類保管サービス ショコ（SHOKO） の特徴と導入事例

社内だけで箱詰めや台帳作成を進める時間がないなら、書類整理から保管後の管理まで外部へ委託できます。ショコは、株式会社日本パープルが提供する法人向けの書類・文書専用セキュリティ保管サービスです。導入社数は1200社を超えています。

事前準備を任せられる「おまかせプラン」

「おまかせプラン」では、保存箱への箱詰め、管理台帳の作成、WEBシステムへのデータ登録、管理ラベルの貼付まで、書類管理のプロが対応します。
移転準備と並行して書類整理を進める人員がいない。この状況を丸ごと解決するプランです。自社で行う作業と委託する作業を切り分け、対応範囲と料金を見積もり時に確認してください。なお、専用保存箱以外の箱に入った書類も、そのまま預け入れできます。

外部保管後のWEBシステム管理

預けた箱や書類はWEBシステムで管理でき、検索、保存期限の設定、保管状況の確認に対応します。社内書庫に残した書類も登録できるため、複数の保管場所にある情報を一つの画面で確認できます。
閲覧や廃棄操作の権限設定、操作履歴の確認にも対応しています。担当者ごとに利用範囲を分ければ、書類を外部へ移した後も、社内の管理ルールどおりに運用できます。

原本配送・スキャン・機密処理

保管中の書類が必要になったら、WEBシステムから原本配送を依頼できます。原本は最短翌営業日に届きます。急ぐ場合はスキャンを依頼すれば、保管庫スタッフが代行し、PDFで内容を確認できます。原本を社内へ戻さずに中身だけ確認する運用が可能です。
保存期限を登録すれば、期限切れをアラートで通知します。自社で廃棄対象を確認・承認したうえで機密処理を依頼でき、処理後は証明書が発行されます。保管から廃棄記録まで、一つの流れで管理できます。

株式会社CMerTVの導入事例

株式会社CMerTVは、リモートワークを継続するためのオフィス移転に伴い、社内に保管していた大量の書類の扱いを見直しました。法令上の保存期間は守りつつ、リモートワーク中心の運用でも支障が出ない保管方法が求められる状況です。
外部保管サービスを比較し、PDF化、廃棄処理、セキュリティ、費用、おまかせプランを評価してショコを導入。梱包、ファイリング、書類リストの作成まで依頼しました。移転後はWEB上から書類の配送を申請する運用となり、オフィスのスペース確保と、必要書類へのアクセスを両立しています。

オフィスの書類整理に関するよくある質問

移転に合わせて外部保管や電子化を検討すると、既存の保存箱の可否、廃棄方法の選び方、委託範囲、原本の扱いについて疑問が生じやすいものです。オフィスの書類整理に関するよくある質問と回答を紹介します。

現在使用している保存箱のまま外部保管できますか?

サービスによって条件は異なります。ショコでは、専用保存箱以外の箱も預け入れできます。箱の仕様や状態による取り扱いは、箱数や寸法を伝えたうえで確認してください。
長期保管を予定しているなら、積み重ねや移送に耐える強度があるかも見ておきましょう。

書類の廃棄は社内処理と外部委託のどちらがよいですか?

書類の重要度と量で使い分けます。少量なら社内のシュレッダーで対応できますが、個人情報や機密情報を含む書類が大量にある場合、外部の機密処理サービスのほうが安全かつ効率的です。
社内処理なら、シュレッダーの性能と回収ルールを確認し、確実に判読不能な状態にする必要があります。外部委託なら、セキュリティ体制と実績が明確な業者を選び、処理証明書が発行されるかを確認してください。保管から廃棄まで一貫して任せられるサービスなら、廃棄忘れと管理ミスの両方を防げます。

書類整理の一部だけでも外部委託できますか?

書類保管サービスによっては、保管だけでなく、箱詰め、台帳作成、電子化、廃棄から必要な業務を選んで相談できます。自社で分類と廃棄判断を行い、箱詰め以降を依頼する方法も可能です。
対応範囲と料金は、書類量と作業内容で変わります。社内で対応できない工程を明確にしてから、見積もりを依頼してください。

移転後に追加で書類を預けられますか?

ショコは1箱から利用でき、WEBシステムから保存箱の注文や入庫を依頼できます。移転後に増えた書類を、段階的に外部保管へ移す運用も可能です。
なお、契約後に最初にかかる費用は、保存箱料金、入庫時運搬料金、初月保管料金です。対象地域を含む詳しい条件は、見積もり時に確認してください。

電子化した書類の原本は廃棄できますか?

電子化しただけで、すべての原本を廃棄できるわけではありません。国税関係書類では、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすことで、対象となる紙書類を電子データで保存できる場合があります。
法令以外にも、契約や社内規程によって原本保管が必要なケースがあります。廃棄する前に、書類の種類、保存要件、業務上の必要性を必ず確認してください。

まとめ｜オフィスの書類整理は、移転前の計画で決まる

オフィス移転や書庫整理を効率よく進める鍵は、移転日から逆算して担当者と期限を決め、現在の書類量と新オフィスの保管容量を把握することです。書類は保存期限、利用頻度、機密性の3軸で分類し、新オフィスでの保管、外部保管、電子化、廃棄へ振り分けます。
そして整理した状態を保つには、移転後の運用設計が不可欠です。新しく発生した書類の登録、取り出し・返却の記録、定期的な棚卸し。これがなければ、書庫は必ず元に戻ります。
社内で箱詰めや台帳作成まで対応する時間がないなら、事前準備から外部保管、原本配送、PDF化、機密処理までを一社に委託する方法があります。書類保管サービス ショコ（SHOKO） なら、これらすべてを一気通貫で対応します。移転計画に合わせて、委託範囲をご相談ください。

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