文書管理とは？企業の業務効率とリスク対策に欠かせない基本

文書管理とは、社内で扱う文書や資料を「作成から保管、保存、廃棄まで」一貫して扱いやすくする仕組みです。探す時間を減らし、紛失や情報漏えいを防ぐために欠かせません。担当者の経験に頼らず、誰でも同じ水準で運用できる状態を目指すことが大切になります。
ここでは、対象範囲と、なぜ課題が起きやすいのかを解説します。

文書管理の定義と対象となる資料の範囲

文書管理の対象は、契約書や稟議書だけではありません。見積書・請求書・発注書・納品書などの取引文書、就業規則や人事資料、議事録、社内通達、マニュアル、顧客対応の記録まで幅広く含まれます。紙と電子のどちらも対象となり、保管場所や形式が混在すると探しにくさが増えがちです。
実務では「どこに置くか」だけでなく、「どの単位で分類するか」「どう命名するか」「最新版をどう決めるか」まで揃える必要があります。例えば、部門別・案件別・年度別のどれを軸にするかで探し方は変わります。命名も「年度_取引先_文書種別_案件名」のように並びを統一すると、一覧で見たときに迷いにくくなります。資料管理の範囲を最初に定義しておくことで、保存漏れや二重保管が減り、日々の業務が軽くなります。

文書管理が求められる背景と企業の課題

業務のスピードが上がる一方で、文書や資料の量は増え続けています。紙の山と共有フォルダが共存すると、同じ資料が複数存在したり、最新版が分からなくなったりしやすいです。担当者が異動・退職すると、保管場所や判断基準が引き継がれず、探す時間だけが増えることもあります。
さらに個人情報や取引情報が含まれる文書は、紛失や誤送付が起きると信用問題に直結します。監査や取引先からの確認で提出が求められる場面もあるため、所在と版が揃っていないと現場の負担が膨らみがちです。文書管理を仕組みとして整えることで、探す手間と不安が減り、判断や共有がスムーズになります。

文書管理の重要性：業務効率化と情報漏えい防止の観点から解説

文書管理は「片付け」ではなく、業務そのものを回しやすくする土台です。必要な資料がすぐ出てくる状態になると、処理スピードが上がり、確認や承認も滞りにくくなります。
あわせて、機密情報の扱いを整えることで、紛失や漏えいの不安も抑えられます。重要性を3つの視点で見ていきます。

文書を探す時間を削減し、業務生産性を高めるため

資料を探す時間は、積み重なるほど大きなロスになります。例えば見積書や契約書の所在が分からないと、担当者が探し回るだけでなく、確認待ちが発生して取引全体が遅れがちです。特に複数人が関わる業務では「誰が持っているか分からない」状態が生まれやすく、探す時間がそのまま停滞につながります。
保管場所が統一され、分類と命名が揃っていれば、担当者が変わっても同じ手順で見つけられるため、業務が止まりにくくなります。さらに検索のしやすさは「再利用のしやすさ」につながります。過去の提案書や稟議資料を参照できる状態が整うことで、作り直しが減り、品質も安定しやすくなります。結果として、文書管理を整えることが業務効率化の近道になります。

紛失・持ち出し・情報漏えいのリスクを下げるため

文書には、社員や取引先の個人情報、契約条件、価格、機密情報が含まれることがあります。紙の書類を机上に置きっぱなしにしたり、持ち出しルールが曖昧だったりすると、紛失や誤廃棄が起きやすくなります。電子メールの場合も、共有フォルダの権限が広すぎたり、送信時に宛先を誤ったりすると、情報漏えいのリスクが高まります。
事故を防ぐには、保管場所を決めるだけでは足りません。アクセスできる人の範囲、持ち出し・返却の手順、複製や持ち出しの可否、廃棄の方法まで含めてルール化する必要があります。運用が揃うことで「誰でも同じ扱いができる」状態になり、ヒヤリとする場面が減っていきます。安全に扱える仕組みがあるからこそ、安心して業務を進められます。

内部統制・コンプライアンス対応を整備するため

監査や取引先からの確認では、「必要な文書を、必要な期間、適切に保管しているか」が問われます。文書の所在が曖昧だと、提出に時間がかかり、確認のたびに現場の負担が増えがちです。保存期間や版の管理が揃っていれば、提出の正確さが上がり、説明もしやすくなります。
特に契約書や会計関係の書類は、後から条件や経緯を確認する場面が多いため、保管と検索の仕組みが重要になります。ルールを明文化し、運用を定着させることで、担当者が変わっても同じ水準で対応でき、組織としての強さにつながります。

文書の保存期間と「法定保存文書」の考え方

企業の文書には、法律で保存期間が定められているものが多くあります。定められた期間より早く廃棄すると問題になる場合があるため、文書の種類ごとに目安を押さえておくことが大切です。保存期間を軸に管理すると、保管スペースの圧迫も抑えやすくなります。次の見出しでは、保存期間が設けられる理由と、実務で迷いにくくする考え方を確認します。

企業文書の保存期間が定められている理由

保存期間が決められているのは、後から取引や手続きの正当性を確認できるようにするためです。税務や労務の確認、監査対応、訴訟などの場面では、当時の根拠となる文書が必要になります。文書が残っていなければ、事実関係の説明が難しくなり、余計な時間や負担が発生しがちです。
反対に、必要な文書が決められた期間きちんと保存されていれば、確認が早く終わり、関係者の不安も小さくなります。文書管理業務では「残すべきものを、残すべき期間だけ残す」判断が重要になります。保存期間を一覧で把握し、運用に落とし込むことで、迷いが減り、移管や廃棄の判断もスムーズになります。

永久保存すべき文書の代表例

永久保存が望ましい文書は、会社の根本に関わるものや、権利関係を証明する性質が強いものです。例えば定款は法人の基本ルールであり、改定履歴も含めて保管しておくと安心です。株主名簿や株主総会に関わる重要資料も、後から確認が必要になる場面があるため、長期保存が選ばれやすいです。官公庁からの許可・認可・通達など、事業継続に関わる文書も同様です。
特許証などの知的財産に関する資料、登記や訴訟に関する書類も、権利や経緯を示す根拠になり、後から必要になる可能性が高いです。法令で「永久」と明記されない場合でも、文書の性質を見て長期保存に振り分ける運用が現実的になります。

保存期間が定められている主な文書（文書種別ごとの目安）

保存期間が長めになりやすいのは、会社運営や会計・税務に直結する文書です。例えば会計帳簿、決算関係書類、取引に関する帳簿は、後日の確認や税務調査などに備える性質があるため、一定期間の保存が求められます。株主総会議事録や取締役会議事録なども、経営判断の経緯を示す重要資料として扱われます。
一方、労務関連の文書（労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・退職に関する資料など）や、労災・雇用保険、健康保険、厚生年金保険に関する手続き書類も、一定期間の保存が必要になります。保存期間は文書の種類や根拠法で異なるため、社内の「保存年限一覧」で対象を確定させたうえで運用することが大切になります。目安を押さえつつ、最終判断は一覧表に一本化すると迷いにくくなります。

法律で定めがない文書でも保存が必要なケース

法律に明確な保存期間が書かれていない文書でも、実務上は残しておいた方がよいものがあります。例えば採用に関する資料は個人情報が含まれるため、扱いを曖昧にすると事故につながりやすくなります。採用後の履歴書や応募書類は、連絡先や学歴、資格などが記載されており、情報管理の観点から適切な保管が求められます。
一方で、退職者や不採用者の応募書類を長く抱え続けると、漏えいリスクが高まります。返却の方針、保管する場合の期間、廃棄方法を社内ルールとして決めておくと安心です。また、取引の経緯が分かるメールや議事メモも、トラブル予防に役立つ場面があります。保存義務の有無だけで判断せず、「後から説明が必要になるか」と「保管することで増えるリスク」を見比べて決めることがポイントになります。

保存期間を管理するための実務ポイント

保存期間を守るには、担当者の記憶に頼らない仕組みが欠かせません。まず、文書の分類体系に保存年限の考え方を組み込み、文書名や箱ラベルで「いつまで残すか」が分かる状態を作ります。例えば年度・文書種別・案件名の並びが統一されると、移管や廃棄の対象を抽出しやすくなります。
次に、保管場所ごとに台帳を用意し、箱やファイルに棚番を付けると、紙の資料管理が安定します。電子文書も同様で、格納先とアクセス権限を決め、版管理のルールを設けることで「最新版が分からない」状態を防げます。廃棄は特に注意が必要なため、承認フローと安全な処理（溶解処理など）を整えることで、リスクが下がり運用が回りやすくなります。

文書管理の方法：紙の整理からデジタルツール活用まで解説

文書管理の方法は、紙で整えるやり方、デジタルで一元化するやり方、外部の仕組みを活用するやり方に分けて考えると整理しやすくなります。文書量や機密性、探す頻度に合う方法を選ぶことで、無理なく続けられます。まずは紙の運用から確認します。

【紙の文書管理】ファイリングシステムの種類と特徴

紙の文書管理では、分類と検索性が成否を分けます。ファイリングシステムは、文書を一定のルールで分類し、必要なときに迷わず取り出せるようにする考え方です。文書には「発生→伝達→活用→保管→保存→廃棄」という流れがあり、活用頻度に応じて置き場所や扱いを変えると、業務の手間が減っていきます。
例えば、頻繁に使う文書は部門内に、参照頻度が下がった文書は保管スペースへ移す運用にすると、机上が散らかりにくくなります。あわせて、表紙やタブの表記、並び順を統一しておくと、戻し間違いが減って探す時間も短くなります。紙の資料管理は地道ですが、ルールが揃うほど効果が見えやすくなります。

バーチカルファイリング

バーチカルファイリングは、文書を分類し、フォルダに挟み込んで縦置きで管理する方式です。案件別や取引先別など、カテゴリごとにフォルダを作り、見出しで内容が分かるようにしておくと検索性が高まります。紙が増えてもフォルダを追加するだけで拡張しやすく、少人数の部署でも取り入れやすい方法になります。
運用のポイントは、フォルダ命名と並び順を決めることです。例えば「年度_取引先_文書種別」のように揃えると、誰が見ても探し方が変わりません。担当者の交代があっても迷いにくくなるため、引き継ぎの負担が軽くなります。文書量が多い場合は、棚番とインデックスを連動させると、さらに探しやすくなります。

簿冊式ファイリング

簿冊式ファイリングは、バインダーや厚型ファイルに綴じて管理する方式です。議事録や申請書類など、時系列でまとまっている文書と相性がよく、閲覧の流れが分かりやすい点がメリットになります。背表紙に年度や文書名、保存年限を明記すると、探す時間が短くなり、移管や廃棄の判断もしやすくなります。
注意点は、綴じる単位が大きくなりすぎると差し替えが面倒になり、更新のたびに運用が崩れやすいことです。差し替えが多い文書は別方式に分け、簿冊式は「追記が少ない文書」に寄せると続けやすくなります。年度単位で揃える設計にすると、後からまとめて見直しやすくなります。

ボックスファイリング

ボックスファイリングは、フォルダを箱型のファイルボックスに収めて管理する方式です。フォルダを立てて収納できるため、取り出しやすく、棚の中でも見渡しやすい点が魅力になります。ボックスの外側にタイトルや年度、分類名を付け、棚番と連動させると所在がはっきりします。
文書が増えた場合もボックスを追加するだけで対応できるため、運用の拡張が容易です。タブ付きフォルダを使うと探す手間が減り、戻し間違いも防ぎやすくなります。反対に、分類ルールが曖昧だと「どの箱か分からない」状態になりやすいため、導入前に分類の軸を決めておくことがポイントになります。

【文書管理ツール】書類を一元管理するデジタル管理のメリット

文書管理ツールの良さは、紙と保管庫、社内の所在をまとめて把握しやすくなる点にあります。棚番や箱番号、入出庫履歴が見える化されると、探す時間が短くなり、担当者の経験差も出にくくなります。部署や役職ごとにアクセス範囲を制限できる仕組みがあれば、機密文書の管理も安定します。
申請や承認をツール上で完結させると、誰がいつ取り出したかが記録され、紛失リスクの抑制にもつながります。紙の書類をすべて電子化できない場合でも、所在情報が整うだけで運用はかなり楽になります。文書管理業務を軽くするには、保管と検索、入出庫の手間を同時に減らせるかどうかが判断ポイントになります。

【アウトソーシング】大量文書・機密文書の保管と廃棄を任せる方法

文書量が多い企業では、社内だけで保管・管理・廃棄まで完結させるのは負担が大きくなりがちです。特に機密文書は、保管場所の安全性だけでなく、取り扱い手順や廃棄方法まで含めて対策が必要になります。
外部の保管サービスや廃棄サービスを活用すると、保管スペースの削減だけでなく、安全な廃棄（溶解処理など）に取り組みやすくなります。入出庫を申請制にすることで、持ち出しの管理も丁寧になり、事故の予防につながります。社内の手間を減らしながら安全性を高めたい場合は、アウトソーシングが現実的な選択肢になります。運用ルールとセットで導入することで、効果が出やすくなります。

ペーパーレス化による文書管理業務の効率化

ペーパーレス化は紙を減らす取り組みですが、目的は保管コストの削減だけではありません。検索や共有が早くなり、資料管理の負担が減ることで、日々の業務が進めやすくなります。紙と電子が混在しやすい時期ほど、運用の決めごとが効果を左右します。

電子化を後押しする法律（e文書法／電子帳簿保存法）

文書の電子化を考えるうえで、法的な扱いを知っておくと安心です。いわゆるe-文書法（複数の法改正の総称）は、一定の要件を満たす場合に、法令で保存が求められる文書の一部を電子データで保存できる枠組みを整えたものです。電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存するためのルールを定めています。
重要なのは「電子にすれば何でも自由」という話ではなく、保存方法や検索性、改ざん防止などの要件が関わる点です。対象文書を見極め、運用で守れるルールを選ぶことで、無理なく進めやすくなります。まずは社内で扱う文書のうち、手続きが単純で効果が出やすいものから始めると、現場が混乱しにくくなります。

契約書・領収書の電子化がもたらすメリット

契約書や領収書を電子化できると、探す時間が減り、共有もしやすくなります。紙の契約書は保管場所が必要で、取り出しにも手間がかかりますが、電子化により検索性が上がるため、確認のたびに業務が止まりにくくなります。領収書も同様で、撮影や取り込みの手順が整うと、精算のスピードが上がり、提出漏れの不安が減っていきます。
さらに、印刷や郵送、保管の手間が減ることで、担当者の負担が軽くなります。取引先の同意や社内ルールの調整など、進め方には段階が必要ですが、まず社内文書から取り組むと、運用のコツがつかみやすくなります。結果として、ペーパーレス化は業務効率化にもつながります。

紙文書と電子文書を併用する際の注意点

移行期は紙と電子が混在しやすく、管理が複雑になりがちです。最も避けたいのは、同じ文書が紙と電子で二重に存在し、どちらが正式版か分からなくなる状態です。運用のポイントは、文書ごとに「原本扱いは紙か電子か（正式版はどちらか）」を決め、参照用のコピーが増えないようにすることです。
命名ルールや保管先の統一、版管理のルールを整えると、最新版が迷子になりにくくなります。紙の原本が必要な文書は保管庫へ移し、所在情報を台帳やツールで管理する方法も有効です。対象を段階的に増やし、現場が回る範囲で進めることで、無理なく定着します。

【もっと詳しく知りたい方へ】
ペーパーレス化全般についての記事は『社内文書をペーパーレス化するメリットとデメリット』
契約書の電子化についての記事は『【デジタル社会でペーパーレスに】契約書の電子化と電子契約のメリット・デメリット』
領収書の電子化についての記事は『社員のストレスフリーに。2017年から領収書がスマホで電子化できるってほんと？』

文書管理を効率化するための実務ポイント

文書管理を続けるには、完璧を目指すより「回る仕組み」を優先することが大切になります。迷いが出る場面を減らし、探す・戻す・捨てる判断を揃えると、資料管理の負担が軽くなります。
実務での主なポイントとして下記があげられます。

• ・文書の流れ（作成から廃棄）を決め、担当者ごとの判断差を減らす
• ・検索性を高めるために、分類と命名のルールを統一する
• ・保存期間とアクセス権限を合わせ、保管と安全性を両立する

それぞれ順番に解説していきます。

文書のライフサイクル（発生〜廃棄）の設計

文書は作って終わりではなく、活用され、保管され、最後は廃棄まで進みます。この流れを設計しておくと、文書管理業務が整理され、放置される資料が減りやすくなります。例えば、作成直後は共有しやすい場所に置き、一定期間が過ぎたら保管へ移す、といった移管のルールを決めると作業が習慣になります。
廃棄の判断は特に迷いやすいため、保存年限と承認フローをセットにしておくと安心です。紙の文書は箱単位で管理し、箱に「作成年度・分類・廃棄予定」を付けると、後から判断がしやすくなります。流れが整うことで、探す時間だけでなく、置きっぱなしの不安も減っていきます。

検索性・一覧性を高める運用ルールづくり

検索性は、ツールの有無よりも運用ルールで大きく変わります。まず、分類の軸を決めます。部門別、案件別、取引先別、年度別など、自社の探し方に合う軸を選ぶことがポイントです。次に、命名ルールを揃えます。例えば「年度_取引先_文書種別_案件名」のように並びを統一すると、一覧で見たときに迷いにくくなります。
版管理も重要で、最新版の置き場と更新手順を決めておくと、古い資料の参照を防ぎやすくなります。紙の場合も同じで、背表紙やタブの表記が揃うと探す時間が短くなります。小さなルールを積み重ねることで、誰でも扱いやすい資料管理になります。

保存期間とアクセス権限の適切な管理

文書管理では、保存期間と安全性を同時に扱う必要があります。個人情報や契約条件が含まれる文書は、誰でも見られる場所に置かない設計が大切になります。紙なら鍵付きの保管庫、入出庫の記録、持ち出しの申請と返却の確認がポイントです。電子メールなら、フォルダやシステムのアクセス権限を整え、部署や役割に応じて範囲を決めると安心です。
保存期間が過ぎた文書は、必要性を確認したうえで廃棄に回すと、保管コストが膨らみにくくなります。安全に捨てられる手段（溶解処理など）を確保しておくことで、廃棄のハードルが下がり、運用が回りやすくなります。

文書管理を改善したい企業におすすめのサービス

文書管理は社内だけでも進められますが、文書量が多い場合や機密性が高い場合は、仕組みを活用することで負担を抑えやすくなります。保管と検索、入出庫、廃棄までを一体で考えると、業務効率化と安全性の両立につながります。
現場の状況に合う選択肢を検討することがポイントになります。

「SHOKO（書類専用保管サービス）」で契約書・重要文書を安全管理

契約書などの重要文書は、保管スペースの確保だけでなく、取り出しや廃棄まで含めた運用が大切になります。社内で完結させようとすると、入力やファイリング、台帳更新などの手間が増えがちです。「SHOKO」のような書類専用の保管サービスを活用すると、オフィス内の保管スペースを抑えつつ、必要なときに取り出せる体制を作りやすくなります。
保管場所が明確になることで探す時間が減り、共有もしやすくなります。運用が整うため、文書管理業務の属人化も抑えやすくなります。契約書が増えて管理が追いつかない場合は、無理を抱え込まず、仕組みとして見直す選択肢になります。

「MAMORU ONE-文書管理」で保管庫と社内文書を一括管理

保管庫と社内の書類が別々に管理されていると、「どこにあるか」から確認が必要になり、時間がかかりがちです。「MAMORU ONE-文書管理」のように、棚番管理や入出庫申請、廃棄依頼までを一括で扱える仕組みがあると、管理の流れが揃いやすくなります。部署ごとのアクセス範囲を制限できる運用にすると、機密情報の管理も丁寧になります。
必要な文書が必要なタイミングで手に入る状態が整うため、探す手間が減り、業務の停滞を防ぎやすくなります。紙の資料管理を続けながら効率化を進めたい企業にとって、現実的な選択肢になります。

【お客様導入事例】文書管理の仕組み化で業務効率を大幅改善

複数拠点で大量の雇用契約書を管理しており、確認や取り寄せに時間がかかっていた企業様。

導入前の課題（文書管理）

全国に複数の拠点があり、雇用契約書などの重要書類は原本を保管庫で管理していたため、確認のたびにFAXやメールでのやり取り、原本の取り寄せが必要な状態。
どこに何が保管されているのか分かりにくく、検索にも時間がかかる状態だったため、担当者の負担が大きくなっていた。

文書管理の仕組み化による導入後の変化

契約書をPDF化し、管理システム上で一元管理することで、拠点間でのやり取りが大幅に削減。
加えて、閲覧権限を設定することで、必要な人だけがアクセスできる環境が整い、セキュリティ面の不安も軽減。

▼複数拠点での文書管理を、どうやって効率化した？

お客様事例詳細を見る ＞

まとめ | 文書管理の基礎を押さえて業務効率とリスク対策を強化しよう

文書管理は、文書や資料を探す時間を減らし、紛失や情報漏えいの不安を抑えるための土台になります。まずは対象範囲を定義し、分類と命名、保存期間の考え方を揃えることがポイントです。
紙のファイリングでも改善は可能ですが、文書量が多い場合や機密性が高い場合は、ツールや外部サービスを活用することで負担を抑えやすくなります。紙と電子が混在する場合は、正式版の扱いと版管理を決めることで混乱が減っていきます。小さなルールを積み重ねながら、運用に合う仕組みを選ぶことが業務効率化と安全性の両立につながります。

おすすめサービスはこちら