会社で扱う書類の保存期間が分からず、どの書類を残し、どの書類を廃棄してよいのか迷っていませんか。契約書や請求書、帳簿、人事労務関係の書類などは、種類によって保存期間が異なります。保存期間を把握しないまま保管を続けると、社内スペースを圧迫したり、必要な書類を探しにくくなったりする原因になります。
一方で、保存期間を過ぎたからといって、すぐに廃棄してよいとは限りません。法令上の保存義務だけでなく、取引先との契約、社内規程、将来の確認業務に必要かどうかも考える必要があります。
この記事では、主な書類の保存期間や保存方法、保存期間を過ぎた書類の廃棄方法を解説します。書類の保管ルールを見直したい企業や、保存期限後の廃棄タイミングに迷っている担当者は、ぜひ参考にしてください。

書類の保存期間を確認すべき理由

書類の保存期間を確認することは、単に保管場所を減らすためだけではありません。法令に沿って必要な書類を残し、不要になった書類を適切に廃棄することで、社内の書類管理を安定させられます。まずは、保存期間を把握しておくべき理由を見ていきましょう。

法令に沿った保管が必要なため

会社で扱う書類の中には、法律によって保存期間が定められているものがあります。会計帳簿や請求書、領収書、株主総会議事録、労働者名簿、賃金台帳などは、法定保存文書として一定期間の保存が必要です。
保存期間中に書類を廃棄してしまうと、税務調査や労務調査、取引先との確認が必要になった際に、必要な資料を提示できなくなります。結果として、社内対応に時間がかかったり、取引先や関係機関からの信頼に影響したりします。
保存期間は書類の種類によって異なるため、すべての書類を同じ期間で管理するのは現実的ではありません。まずは法令上の保存義務がある書類を確認し、社内ルールに反映することが重要です。

不要な書類の保管を減らすため

保存期間を決めないまま書類を保管し続けると、不要な書類が増え続けます。古い資料や確認頻度の低い書類が蓄積すると、キャビネットや倉庫のスペースを圧迫し、必要な書類を探す時間も長くなります。
保存期間を確認し、保管すべき書類と廃棄を検討できる書類を分けることで、社内の書類量を管理できます。特に、複数部署で書類を保管している会社では、全社で保存期間の考え方をそろえることで、書類管理のばらつきを減らせます。

廃棄時の判断ミスを防ぐため

保存期間を把握していないと、廃棄してよい書類と残すべき書類の判断があいまいになります。不要な書類を残し続けるだけでなく、必要な書類を誤って廃棄してしまう可能性もあります。
廃棄判断では、法定保存期間だけでなく、契約上の確認が必要か、取引先とのやり取りに使う可能性があるか、社内で再確認する場面があるかも見ておくことが重要です。保存期間が過ぎていても、すぐに廃棄しない方がよい書類もあります。
廃棄前に確認する流れを決めておくと、担当者だけの判断に頼らずに済みます。社内の管理部門や関係部署で確認する仕組みを作ることで、誤廃棄のリスクを抑えられます。

法定保存文書の主な保存期間一覧

法定保存文書は、書類の種類や根拠となる法律によって保存期間が異なります。すべての文書を細かく覚える必要はありませんが、実務で扱うことが多い書類は一覧で確認できるようにしておくと便利です。下記は主な書類の例であり、実際の運用では最新の法令や社内規程も確認してください。

永久保存が望ましい書類

法律で一律に「永久保存」と定められているわけではなくても、会社の根幹に関わる書類や権利関係の資料は、長期保存または永久保存が望ましい場合があります。会社の沿革や権利関係、重要な契約に関わる書類は、後から確認が必要になることがあります。
代表的な書類は次のとおりです。

永久保存が望ましい書類は、日常的に使う機会が少なくても、必要になったときに見つからないと大きな問題につながります。保管場所や管理責任者を決め、紛失や誤廃棄を防ぐ体制を整えておきましょう。

10年保存が必要な主な書類

10年保存が必要な書類には、会社法に関わる重要書類が多く含まれます。株主総会議事録や取締役会議事録、会計帳簿、計算書類などは、会社運営や会計処理を確認するために長期間保存が求められます。
主な例は次のとおりです。

10年保存の書類は、経営判断や会計処理の根拠となるものが中心です。保存期間が長いため、年度ごとに分類し、必要になった際に取り出せる状態を保つことが重要です。

7年保存が必要な主な書類

7年保存が必要な書類には、法人税や消費税などの税務に関わる帳簿・証憑類が多く含まれます。仕訳帳、総勘定元帳、請求書、領収書、契約書、見積書などは、日々の取引を証明する資料として保管が必要です。
主な例は次のとおりです。

法人の帳簿書類は、原則として事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。ただし、欠損金が生じた事業年度など、保存期間がより長くなるケースもあるため、経理担当者や税理士に確認しながら管理することが大切です。

5年・3年保存が必要な主な書類

5年または3年保存が必要な書類には、人事・労務関係の書類が多く含まれます。労働者名簿、賃金台帳、雇入れや退職に関する書類などは、労働基準法に基づいて保存が求められる重要な書類です。
労働基準法第109条に基づく労働関係書類は5年保存が原則ですが、経過措置として当分の間は3年保存とされています。今後の運用変更に備えたい場合は、社内ルールとして5年保存を前提に管理する方法もあります。

人事・労務関係の書類は、退職後や調査対応で必要になることがあります。保存期間だけでなく、起算日や書類の種類を確認し、社内で迷わないように管理方法を決めておきましょう。

その他の保存期間がある書類

業種や業務内容によっては、30年や40年など長期保存が必要な書類もあります。例えば、石綿や特定化学物質、放射線業務などに関する健康診断個人票や作業記録は、労働安全衛生関連の法令により長期間の保存が求められる場合があります。
一方で、産業廃棄物管理票、雇用保険の被保険者に関する書類、社会保険関係書類など、5年・4年・2年などの保存期間が定められている書類もあります。すべての会社で同じ書類を扱うわけではないため、自社の業務に関係するものを優先して確認しましょう。
特殊な業務に関わる書類や、保存期間の判断が難しい書類は、法務・労務・経理などの担当部署や専門家に確認することが大切です。古い一覧表だけをもとに判断すると、法改正や社内運用の変化に対応できないおそれがあります。

法定保存文書以外の保存期間の決め方

法定保存文書以外の書類は、会社ごとに保存期間を決める必要があります。すぐに廃棄できる書類もあれば、業務上の確認や取引先対応のために一定期間残した方がよい書類もあります。自社に合った保存ルールを作るために、判断の基準を確認しておきましょう。

業務上の利用頻度

法定保存文書以外の書類は、業務上どの程度使うかを基準に保存期間を決めると整理しやすくなります。頻繁に確認する書類はすぐに取り出せる場所に置き、ほとんど使わないものは別の保管場所へ移すなど、利用頻度に応じて保管方法を分けることが大切です。
例えば、現在進行中の案件に関する資料や、問い合わせ対応で参照する可能性がある資料は、一定期間残しておきます。一方で、同じ内容の電子データが残っている資料や、確認済みで再利用の可能性が低い書類は、廃棄候補として扱えます。
ただし、担当者だけで判断すると、後から別部署で必要になることもあります。廃棄前には関係部署へ確認し、利用頻度と必要性をあわせて判断しましょう。

取引先や社内ルールとの関係

法律で保存期間が定められていない書類でも、取引先との契約や社内規程で保存が必要になる場合があります。取引先から一定期間の保管を求められている書類や、社内監査で確認する資料は、法定保存文書でなくても慎重に扱う必要があります。
保存期間を決める際は、書類の内容だけでなく、どの業務や取引に関係するものかも確認しましょう。契約終了後もしばらく確認が必要な資料や、過去の判断根拠となる書類は、すぐに廃棄しない方がよいケースがあります。
社内ルールを作る場合は、部署ごとにばらばらの基準にしないことが重要です。全社で共通の考え方を決めたうえで、部署ごとの事情に合わせて例外を設けると、管理しやすくなります。

判断に迷う書類の一時保管

保存するか廃棄するか迷う書類は、すぐに処分せず、一時保管の期間を決めておく方法があります。一定期間内に使用しなかった場合は廃棄候補にする、関係部署へ確認してから処理するなど、判断を先延ばしにしすぎない仕組みを作ることが大切です。
一時保管する際は、「保留」とだけ書いて保管するのではなく、確認期限や担当部署を明確にしましょう。期限がないまま残してしまうと、結局不要な書類が増え続ける原因になります。
判断に迷う書類は、内容や重要度に応じて分類することも有効です。契約や権利関係に関わるもの、取引先との確認に使う可能性があるもの、個人情報を含むものは、慎重に扱う必要があります。

書類の保存方法

書類の保存方法は、紙で保存する方法と電子データで保存する方法に分けられます。実務ではどちらか一方に完全に切り替えるのではなく、書類の種類や利用頻度に応じて併用するケースもあります。それぞれの特徴を押さえ、自社に合った管理方法を考えましょう。

紙で保存する方法

紙で保存する方法は、原本をそのまま管理できる点が特徴です。契約書や押印済みの書類、原本確認が必要になる可能性がある資料などは、紙で保管する方が管理しやすい場合があります。
一方で、紙の書類は保管スペースが必要になり、量が増えるほど検索や取り出しに時間がかかります。キャビネットや倉庫に保管する場合は、年度別・部署別・書類種別などのルールを決めておかないと、必要な書類を探しにくくなります。
紙で保存する際は、湿気や汚損、紛失にも注意が必要です。長期保存が必要な書類は、保管場所やアクセス権限を決め、誰でも勝手に持ち出せないようにしておきましょう。

電子データで保存する方法

電子データで保存する方法は、検索しやすく、社内共有しやすい点がメリットです。紙の保管スペースを減らせ、必要な資料を画面上で確認できるため、日常業務の効率化にもつながります。
ただし、電子データで保存する場合は、ファイル名の付け方、保存場所、アクセス権限、バックアップなどのルールを決めておく必要があります。ルールがないまま保存すると、データが増えるほど探しにくくなり、紙の書類と同じように管理が煩雑になります。
電子帳簿保存法では、メールやシステム上で授受した請求書・領収書・契約書・見積書などの電子取引データについて、一定の要件に沿って電子データのまま保存する必要があります。一方で、紙で受け取った書類をすべて電子化しなければならないわけではありません。紙で保存する書類と電子データで保存する書類を分けて管理することが大切です。

紙と電子データを併用する方法

紙と電子データを併用する方法は、原本保管と業務効率化のバランスを取りたい場合に向いています。原本が必要な書類は紙で保管し、確認頻度が高い書類や社内共有が必要な書類は電子データで管理することで、無理なく運用できます。
併用する場合は、同じ書類が紙と電子データの両方に存在するため、どちらを正本として扱うのかを決めておくことが重要です。ルールがあいまいだと、古いデータを参照したり、必要な紙原本を誤って廃棄したりするおそれがあります。
紙と電子データを併用する際は、書類ごとの管理方針を一覧にしておくと便利です。保存形式、保存期間、保管場所、廃棄判断の担当者まで決めておけば、担当者が変わった場合でも管理の混乱を防げます。

保存期間を過ぎた書類の廃棄方法

保存期間を過ぎた書類は、ただ処分すればよいわけではありません。廃棄前に保存義務や社内での必要性を確認し、個人情報や機密情報を含む書類は安全な方法で処分する必要があります。誤廃棄や情報漏えいを防ぐために、廃棄時の流れを整えておきましょう。

廃棄前の確認事項

保存期間を過ぎた書類を廃棄する前に、まず本当に保管が不要かを確認しましょう。法定保存期間を過ぎていても、契約上の確認やトラブル対応、社内監査などで必要になる書類もあります。
廃棄前には、次のような点を確認しておくと安心です。

• ・法定保存期間を満たしているか
• ・取引先との契約上、追加で保管が必要ではないか
• ・社内規程で保存期間が定められていないか
• ・トラブル対応中や確認中の案件に関係していないか
• ・個人情報や機密情報が含まれていないか

廃棄判断を担当者だけに任せると、確認漏れが起きる可能性があります。関係部署の承認を取る流れを決めておくことで、誤って必要な書類を処分するリスクを抑えられます。

機密情報を含む書類の処分

個人情報や機密情報を含む書類は、通常の可燃ごみとして処分するのではなく、復元しにくい方法で廃棄する必要があります。顧客情報、従業員情報、契約内容、取引条件、社内資料などは、外部に漏れると大きな問題につながります。
社内で処分する場合は、シュレッダー処理などを行い、処分後に内容を読めない状態にしましょう。大量の書類を廃棄する場合や、機密性の高い書類を扱う場合は、専門業者に依頼する方法もあります。
外部業者へ依頼する際は、回収方法、処理方法、証明書の発行有無を確認しておくと安心です。廃棄の方法までルール化しておくことで、保存期間後の処理を安全に進められます。

廃棄記録の保管

書類を廃棄した場合は、いつ、どの書類を、どの方法で廃棄したのかを記録しておくことが大切です。廃棄記録がないと、後から書類の所在を確認された際に、保管中なのか廃棄済みなのか分からなくなります。
廃棄記録には、廃棄日、対象書類、保存期間、承認者、廃棄方法、委託先などを残しておくと管理しやすくなります。外部業者に依頼した場合は、廃棄証明書や溶解証明書などを保管しておくと、処理の証跡として役立ちます。
廃棄記録を残すことで、不要書類の処理状況を確認できます。保存期間後の廃棄まで含めて管理することで、書類の増えすぎや処分漏れを防げます。

書類の保存期間に合わせて保管・廃棄を管理する方法

書類の保存期間を把握しても、実際の保管や廃棄に反映できなければ管理は続きません。保存期間ごとに書類を分類し、保管場所や廃棄予定を見える形にしておくことが大切です。社内管理と外部サービスの活用を組み合わせる方法もあります。

保存期間ごとの管理表

書類を管理する際は、保存期間ごとの管理表を作成しておくと便利です。書類名、部署、保存期間、起算日、保管場所、廃棄予定日、担当者を一覧にしておくことで、どの書類をいつまで保管すべきか確認できます。
管理表に入れておきたい項目は、次のとおりです。

管理表を作成しておけば、担当者が変わった場合でも引き継ぎやすくなります。保存期限が近い書類を定期的に確認し、廃棄候補として整理することで、不要な書類をため込みにくくなります。

外部保管サービスの活用

社内スペースが足りない場合や、長期保存が必要な書類が多い場合は、外部保管サービスを活用する方法があります。使用頻度の低い書類を社外に預けることで、オフィス内の保管スペースを圧迫しにくくなります。
外部保管を利用する際は、書類を預ける前に保存期間や廃棄予定を整理しておくことが大切です。保存期間が分からないまま預けると、不要な書類を長期間保管し続けることになり、管理コストが増えます。
また、必要なときに取り出せるか、箱単位・書類単位で管理できるか、保存期限後の廃棄相談ができるかも確認しておきましょう。保存期間に合わせて保管と廃棄を管理したい場合は、外部保管を選択肢に入れると運用しやすくなります。

書類の保存期間に関するよくある質問（FAQ）

書類の保存期間の確認時によく寄せられる質問をまとめました。起算日の数え方や電子化後の原本の扱い、複数部署での管理など、疑問解消にご活用ください。

Q. 保存期間の起算日はいつから数えますか？

A. 書類の種類によって異なります。作成日、確定申告書の提出期限の翌日、契約終了日、帳簿閉鎖の時、賃金支払期日などが基準です。同じ保存年数でも起算日が違えば廃棄時期も変わるため、管理表に起算日も入れておきましょう。

Q. 紙の書類をスキャンして電子化すれば、原本は廃棄できますか？

A. 電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たした場合に限り、紙原本を廃棄できます。一方、電子取引で授受したデータは電子のまま保存が必要です。書類の受領方法で要件が異なるため、経理担当者や税理士に確認しましょう。

Q. 書類の保存期間を部署ごとに管理するのは難しいですか？

A. 担当者ごとに基準がばらつきやすくなります。全社共通の保存期間一覧や管理表を用意し、廃棄前の確認・承認フローを決めると、個人の判断に頼らない運用を作れます。保管量が多い場合は外部保管サービスでの一元化も有効です。

まとめ｜書類の保存期間を確認して保管・廃棄まで管理しよう

書類の保存期間は、書類の種類や根拠となる法律によって異なります。会計帳簿や取引関係書類、人事労務関係書類、議事録などは保存期間が定められているため、必要な期間を確認したうえで保管することが大切です。
保存期間を過ぎた書類でも、契約や社内規程、将来の確認業務に必要な場合はすぐに廃棄しない方がよいケースもあります。廃棄前の確認フローや廃棄記録の保管まで含めて管理体制を整えておきましょう。
書類の保存期間に合わせた保管や廃棄の管理に悩んでいる場合は、書類保管サービス ショコ（SHOKO）へお気軽にご相談ください。

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