近年、情報の取り扱いに関する世間の目は年々厳しくなっていることは周知のとおりでしょう。機密文書や機密情報を正しく取り扱っているかどうかは、企業にとって全社員が取り組むべき最優先課題といっても過言ではありません。そこで今回は、機密文書の定義や種類、情報漏えいを防ぐための管理・処分方法などについて解説します。管理における注意点も含めて解説しますので、参考にしてみてください。

機密文書とは？定義と基本的な考え方

機密文書について知るにあたっては、最初に定義や基本的な考え方について知る必要があります。
機密文書について、一般文書との違いや具体例なども含めながら解説します。

機密文書の定義

機密文書とは、漢字の通り「企業に関する極めて重要で秘密保持が必要な文書」のことです。さらに「関係者以外に漏えいすると、組織や企業に不利益を被る情報を含む文書」と定義付けることができます。

機密文書と一般文書の違い

機密文書と一般文書の主な違いは、秘密保持の必要性と、情報流出時の影響の大きさです。
機密文書は企業の利益や存続に関わる情報が含まれているので、秘密保持の必要性が非常に大きいです。一方で一般文書は、機密文書ほど厳格な秘密保持の必要性はありません。
機密文書の場合は、外部に情報が流出すると、企業に重大な損害を与える可能性があります。一般文書の場合は、機密文書ほどの損害になる可能性は低いとされています。

機密文書に該当する主な書類の例

機密文書に該当する書類としては、企業秘密に関する書類、取引に関する書類、個人情報に関する書類などが代表的です。具体的には、設計書や研究データ、契約書、顧客リストなどが該当します。
個人情報保護法や不正競争防止法など、情報の種類ごとに取り扱いルールが法律で定められています。

機密文書の3つの種類と特徴

機密文書は機密の度合いによって次の3種類に分類することができます。機密文書は重要度によって管理方法が異なりますが、まずは機密文書の分類について見ていきましょう。

極秘文書：経営戦略や特命プロジェクトなど

最も重要な機密文書であり、企業の経営や存続に直接的な影響を及ぼす可能性があります。
社内でも、経営層など閲覧できるのはごく一部の人に限定されています。
経営戦略や特命プロジェクト、未発表の新製品情報などが該当し、厳重なアクセス制限を必要とします。

秘文書：人事情報・重要契約書など

極秘文書に次いで、重要度が高い文書です。特定の部署やプロジェクトの担当者など、一部の人だけがアクセスできます。
人事情報や重要契約書などが該当し、関係者以外に漏れると事業への影響があります。

社外秘文書：営業資料・会議議事録など

極秘文書や秘文書と比較すると重要度は低い文書ですが、社外に漏れると不利益になる可能性があります。
営業資料や会議議事録などが該当し、社内でのみ共有される文書です。「相対的に重要度が低い」という位置づけなので、重要な文書であることに変わりはありません。

機密文書漏えいで起こるリスク

機密文書が漏えいすることで、会社としての信頼を失う、刑事事件や民事事件に発展する、といったリスクがあります。
以下で、漏洩することで起こるリスクについて詳しく見ていきましょう。

刑事責任・民事責任を問われる可能性

機密文書を漏えいさせてしまった場合、刑事責任や民事責任が問われる可能性があります。
例えば、不正競争防止法では、営業秘密の不正な取得・使用・開示を不正競争として禁止しています。営業秘密を侵害する行為は、10年以下の懲役または2000万円以下の罰金、あるいはその両方が課せられます。
民事上の、損害賠償責任を負う可能性もあります。例えば、従業員が個人情報を漏洩したことで他者の権利利益を侵害した場合は、第一次的にはその従業員が責任を負います。さらに事業者は、使用者責任または自らの不法行為者として、責任を負うことになります。

ブランド毀損・信頼失墜による企業ダメージ

機密文書の漏えいによって、企業のセキュリティ対策や従業員教育などの不備が疑われ、ブランド毀損や信頼の失墜につながるリスクがあります。
一度信頼を失ってしまうと、新規の取引や仕事の獲得が困難になるため、企業にとって非常に大きなダメージになります。

社内業務への影響とコスト増大

取引先の情報などが漏洩した場合、訴訟費用や罰金、規制当局からの制裁が発生する可能性もあります。
他にも、再発防止策にかかる費用など、復旧のために様々なコストがかかります。

機密文書を安全に管理・処分する方法

機密文書を安全に管理・処分するためには、デジタル情報や書類の取り扱いに十分注意する必要があります。
管理・処分の方法や注意すべきポイントについて、以下で解説します。

管理面で注意すべきポイント

管理においては、デジタルと物理の両面で注意が必要になります。
それぞれの管理において注意すべきポイントについて、チェックしておきましょう。

メール・SNSなどデジタル情報の扱い

メールやSNSはビジネスにおいても欠かせない存在となっているため、その分取り扱いには十分に注意しなければいけません。
SNSでは、従業員のプライベートな投稿が情報漏えいに発展するケースもあります。その投稿に悪意が無かったとしても、重要な情報の漏えいによって企業に損害を与える可能性があるのです。

書類やデバイスの持ち出し管理

書類やデバイスを社外に持ち出す場合は、盗難や紛失には厳重な警戒が必要です。
社外に持ち出さないことが一番の情報ろうえい対策になるのですが、どうしても持ち出さなければいけないタイミングもあると思います。その場合は、持ち出す際に記録を付けておくなど、社内でルールを設定しておくことが重要です。

安全な処理・廃棄の方法

安全に機密文書を処理・廃棄する方法としては、自社で行うか、外部委託サービスを利用するかのどちらかになります。
それぞれの方法について、以下で解説します。

シュレッダー・焼却・溶解処理の違い

シュレッダーでは、書類を物理的に細かく断裁します。他の方法と比較すると簡単に処分できますが、リサイクルは難しいという課題があります。焼却の場合は、資源として活用せずに完全に燃やして処理を行うため、リサイクルは行われません。溶解処理は、水などの液体で書類を溶かしてリサイクルする処理方法です。環境に優しく、復元が困難なのでセキュリティ対策としても有効です。

外部委託サービスを利用するメリット

外部委託サービスを利用することで、企業側は処理や廃棄に関する業務が不要になり、大量の書類を処分できるので、業務効率が向上します。また、専門業者に依頼することで、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。廃棄の終了後に発行される証明書は、廃棄の証拠として有効です。

おすすめの機密文書処理サービス

昨今では「機密文書を手軽に処理したいけれど、安全面や環境面にも配慮したい」といったニーズから、より高度なセキュリティ対策やリサイクルに対応した、利便性の高い機密文書処理サービスが注目を集めています。
今回はこの適切な機密文書処理に便利な、おすすめの機密文書処理サービスをご紹介します。

Smart保護（まもる）くん／株式会社日本パープル

株式会社日本パープルは1972年創業、機密抹消処理サービス業シェアナンバー1*を誇る老舗企業です（*矢野経済研究所調べ）。

安全・手軽に機密文書を処理できる仕組み

保護くんは、20,000以上の事務所で利用されており、多くの大手企業でも導入済。設置されたボックスに処分したい機密文書を投函するだけで、安全かつ手間をかけずに処理することができるサービスです。

リサイクル対応とCO2削減への取り組み

適格審査に合格しセキュリティ教育を受けた社員のみが文書回収を担当し、紙資源としてリサイクルを行っているほか、森林伐採抑止量やCO2排出抑止量の目安を記載した書類を、抹消処理証明書と合わせて発行することが可能です。

おすすめサービスはこちら

まとめ｜機密文書の正しい理解と安全な管理を徹底しよう

機密文書には、企業や取引先などに関する情報が含まれています。万が一情報が漏えいしてしまった場合、企業に大きなダメージを与えることになるので、適切な管理は機密文書における至上命題です。研修などを通じて、全従業員が機密文書に対して正しく理解する必要があります。
処理・廃棄においても、情報漏えいのリスクを意識する必要があります。安全で効率的な処理や廃棄を行いたい場合は、今回紹介した日本パープルの「Smart保護（まもる）くん」などの、機密文書処理サービスの利用をおすすめします。