オフィス移転やレイアウト変更、拠点縮小、フリーアドレス化などをきっかけに、使わなくなったデスクや椅子、キャビネット、ロッカーなどの置き場所に悩む企業は少なくありません。すぐに処分してしまうと、後から再利用したい場面で買い直しが必要になり、余計なコストが発生しかねません。

一方で、使わないオフィス家具や什器を社内に置き続けると、通路や収納スペースを圧迫し、作業効率や安全性に影響します。処分するか保管するかを判断するには、再利用の予定、保管期間、状態、保管コストを確認したうえで、自社に合う方法を選ぶことが大切です。

この記事では、使わないオフィス家具や什器を処分せずに保管する方法、保管前に確認したいポイント、外部保管サービスを活用する際の選び方を解説します。再利用できる資産を無駄にせず、オフィスをすっきり整えたい方は参考にしてください。

使わないオフィス家具や什器は処分せずに保管できる？

使わないオフィス家具や什器は、状態や今後の利用予定によって、処分せずに保管する選択肢があります。まずは、保管すべきものと処分を検討すべきものを分け、再利用の可能性や保管にかかる負担を確認しましょう。

再利用の予定がある家具は保管を検討する

デスク、椅子、キャビネット、ロッカー、会議テーブルなどは、部署変更や新拠点の開設、レイアウト変更で再び使う場合があります。短期間だけ使わない家具なら、すぐに処分せず一定期間保管しておく方が、結果的にコストを抑えられます。状態が良い家具や、同じ規格でそろえている什器は、追加購入の代替として活用できます。保管を判断する際は、再利用予定の有無だけでなく、使用時期や保管期間もあわせて確認しましょう。

破損や劣化がある家具は処分も含めて判断する

使わない家具であっても、すべてを保管すればよいわけではありません。脚がぐらつく椅子、天板に大きな傷があるデスク、鍵が壊れたキャビネットなどは、再利用時に修理費用がかかります。劣化が進んだ家具を保管すると、スペースや費用だけがかかり、結局使えないまま処分することになりかねません。保管前には、破損や汚れ、部品の欠損、素材の劣化を確認し、再利用できる状態かどうかを見極めましょう。

オフィス家具・備品の保管が必要になる主なケース

オフィス家具や備品の保管が必要になる場面は、移転時だけではありません。働き方の変化や拠点の見直し、収納スペース不足などによって、使わない家具や什器の置き場所が課題になります。代表的なケースを確認しておきましょう。

移転・レイアウト変更に伴う一時保管

オフィス移転やレイアウト変更では、新旧オフィスの利用時期が合わず、家具や什器を一時的に保管する必要が生じます。退去日と入居日がずれる場合や、内装工事の期間中に家具を置けない場合は、外部の保管場所を確保しておくと安心です。デスクや椅子、キャビネットを無理に社内へ詰め込むと、作業スペースが狭くなり、移転準備にも支障が出ます。一時保管を活用すれば、移転作業を進めながら家具を安全に管理できます。

拠点縮小・フリーアドレス化で余剰家具が出る場合

拠点縮小やフリーアドレス化を進めると、固定席で使っていたデスクや椅子、ロッカー、キャビネットが余ります。すぐに使わない家具でも、将来的に別拠点で使う予定がある場合や、採用拡大に備えて残したい場合は、処分せずに保管する選択肢があります。ただし、社内に置き続けるとオフィスの有効面積を圧迫します。再利用の可能性がある家具は外部保管を活用し、不要なものは処分するなど、保管と処分を分けて考えましょう。

収納スペース不足で備品管理が煩雑になっている場合

コピー用紙、文具、イベント用品、IT周辺機器、予備の椅子などは少しずつ増えていくため、気づくと収納棚やバックヤードを圧迫します。保管場所が分散すると、どこに何があるか分かりにくくなり、重複発注や探す手間が増えます。日常的に使う備品は社内で管理し、使用頻度の低い家具や什器は外部へ移すと、オフィス内をすっきり保てます。保管場所を分ければ、必要なものを見つけやすくなり、総務や管理部門の負担も減らせます。

オフィス家具・什器を処分せずに保管する方法

オフィス家具や什器を保管する方法には、社内保管、外部倉庫、トランクルーム、回収付きの保管サービスなどがあります。保管する量や期間、社内で対応できる作業範囲によって向いている方法が変わるため、特徴を比較して選びましょう。

社内スペースを利用して保管する

社内に空き部屋や収納棚があれば、オフィス家具や備品を自社内で保管できます。追加費用がかかりにくく、必要なときにすぐ取り出せる点がメリットです。少量の備品や短期間だけ置く家具なら、社内保管でも対応できます。ただし、保管量が増えると執務スペースや通路を圧迫します。安全面では、動線をふさがない配置や転倒防止も必要です。社内保管を選ぶ場合は、保管場所と管理担当を決め、不要なものが放置されないようにしましょう。

倉庫・ストレージを自社で借りる

社内に十分なスペースがない場合は、外部の倉庫やストレージを借りて家具や什器を保管します。まとまった量を保管できるため、移転や拠点統合で多くの家具が余った場合に向いています。長期保管にも対応しやすく、社内スペースを広く使える点も利点です。一方で、契約料に加えて搬入・搬出の手配、管理台帳の作成、鍵の管理などが必要になります。自社で運搬や在庫確認を行う体制があるかを確認したうえで利用しましょう。

法人向けトランクルームを活用する

法人向けトランクルームは、オフィス家具や備品、書類箱などを外部施設に預けられるサービスです。一般的な倉庫を借りるほどの量ではないものの、社内に置くとスペースを圧迫する場合に適しています。サービスによっては、保管物の一覧管理や出し入れの依頼に対応しており、社内で管理するよりも運用しやすくなります。移転やレイアウト変更に伴う一時保管、使わない什器の保管、書類箱の管理など、幅広い用途で検討できます。

回収・保管・出庫まで任せられるサービスを使う

家具や備品の運搬まで自社で対応するのが難しい場合は、回収から保管、出庫まで任せられるサービスが選択肢になります。担当者が車両を手配したり、倉庫まで荷物を運んだりする必要がないため、運搬作業を外部化できます。少人数でオフィス移転を進める企業や、拠点縮小で余った家具を一時的に保管したい企業に向いています。依頼前には、回収エリア、保管可能なサイズ、出庫までの日数を確認しておきましょう。

処分せずに保管する前に確認したいポイント

使わないオフィス家具や什器を保管する前には、再利用予定や状態、保管期間を確認する必要があります。保管すべきものを見極めずに預けると費用だけがかかるため、事前に確認項目をそろえておきましょう。

• ・再利用の予定があるか
• ・家具・什器のサイズと数量を把握しているか
• ・保管期間と出し入れ頻度が明確か
• ・破損や汚損などの状態を確認しているか
• ・保管コストと処分コストを比較しているか

上記を確認すると、保管するものと処分するものを分けられます。保管後の取り出しや再利用まで考え、無理なく管理できる方法を選びましょう。

再利用予定の有無

保管を判断するうえで、まず確認したいのが再利用の予定です。新拠点で使う、採用拡大に備えて残したい、イベントや一時的なプロジェクトで使う可能性がある家具は、処分せずに保管する価値があります。反対に、使用予定がなく状態も古い家具は、保管費用をかけるより処分を検討した方がよい場合もあります。再利用の時期が決まっていない場合は、一定期間ごとに見直すルールを設けると、不要な保管を防げます。

家具・什器のサイズと数量

保管する家具や什器のサイズと数量は、保管先選びに直結します。デスク、会議テーブル、ロッカー、キャビネットなどは、幅・奥行・高さを測っておきましょう。サイズが分からないまま相談すると、必要なスペースや保管可否を判断しにくくなります。椅子や小型備品は、数量を一覧化し、同じ種類ごとにまとめると管理が簡単です。写真を添えて記録しておくと、保管後にどの家具を預けたか確認しやすくなります。

保管期間と出し入れ頻度

保管では、どれくらいの期間預けるのか、どの程度出し入れするのかを確認しておきましょう。移転や工事に伴う一時保管なら、数日から数週間の利用になることもあります。一方、拠点縮小やフリーアドレス化に伴う余剰家具は、数ヶ月以上保管する場合もあります。頻繁に取り出すものは、出庫依頼の方法や費用も確認しましょう。保管期間と出し入れ頻度を押さえておけば、費用の見通しも立てやすくなります。

破損・汚損などの状態

保管前には、家具や什器の状態を確認しましょう。傷、汚れ、破損、部品の欠損があるものは、保管後に再利用できないことがあります。状態が悪い家具を長期間保管すると、保管料が負担になります。木製家具は湿気、布製の椅子は汚れやにおい、金属製の什器はサビにも注意が必要です。写真を撮って状態を記録しておけば、保管中や出庫後の確認にも役立ちます。再利用できる状態かどうかを見てから、保管するものを選びましょう。

保管コストと処分コスト

処分せずに保管する場合は、保管料だけでなく、回収費、搬入費、出庫費、再配送費なども含めて確認しましょう。家具を処分する場合にも、廃棄費用や買い直し費用が発生します。状態が良く再利用の予定がある家具は、保管した方が結果的に費用を抑えられます。反対に、使う予定がない家具を長く保管すると、処分するより負担が大きくなる場合もあります。保管期間と再利用の予定をもとに、総額で比較しましょう。

オフィス家具・備品保管に法人専用宅配型トランクルーム ストックマモル（Stock MAMORU）が向いている理由

ストックマモルは、法人向けの宅配型トランクルームとして、オフィス家具や備品の回収・保管・出庫をまとめて相談できるサービスです。社内で運搬や管理に人手をかけにくい企業でも、保管業務を外部化できます。

回収・搬入・搬出までまとめて任せられる

ストックマモルでは、家具や備品の回収から保管、必要なタイミングでの搬出まで相談できます。自社で車両を手配したり、倉庫まで運び込んだりする必要がないため、移転やレイアウト変更時の作業負担を減らせます。総務担当者が限られている企業や、通常業務と並行して保管作業を進める企業にとって、運搬まで任せられる点は大きな利点です。保管前に荷物の種類や数量を共有しておけば、当日の回収もスムーズです。

写真付き管理で保管物を確認できる

オフィス家具や備品を外部に預けると、何をどこに預けたか分からなくなることがあります。ストックマモルでは保管物を写真付きで確認できるため、社内にいながら預けた荷物を把握できます。箱に入れた備品や複数の什器を管理する場合でも、画面上で確認できれば、社内での問い合わせ対応や出庫依頼がスムーズです。担当者が変わっても、写真や管理情報が残るため、保管物の引き継ぎも容易です。

温度・湿度に配慮した環境で保管できる

オフィス家具や備品の中には、湿気や温度変化の影響を受けやすいものがあります。木製家具、布製の椅子、紙書類、販促物、電子機器などは、保管環境によって劣化や汚れが進みます。ストックマモルは保管環境に配慮した施設で荷物を預けられるため、社内の空きスペースや簡易倉庫に置き続けるより、状態を管理しやすくなります。長期間保管する場合は、保管物の素材や状態に合う環境かを事前に確認しておきましょう。

不要になった備品の処分も相談できる

保管していた家具や備品は、時間が経つうちに不要になることがあります。ストックマモルでは、保管だけでなく不要になった備品の処分についても相談できます。保管中にやはり使わないと判断したものを処分できれば、余計な保管スペースや費用を減らせます。オフィス移転や拠点縮小では、保管するものと処分するものの判断が後から変わることも少なくありません。保管と処分の両方を相談できるサービスなら、状況に合わせた運用ができます。

まとめ｜使わないオフィス家具や什器は保管方法を見極めよう

使わないオフィス家具や什器は、すぐに処分するのではなく、再利用の予定や状態、保管期間を確認したうえで判断することが大切です。状態が良く、今後使う可能性がある家具は、外部保管を活用することで資産として残せます。一方で、破損や劣化があるもの、使用予定がないものは、保管費用が負担になることもあります。社内スペース、倉庫、法人向けトランクルームなど、保管方法ごとの特徴を比較し、自社の運用に合う方法を選びましょう。ストックマモルは、オフィス家具や備品の回収・保管・出庫まで相談できるため、処分せずに再利用したい企業にとって検討しやすい選択肢です。

オフィス家具や什器の保管のよくある質問

オフィス家具や什器を保管する際は、処分との判断、トランクルームの利用可否、準備すべき情報などで迷うことがあります。よくある疑問を一問一答形式でまとめたので、保管方法を検討する際の参考にしてください。

使わないオフィス家具は処分せずに保管した方がよいですか？

再利用の予定がある家具や状態の良い什器は、処分せずに保管する選択肢があります。使用予定がないものや破損があるものは、保管費用と処分費用を比べて判断しましょう。

オフィス家具や什器はトランクルームに預けられますか？

条件を満たすオフィス家具や什器であれば、トランクルームや法人向け保管サービスに預けられます。サイズ、重量、形状によって対応可否が変わるため、寸法と数量を確認してから相談しましょう。

保管前に何を準備すればよいですか？

家具や什器の数量、サイズ、状態、保管したい期間、出し入れの予定を確認しておきましょう。写真や一覧表があると、見積もりや保管可否の確認が進めやすくなります。

保管と処分はどちらを選ぶべきですか？

再利用する予定があり状態も良い家具は保管が向いています。使う予定がなく、修理や清掃に費用がかかる家具は処分も検討しましょう。保管料と買い直し費用を比べると判断しやすくなります。