イベントや展示会、販促キャンペーンなどで使用する備品の管理にお困りではありませんか。
パネルや什器、テーブル・椅子などの備品は使用頻度が低い一方でかさばりやすく、オフィスや倉庫のスペースを圧迫しがちです。
「次のイベントまで一時的に保管したい」「オフィス移転や縮小で備品の置き場所がなくなった」「備品管理をもっと効率化したい」と感じている企業担当者の方も多いでしょう。
そのような課題を解決する方法として注目されているのが、必要な期間だけ備品を預けられるトランクルーム（レンタル倉庫）サービスです。家具やイベント備品をまとめて預けられるため、オフィスの空間を有効活用でき、管理の手間やコスト削減にもつながります。
本記事では、イベント備品の管理方法や効率化のポイントを解説するとともに、家具の預かりにも対応したおすすめのトランクルームサービス4社を厳選してご紹介します。
イベント備品の保管方法を見直したい方や、レンタル倉庫の利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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イベント備品の管理が煩雑になりやすい理由とよくある課題

イベント備品は日常業務で頻繁に使うものではないため、後回しにされやすい管理対象です。その結果、気づかないうちに保管や把握があいまいになり、イベント直前になって慌てるケースも少なくありません。ここでは、多くの企業で起こりがちな課題を整理します。

保管場所が分散し、担当者しか把握できない状態になりやすい

イベント備品はオフィスの空きスペース、会議室の棚、外部倉庫など、空いている場所にその都度置かれがちです。明確な保管ルールがないまま運用を続けていると、「どこに何があるか」を把握しているのが特定の担当者だけ、という状態になってしまいます。
このような属人化が進むと、担当者の不在時に備品を探せなかったり、引き継ぎがうまくいかなかったりと、業務全体に影響が及びます。結果として、備品があるにもかかわらず再購入してしまうなど、コスト面のロスも発生します。

搬出入のたびに「何がどこにあるか」が崩れてしまう

展示会やイベントの前後は、備品の搬出入が集中します。急いで準備や撤収を行う中で、仮置きしたまま戻し忘れたり、別の場所に収納してしまったりすることも珍しくありません。
一度保管場所のルールが崩れると、次回以降の準備時に「以前はあったはずの備品が見つからない」といった状況が起こりやすくなります。この積み重ねが、管理の煩雑さをさらに加速させる要因となります。

破損・紛失・期限切れ（消耗品）のリスクが積み上がる

イベント備品の中には、パネルや什器のように破損しやすいものや、ノベルティ・印刷物といった消耗品も含まれます。管理が行き届いていないと、破損に気づかないまま保管されていたり、使用期限を過ぎた備品をイベント直前に発見したりすることがあります。
こうしたトラブルは、当日の運営に支障をきたすだけでなく、余計な再発注や緊急対応につながりやすいため、早い段階での対策が重要です。

イベント備品の管理方法は「台帳・ルール・動線」で整える

煩雑になりがちなイベント備品の管理は、仕組みを整えることで大きく改善できます。ポイントとなるのは、「何があるかを見える化する台帳」「人によるバラつきを抑えるルール」「探し回らなくて済む保管動線」の3つです。

まずは備品管理台帳を作り、探す時間を減らす

最初に取り組みたいのが、備品管理台帳の作成です。紙でもデータでも構いませんが、「どんな備品が、どこに、どれくらいあるのか」がひと目で分かる状態を目指します。
台帳があることで、イベント準備のたびに倉庫やオフィスを探し回る必要がなくなり、準備時間の短縮につながります。また、過去の利用状況を振り返ることで、不要な備品の整理や購入判断もしやすくなります。

台帳に入れたい項目例（カテゴリ/保管場所/数量/状態/最終利用日など）

備品管理台帳には、最低限以下のような情報を入れておくと実用的です。

• ・備品名・カテゴリ（パネル、什器、消耗品など）
• ・保管場所（棚番号や倉庫名まで具体的に）
• ・数量
• ・状態（良好・要修理・廃棄予定など）
• ・最終利用日・次回利用予定

すべてを完璧に管理しようとせず、まずは「探す手間を減らす」ことを目的に、運用しやすい内容から始めるのがポイントです。

持出・返却のルールを決め、棚卸の手間を抑える

台帳を作っても、運用ルールが曖昧だとすぐに情報がずれてしまいます。そこで重要になるのが、持ち出しや返却時のルール化です。
例えば、「イベント終了後は必ず台帳を更新する」「返却時に状態を確認する」といったシンプルな決まりを設けるだけでも、棚卸の負担は大きく減ります。誰が担当しても同じ流れで管理できるようにしておくことが、長期的な効率化につながります。

保管場所の定位置化とラベリングで属人化を防ぐ

備品ごとに保管場所を固定し、棚や箱にラベルを付けることで、属人化を防ぎやすくなります。「よく使う備品は手前」「大型什器は同じエリアにまとめる」など、動線を意識した配置にすると、準備や片付けもスムーズです。
定位置と台帳の情報が連動していれば、担当者が変わっても迷わず備品を扱える環境が整います。

効率化のコツ：展示会・イベント前後で抜け漏れを減らす

イベント備品の管理は、日常よりも「イベント前後」の動きが重要になります。このタイミングでの抜け漏れを減らすことで、次回以降の準備が格段に楽になります。

準備チェックリストをテンプレ化し、毎回ゼロから作らない

イベント準備のたびにチェックリストを作り直していると、記載漏れが起こりやすくなります。過去のイベントをもとに、共通で使えるテンプレートを用意しておくと便利です。
テンプレート化することで、担当者が変わっても一定の品質で準備が進み、直前のトラブルを防ぎやすくなります。

消耗品・印刷物・ノベルティは「予備＋発注目安」を決める

消耗品やノベルティは、余裕をもって管理しておかないと不足しがちです。あらかじめ「最低在庫数」や「この数量を切ったら発注する」といった目安を決めておくことで、急な追加発注を避けられます。
台帳と合わせて管理することで、在庫状況の把握がしやすくなり、無駄なコストも抑えられます。

破損しやすい備品は点検タイミングを固定して管理する

パネルや什器などの破損しやすい備品は、イベント終了後や返却時など、点検のタイミングをあらかじめ決めておくことが大切です。定期的に状態を確認することで、次回使用時のトラブルを未然に防げます。
点検結果を台帳に反映させておけば、修理や買い替えの判断もしやすくなり、備品管理全体の精度が高まります。

社内保管が限界なら、外部保管サービスで管理負担を軽くする

イベント備品の管理方法を見直しても、物理的なスペース不足はすぐに解決できないケースもあります。特にオフィスの縮小や働き方の変化により、社内に十分な保管場所を確保できなくなっている企業も増えています。
そのような場合は、無理に社内で抱え込まず、外部保管サービス（トランクルーム・レンタル倉庫）を活用することで、管理負担そのものを軽くする選択肢も検討しましょう。

外部保管が向いているケース（オフィス縮小/開催頻度/物量）

次のような状況に当てはまる場合は、検討する価値があります。
例えば、オフィス移転や縮小により、備品置き場が確保できなくなったケースです。イベント備品は一時的にしか使わないにもかかわらず、常にスペースを占有してしまいます。また、イベントや展示会の開催頻度が年に数回程度の場合、社内で長期間保管するメリットは小さくなります。
さらに、什器やパネル、家具など物量が多く、出し入れのたびに大きな作業が発生している場合も外部保管と相性が良いと言えます。必要なときだけ取り出せる環境を整えることで、社内業務への影響を最小限に抑えられます。

トランクルーム選定で確認したいポイント

外部保管サービスを選ぶ際は、単に「空いているスペースを借りる」という視点だけでなく、イベント備品の管理を効率化できるかどうかを基準に考えることが重要です。
ここでは、法人利用で特に確認しておきたいポイントを解説します。

サイズ・物量（パレット/コンテナ/箱単位など）

トランクルームサービスは、業者ごとに対応できる備品のサイズや物量が異なります。畳数単位のスペース貸し、コンテナ単位、箱単位での保管など、契約形態もさまざまです。
預けたいイベント備品がパネルや什器など大型の場合は、高さ制限や搬入方法も含めて確認が必要になります。あらかじめ備品のサイズと数量を洗い出し、それに適した保管形式を選ぶことで、無駄なコストや使いづらさを防げます。

保管期間と費用（初期費用、最低利用期間、入出庫料）

トランクルームの利用期間は、短期利用が可能なサービスから、長期保管で割安になるプランまで幅があります。ただし、月額料金だけを見て判断するのは注意が必要です。
初期費用や事務手数料、最低利用期間の縛り、入出庫ごとの料金など、トータルでいくらかかるのかを事前に把握しておくことが大切です。イベントの開催頻度や利用期間に合った料金体系かどうかを確認しましょう。

セキュリティと補償（入退室管理、有人/機械警備、保険）

法人でイベント備品を預ける場合、セキュリティ面の確認は欠かせません。料金の安さだけで選んでしまうと、万が一の紛失や破損時に十分な補償が受けられない可能性があります。
保管庫が24時間体制で管理されているか、入退室時の記録が残る仕組みになっているか、有人または機械警備が導入されているかなどをチェックしておくと安心です。あわせて、保険や補償内容も確認しておくとリスクを抑えられます。

配送対応（会場直送、複数拠点、梱包・集荷、回収）

イベントや展示会が毎回異なる会場で開催される場合、配送対応の有無は使い勝手を大きく左右します。保管場所から会場へ直接配送できるサービスであれば、社内での積み込み作業や中継作業を減らせます。
また、複数拠点への配送、梱包や集荷、イベント終了後の回収まで対応しているかどうかも確認ポイントです。これらが整っていれば、イベント前後の業務負担を大幅に軽減できます。

台帳化・Web管理の有無（棚卸、検索、履歴）

最近では、預けた備品をWeb上で台帳管理できるトランクルームサービスも増えています。備品の一覧表示や検索、入出庫履歴の確認ができるため、社内での備品管理台帳と連携しやすくなります。
棚卸や在庫確認の手間を減らしたい場合は、保管＋管理まで一体化できるサービスかどうかを重視すると良いでしょう。

おすすめのイベント備品保管サービス

今回はおすすめの法人向け保管サービスを4つご紹介します。

Stock MAMORU（日本パープル）

日本パープルが提供するセキュリティ保管や配送代行、さらには廃棄にも対応した一気通貫のサービス。これまでに大手企業を含む700社との取引実績があり、搬入・搬出から配送、処分まで一社完結で提供しています。

押入れ産業の法人向けサービス（押入れ産業）

1987年創業。全国148拠点で事業を展開しており、一般顧客を含めると北海道から九州まで延べ40万人が利用。屋内型、屋外型、セキュリティ重視型など預ける備品の量・種類に合わせプランを選べるのが特徴です。

Day 倉庫（月島倉庫）

1946年創業、物流産業のプロ「月島倉庫」が運営する保管サービス。1日単位、荷物1個からインターネットで依頼することができます。備品の中でも布団や衣類に特化したプランがあり、アパレル関連の企業におすすめです。

soucoの法人向けトランクルーム（souco）

シンプルな料金体系と最短1日から可能というスピーディな契約が可能な「短期利用特化型」法人向けトランクルーム。全国約1,800拠点の倉庫ネットワークを活用し、依頼時に空いている屋内倉庫を案内する仕組みです。

外部保管を前提に、社内の運用を崩さないための整理ポイント

トランクルームなどの外部保管サービスを導入すると、物理的なスペース問題は解消されやすくなります。しかし、運用ルールが曖昧なままだと、「結局どこに何を頼めばいいのか分からない」「依頼が属人化する」といった別の課題が生じがちです。
外部保管をうまく活用するためには、社内側の整理とルール作りが欠かせません。

「誰が・いつ・何を」依頼するかを決めて迷いを減らす

外部保管を導入した後に起こりやすいのが、「誰が出庫や配送を依頼するのか分からない」という混乱です。イベント直前になってから担当者を探す状況は、かえって業務効率を下げてしまいます。
そこで、出庫や回収の依頼については、あらかじめ以下の点を明確にしておくことが重要です。
例えば、依頼の窓口を一本化するのか、イベント担当者ごとに依頼してよいのか、いつまでに依頼すれば間に合うのか、といった基本ルールを決めておきます。
「誰が・いつ・何を」依頼するのかが整理されていれば、担当者が変わっても迷いが生じにくくなり、外部保管をスムーズに活用できます。

イベント備品のカテゴリ設計で、探す・増えるを防ぐ

外部保管に預けることで、「とりあえず全部倉庫に入れておく」という状態になりがちですが、カテゴリ設計をしておかないと管理が雑になりやすくなります。結果として、備品を探しづらくなったり、同じ用途の備品が増え続けたりする原因になります。
例えば、「展示用什器」「装飾・演出」「消耗品」「ノベルティ」といった大枠のカテゴリを決め、その中でさらに用途別に整理しておくと、必要な備品を見つけやすくなります。
カテゴリが明確であれば、「すでにあるものを使うか」「新たに用意するか」の判断もしやすくなり、無駄な増加を防げます。
社内の備品管理台帳と、外部保管サービスの管理画面を同じカテゴリ構成にしておくと、運用のズレも起きにくくなります。

定期棚卸の頻度を決め、現場の負担を増やしすぎない

外部保管を利用しているからといって、棚卸をまったくしないのはリスクがあります。一方で、頻繁に確認作業を行うと、現場の負担が増えてしまいます。
そのため、「年に1回」「大型イベント後のみ」「繁忙期前にまとめて」など、無理のない棚卸頻度をあらかじめ決めておくことが大切です。
特に破損しやすい備品や消耗品については、イベント終了後のタイミングで状態確認を行うなど、運用に組み込みやすい形にすると継続しやすくなります。
棚卸を「特別な作業」にせず、通常業務の延長として扱えるように設計することで、外部保管を前提とした備品管理が安定します。

【お客様導入事例】Stock MAMORUでイベント備品の管理と再利用が進んだ事例

イベントや展示会で使用する装飾物・備品の保管場所や管理方法に課題を感じていた企業様。

導入前の課題（イベント備品管理）

イベント終了後の備品を社内や外部倉庫に分散して保管しており、「どこに何があるのか分からない」「一度使った備品を再利用できない」といった状況。

Stock MAMORU導入後の変化

導入後は使用頻度の低い備品を外部で一括保管することで、社内スペースを有効活用。
必要なタイミングで指定場所へ配送できるため、再利用が進み、制作・購入コストの削減と準備工数の軽減を実現。

▼「保管」と「再活用」をどう両立した？

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まとめ | イベント備品は管理フローを整え、必要に応じて外部保管で効率化する

イベント備品の管理は、放置していると属人化や把握漏れが起こりやすく、イベント直前の混乱や無駄なコストにつながります。一方で、備品管理台帳の整備やルール作り、保管動線の見直しといった基本を押さえるだけでも、日々の管理負担は大きく軽減できます。
まずは社内で「何が、どこに、どれくらいあるのか」を見える化し、持出・返却の流れやカテゴリ設計を整えることが重要です。これにより、探す時間や判断の迷いが減り、イベント準備の効率が安定します。
それでも、オフィススペースや物量の問題で社内保管が難しい場合は、トランクルームなどの外部保管サービスを活用するのが有効です。保管場所を外に出すことで、物理的な制約から解放されるだけでなく、配送対応やWeb管理といった機能を取り入れることで、管理全体をさらに効率化できます。
大切なのは、「社内で抱え込むか、外部に任せるか」の二択ではなく、管理フローを整えたうえで、必要な部分だけ外部保管を使うという考え方です。自社のイベント開催頻度や備品量に合わせた最適な管理方法を選び、無理のない運用を続けていきましょう。
イベント備品の管理を見直すことは、単なる整理整頓ではなく、イベント運営全体の質を高めることにもつながります。この機会に、自社に合った管理体制を検討してみてください。

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