「データで未来をつなぐ」
株式会社ニューテック様は、NASやサーバ、バックアップストレージといったデータストレージ関連の製品・ソリューションを提供する企業です。2000年以降はストレージに軸足を置き、ストレージ製品の開発から販売、保守までを一貫して自社でまかなうストレージ専業メーカーとして現在に至ります。
今回は、契約管理DX「ConPass（コンパス）」の導入に至った背景、導入後の効果などについて話を伺った。
導入商品・サービス
- 契約書管理 ConPass
保管スペースの圧迫と検索性の低さ。属人化するExcel管理にも課題感
島田様：
以前は契約書をすべて紙で管理していたため、増え続ける書類で社内の保管スペースが圧迫されていました。また、他部署から閲覧依頼があった際に、膨大なファイルの中から探し出すのに非常に手間と時間がかかっていたのが大きな課題でした。
島田様：
はい。管理台帳は契約書の種別ごとに作成していましたが、担当者によって分類の仕方が異なったり、入力の精度にばらつきがあったりと、属人化してしまっている点に問題を感じていました。本当は管理項目を増やして契約内容をより詳細に把握したかったのですが、入力の手間を考えると、最低限の項目で運用せざるを得ない状況でした。
保管スペースを創出しつつ、契約書検索の効率化を実現
島田様：
紙の契約書をスキャンしてデータ化していただいたことで、まず保管スペースの問題が解消に向かっています。何より、検索性が格段に向上した効果は大きいですね。以前は担当者がいないと対応できなかった閲覧依頼にも、PCからすぐに検索して対応できるようになり、業務が非常にスムーズになりました。Excelへの入力も不要になり、創出できた時間で本来やるべき業務に集中できるようになったと感じています。
安心感とシステムの使いやすさが決め手
島田様：
以前から書類保管サービス「SHOKO」を利用しており、セキュリティ面の高さを信頼していましたので、機密情報である契約書を預けるにあたっても安心感がありました。また、検討段階で営業担当やカスタマーサクセス担当の方とやりとりをしましたが、皆様のレスポンスが非常に速く、導入までスムーズに進められたことも大きな決め手です。システム自体がシンプルで使いやすい点も、課題を解決できると確信できたポイントでした。
島田様：
今後は、現在利用しているクラウドサインと連携させて、電子契約で締結したものと、紙をデータ化した契約書の両方をConPassで一元管理できる状態を目指したいです。そうなれば、契約業務全体がさらに効率化できると期待しています。
