暮らしのカタチをつくる
auコマース＆ライフ株式会社様はDeNAショッピングとauショッピングモールを統合してできた総合ショッピングモール「au Wowma!（エーユーワウマ）」を運営していたKDDIコマースフォワード株式会社と、プレミアム・タイムセールサイト「LUXA」を運営していた株式会社ルクサが2019年4月1日に合併して今の形に。
「暮らしのカタチをつくる」をミッションとして掲げ、EC事業で利便性だけでなく体験価値を提供している。
導入商品・サービス
- MAMORU ONE文書管理システム
会社合併前から課題だった契約書の管理
－－契約書管理はどういったきっかけではじめようと考えたのでしょうか。
戸塚様：
当初、契約書がほとんど電子化されていない状態でした。電子化されていたとしても、保管場所は社内の共有フォルダで管理台帳はエクセルというように、保存場所と保管項目が別々になっていたので、なんとか一緒にできないかと。
また、社内で契約書を物理的に保管するスペースの確保ができなくなり、倉庫に移す事も考えましたが、時間も手間もお金もかかってしまう。
そこで一括で管理して、保管と閲覧の両方が可能な「MAMORU ONE」の利用を検討しました。
－－そのほか、導入前に抱えていた課題について教えてください。
戸塚様：
誰かが操作を誤って契約書のデータを消してしまい、原本も他のファイルに紛れるというケースが多々ありました。かといって一元化して法務しか触れない場所に保管という選択肢は当時の組織構成では考えられませんでした。あとは、契約書の台帳が有効期限や更新期間を探知する作りになっていなかったので、それを把握するための整理もできていませんでした。
当初は、2019年4月に合併を控えており、両社でお互いにアクセスするネットワークが異なり、相互に確認するのが容易ではありませんでした。一方の会社に属していた人が他方の会社の人に書面の内容を聞かないといけないなど不便が多く、ログが取れないため、データを消してしまったとしても誰がいつ消したかわからない状態でした。
そもそも契約書があったのかさえ分からなくなってしまうような課題が山積でした。
－－事業部から「あの契約書どうなっていた？」などの質問がきたときに、探す手間がかかるなどの悩みはありましたか？
戸塚様：
保管場所を把握していたものの、各項目別に分けられたわけではなく、ひとつのボックスの中に契約書のPDFがドンッと入っている状態でした。その契約書がどういう内容なのかは開いてみないとわからず、圧倒的に不便でしたね。
会社合併の準備にあたって、契約の重複や契約継承などを確認する必要があり、すべての契約書を見なければなりませんでした。契約書がバラバラに保管されていて、どれが新しくてどれが古いのか追えず、時間も手間もかかるという悩みはありましたね。
MAMORU ONEを選んだ理由は「信用度」
－－今回、複雑な管理体制を解消するために、弊社のサービスを利用する決め手はなんだったのでしょうか？
戸塚様：
「MAMROU ONE」の信用度です。もともと会員管理の事業部で「文書廃棄サービス 保護くん（まもるくん）」を採用していました。もっと良いシステムや同じ内容で安いシステムがもしかしたらあるかもしれないですが、法務は重要書類を扱います。だからこそ、文書の取り扱いに対する信用度が大切だと考えていました。また、当時は合併等の組織再編の最中で、同じ部門だったのに分掌が変わり権限も変わることもあり、ツールの運用変更も大変でしたが、「MAMORU ONE」の同じ管理画面の中で、別の権限によって法務の業務と総務の業務を分割して行えるという点は、業務効率の観点から非常に高い評価点でした。
－－約半年間、ご利用いただいていますが、契約書管理の運用は今までと変わりましたか？
戸塚様：
大幅な時間の短縮ができています。事業部から契約書の内容を確認させてほしいと言われたとき、権限さえあれば誰でも探せています。あとは視認性が高く、事業部から契約書の内容で「あの頃2年前くらいにここの会社と契約したのだけど」と相談された場合でも、会社名で検索すると会社名を起点に、各入力項目が一覧となって見えるようになっているので探しやすくなりました。
エクセルだと入力の際に規則性を考えなかったり、情報のばらつきもあったり、何より実際の書面が同じ画面で見られないところもあったので、検索性はとてもあがりました。
－－基本的にはひとつのキーワードで検索することになるが、「MAMORU ONE」は「詳細検索」という機能があり、契約の日付などを入れてフィルタリングされています。
戸塚様：
使ってみて一番便利でした。誰でも目的の契約書にたどりつける検索操作性の良さと必要な契約書にたどり着くまでの時間がすごく短縮されました。
2社が合併したことで、同じ会社名なのに別の契約書が結構多く、目的のものにどれだけスムーズにたどり着けるかが大事になり、法務担当であれば普段から契約書を見ているため、すぐわかるかもしれませんが、特定の誰かしか使えないツールでは意味がないと考えていたので、誰でも使えるツールであるということが最大の利点です。
