各施設で契約書を個別に管理

弊社は介護施設（老人ホーム）11施設を運営しており、各施設が厨房会社、清掃会社、産業廃棄物業者などとそれぞれ個別に契約を結んでいました。これらの契約書は、これまで各施設が独自に保管・格納している状態でした。また、リース契約においても一番古い施設では20年間も運用が続いており、紙ベースの契約書が中心で、ペーパーレス化が求められる時代にも対応できていませんでした。

契約書管理を各施設に任せている場合、必要時に本部で確認するには、わざわざ施設から書類を取り寄せたり、自身でコピーを取ったりする手間が発生します。情報が集約されていないため、各施設の契約状況の把握というリスク管理面での課題に加え、業務効率上の問題も生じていました。

先述した課題から、各施設にバラバラに保管されていた紙ベースの契約書を、まとめてデータ化して一元管理できる点を最も重視していました。その点、過去に締結した大量の契約書のデータ化から支援いただける日本パープルの「ConPass」はとても魅力的なサービスでした。また、AIによる高い精度での台帳自動生成機能も、選定した決め手の一つです。

契約書の締結情報をベースに修繕計画や予算編成にも活用

設備投資の計画的な管理にConPassを活用していきたいと考えています。介護施設ではエアコンや厨房設備など、入居者様の生活に直結する設備も少なくないため、設備投資に係わる期日管理はとても重要です。各施設の設備契約の期限やリース期間をConPassで一元管理することで、「いつ、どの施設で、どの設備を更新すべきか」が明確になり、将来の予算編成に反映できるようになります。突発的な故障による費用発生を避け、計画的な運営を目指したいです。

また、将来的には、契約書以外に通常の納品書や物品購入のデータも紐付けて管理していけると、さらに多角的な管理が可能になり、業務効率化が図れると考えています。