社内文書の文書管理は、何となくデスクの引き出しに入れておくだけでは実現できません。まず保管とは何かを知るところから始めましょう。今回は、文書における保管と保存の違いから紹介します。あわせて、文書の保管や保存を効率的に行う方法についても解説し…
昨今、働き方改革とともにトレンドになっている「オフィスの見直し」。特にテレワークが普及したことで、オフィスの移転縮小やサテライトオフィスを開設する企業が増加傾向にあります。通勤時間の削減や自律的な働き方による生産性の向上や費用の削減が目的の…
電子化が進んでいるとはいえ、仕事上まだまだ紙の書類を扱う機会が多く、気づけばデスクに書類が山積み…なんてことはありませんか。効率良く仕事を行うためにも、書類整理は必要不可欠な作業。後回しにしてしまうと、大事な書類を紛失するといった重大な問題…
ウィズコロナを前提とした生活が始まっていますが、今企業は新しい働き方への対応が求められています。テレワーク、時差出勤、ジョブ型雇用など様々なキーワードが生まれている中、多くの企業で進んでいるのがオフィスの再定義。リモートワークの促進に伴うオフィ…
新型コロナウイルス感染症拡大の影響でテレワーク化が進み、オフィスで仕事をすることが少なくなった方も多いのではないでしょうか。多くの企業は今、オフィスを再定義していくとともに、生産性を向上させる構造改革を迫られています。そのためには人事制度の…
部署内や外部企業との会議や打ち合わせへ参加するときに上司や同僚から議事録の作成を指示される場合は多く、特に新入社員が担当に指名されがちです。議事録担当の務めは、会議中の発言などを話題についていきながらノートPCなどで記録し続け、会議終了後に…
WordやPDFなどの電子化されたドキュメントは、「デジタル」という性質上さまざまなリスクを持っています。 数あるリスクの中で今回注目するのが、ドキュメントの盗難リスク。社員がドキュメントを勝手に持ち出して外部に漏洩させたり、外部からの不正ア…
山積みの資料で溢れかえるデスク。壁際に積み上げられた段ボール。何年も開けられていない魔の引き出し…。 こうした乱雑な職場環境を改善するのは、総務の仕事の一環。整理・整頓は総務だけの力でできることではなく、社員一人ひとりの意識改革と習慣づけ…
皆さんの企業では、文書の電子化は進んでいますか？ 平成17年4月1日に施行された「e-文書法」によって、紙による原本保存が定められている文書や帳票の電子保存が認められ、電子化を推進する企業が増えてきました。 紙の文書や帳票を電子…
会社では毎日、たくさんの契約書や領収書がうまれます。 契約書を交わしたとき、領収書を切ったとき、総務はその書類をそのままにしておいてはいけないと知っていましたか？ 収入印紙をしっかり貼っておかないと印紙税の脱税となり高額の罰金になるんで…
オフィス内を見渡すと、様々なものに囲まれながら仕事をしていることに気づかされます。しかし、その中にはできればオフィスには置いておきたくないものも目に付くのではないでしょうか。 今回は、そういった日常的にオフィスに置いておく必要はないが…
総務にとって、沢山の書類を保管し管理をすることは、重要な仕事のひとつ。 しかし、「数が膨大で、必要な書類がどこにあるかすぐに分からない」「社内で保管していると、災害時のリスクが心配」など、文書保管の方法やあり方に悩んでいる人は多いので…
「法で義務付けられた文書の保存期間があるのは知っているけれど、どれをいつまで保管しておけばいいのか分からない」。「保存期間が書類ごとにバラバラで、混乱してしまう」。そんな悩みを抱えた人のために、法定保存文書一覧表を作成しました。 法定…
皆さんの企業では、きちんと書類を管理できていますか？ 文書管理ができていないと、ただ見た目が汚く印象が悪いだけでなく、実は企業にとって大きな損失になってしまいます。 企業にとって大きな損失になるというのは、「頭では分かったつもりにな…
これまで領収書、契約書などの重要な文章は、紙媒体で保存することが法律で義務付けられてきました。 しかし、ITのさらなる発展と企業からの要請に応じ、2015年に1度目のe-文書法の改正が、2016年9月30日には2度目の改定が施行されました…
サラリーマンなら、一度は手にしたことがあるであろう重要書類。 そして、重要とは分かっていながら、そういった書類を紛失してしまった、または紛失しかけてしまったという経験がある方も多いのではないでしょうか。 小さな不注意が原因でも、重要…
こんにちは。私、工場見学の記事や、シュレッダーの記事に出演しているせめると申します。 実は私、本来は総務のお仕事をしています。だからこそ、今まで自分の目で廃棄の様子を見たり、シュレッダーの人件費を計算していたのです。 そもそも総務の…
人生で1度も経験しない人も、複数回経験する人もいる会社移転。 多くの場合、事業拡大や従業員の増加に伴い行われるオフィス移転ですが、既に物や人がいっぱいになった旧オフィスから新オフィスへの引越には、甚大な労力、そしてコストがかかることが容易に想像…
自社の内部情報や取引先とのプロジェクト、機密書類など。 企業には決して外部に漏らしてはいけない「情報」があります。 もしも、それらを誤って漏えいさせてしまった場合、会社内部はおろか、クライアントにも多大なる迷惑がかかることは事実です…
毎日働いている中で、机の上が書類であふれている…ということはないですか？ 机の上に書類が散乱していれば、物を探すのに時間がかかり、生産性が落ちてしまいます。また、書類がどこにいったのか分からなければ、重要な書類が埋もれてしまいセキュリティ面…
デスクがゴチャゴチャとして散らかっているのは、その人の頭の中の状態を表している……と聞いたことはありませんか？ スッキリと片付いた状態で仕事を行えば、快適に仕事ができるとは分かっていても、なかなか実行には移せない人も多いでしょう。今回は、整…
オフィスで大量の書類を扱うのに、困った経験がある人は多いのではないでしょうか？ 例えば、どれが不要な書類なのか不明確でオフィスに書類があふれている、書類の一覧票がないために必要な書類をすぐに見つけることができない、書類の管理が個人に任…
機密文書とは何でしょう？ ここでは意外に正確には理解されていないことの多い機密文書について、定義を交えて解説します。 機密文書とは何か？ 企業における機密文書（あるいは機密書類）を定義付けるとすれば、「企業に関する極めて重要で秘密保持が…