物品管理とは？目的や在庫管理との違い・主な業務や効率化のポイント
社内における物の管理には、物品管理と在庫管理の2種類があります。在庫管理は売上に直結するため優先度の高いタスクとされる一方で、物品管理は「社内で使うモノ」を対象とするため、後回しにされがちな業務です。しかし、社内の物品管理は会社の資産管理でもあり、会社の利益や経営を正確に把握するためには重要なタスクと言えるでしょう。そこで今回は、物品管理の目的やメリット、代表的な物品管理システム、業務フローやおすすめのサービスについて解説します。
物品管理とは？在庫管理との違いをわかりやすく解説
物品管理とは、企業が業務で使用する備品や機材などの「社内で使うモノ」を正確に把握し、適切に維持・運用する仕組みのことです。一方、在庫管理は販売や生産を目的とした「社外に向けたモノ」を管理する点で異なります。
ここでは、物品管理の定義や在庫管理との違い、そして企業で重要とされる理由を詳しく解説します。
物品管理の定義と役割
物品管理とは、企業が事業で使用する消耗品や機材・備品・仕掛品といった「社内で使うモノ」を対象に数量・所在・状態・保管場所を正確に把握し、適切に維持・運用することを言います。これには、物品の入庫から出庫や廃棄までの一連の流れを含みます。具体的には、机や椅子、ロッカー、ファイル、電卓、プロジェクターの他、パソコン・スマートフォンなど、日々の業務に欠かせない物品のすべてが管理の対象です。これらを正しく把握することで、紛失や重複購入、故障による業務の停滞といったリスクを未然に防ぎ、組織全体の効率化とコスト最適化につなげることができます。
在庫管理との違い
物品管理と在庫管理は混同されがちですが、目的と対象が異なります。在庫管理は、事業で販売する商品やその原材料などの数量・状態・保管場所などを管理することです。在庫管理は商品在庫を最適化する他、財務状況を判断する目的で行います。一方、物品管理は「使うためのモノ」を管理対象とし、社内備品や機材の位置・数量・状態を把握することに重きを置きます。つまり、社内で使用するものは物品、社外との取引時に使用するものは在庫と区別することができます。
企業で物品管理が重要とされる理由
企業にとって、物品は単なる道具ではなく「資産」です。どこに何があり、誰が使っているのかを明確にすることは、内部統制や会計処理、監査対応の観点でも欠かせません。さらに、適切な管理は業務のスピードアップにもつながります。必要な備品を探す時間を削減し、重複発注を防ぐことでコストを抑えられるだけでなく、トラブル時の対応も迅速になります。こうした点から、物品管理は企業活動を支える“見えないインフラ”といっても過言ではありません。
物品管理の4つの目的
物品管理の目的は、単なる備品整理ではなく「コスト削減」「紛失防止」「品質維持」「資産保全」の4つの観点から企業活動を支えることにあります。これらを体系的に行うことで、業務効率と経営の信頼性を高めることができます。
ここからは、4つの目的を詳しく解説していきます。
1. 数量を正確に把握してコストを削減
物品管理の基本は、社内にどれだけの物品があり、どの部署でどの程度使われているかを正確に把握することにあります。例えば、消耗品の発注を各部署が独自に行っていた場合、全体の使用量を可視化するだけでコストが数十％削減されたというケースも少なくありません。数量が明確になれば、無駄な発注を防ぎ、コスト削減や生産性向上に繋がると言えます。ただし、無差別にコスト削減を掲げるのではなく、必要なものと省略できるものを正しく判断する必要はあるでしょう。
2. 所在を明確にして紛失や私物化を防止
会社が所有する物品はすべて資産となるため、一社員が私物化したり紛失したりすることがあってはいけません。しかし、物品の所在が曖昧なままでは、いつの間にか行方不明になっている、あるいは私的に持ち出されているといったトラブルが起こりやすくなります。誰がいつ使用し、どこに保管されているのかを記録・管理することで、紛失リスクを最小限に抑えられます。特にノートPCやスマートフォンなどの情報機器は、所在管理がそのまま情報セキュリティ対策にも直結します。また、物品の所在を把握することで探す時間が省略できるのも、物品管理の目的の一つと言えるでしょう。
3. 状態を管理して劣化や故障を防ぐ
物品は使用を重ねるうちに劣化し、やがて故障や不具合を引き起こします。保管されてはいるものの耐用年数超過や破損などの理由で使用できない状態になっていれば、業務に支障をきたす可能性もあります。特に製造業や医療機関などでは、わずかな不調が大きな損失やトラブルにつながるため、状態管理の徹底は極めて重要です。定期的に状態を確認し、修理や交換のタイミングを把握することで、業務の中断や事故を未然に防ぐことができます。また、状態の把握ができていれば、持ち出し時に破損があった場合も責任の所在を明確にすることもできます。
4. 資産としての物品を適切に管理する
企業が保有する備品や設備は、財務上の資産として計上されます。適切な台帳管理や減価償却の記録が行われていなければ、監査対応や資産評価において問題が生じる可能性があります。物品管理は単なる現場の整頓ではなく、経営・会計の信頼性を支える重要な要素でもあります。
これら4つの理由から、物品管理は企業の安定的な経営において重要な役割があると言えます。
物品管理の課題とよくある失敗例
物品管理は一見シンプルな業務に見えて、実際には属人化・情報分散・手作業の非効率など多くの企業が課題を抱えています。特にExcelによるシステム運用や担当者任せの管理体制では、漏れや重複が頻発します。
ここからは、よくある課題と失敗パターンを具体的に解説します。
属人化による管理漏れや重複発注
物品管理が担当者個人の経験や感覚に依存しているケースはとても多いです。このような企業では、担当交代のたびに引き継ぎがうまくいかず、情報が断片化してしまいます。その結果として、同じ物品を複数発注してしまう、あるいは必要な備品が不足するなど、非効率な状況が生まれます。
属人化を防ぐには、ルールと仕組みの両輪で管理体制を整え、誰が担当になっても、正確に物品管理がされている状態を作る必要があります。
棚卸・台帳更新の非効率化
棚卸しや物品台帳の更新を手作業で行っている企業では、現物確認に膨大な時間がかかり、データの整合性も保ちにくくなります。
特に複数拠点で同一物品を共有している場合、拠点ごとの更新のタイミングがずれると誤差が生じ、実際の数量と帳簿上の数量が一致しないといった問題がしばしば発生します。
エクセル管理の限界と情報分散
Excelによる物品管理は初期コストがかからず手軽ですが、拠点が増えたり貸出・返却が頻繁に行われるようになると、更新作業が追いつかなくなったり、煩雑なデータを処理しきれなくなったりします。
また、複数人でファイルを扱っているうちにデータが分散し、どれが最新かわからない状態になってしまうことも少なくありません。こうした「情報の分散」は、業務効率を著しく低下させる原因となります。
物品管理の主な業務とフロー
物品管理は「入庫から廃棄までのライフサイクルを一貫して管理する仕組み」です。どの段階でも共通して求められるのは、情報の正確性と透明性です。
ここからは、業務フローと管理のポイントを順番に解説していきます。
入庫から廃棄までの一連の流れ
物品管理は、購入・入庫から始まり、登録・分類、貸出・返却、定期点検、棚卸し、そして廃棄に至るまで、一連のライフサイクルを通して行われます。どの段階でも共通して求められるのは、情報を正確に記録し、誰がどの物品を扱っているのかを明確にすることです。入庫時に台帳へ登録し、出庫や貸出時には使用者を記録、廃棄時には資産台帳の更新を行うことで、常に最新の状態を保つことができます。
担当者が押さえるべき管理ポイント
管理担当者は、品名や数量、購入日、使用開始日、保管場所、貸出履歴、保証期限などの基本情報を正確に入力し、定期的に見直すことが求められます。さらに、ラベルやQRコードを活用して現物と台帳情報を紐づけることで、棚卸しや所在確認を効率的に行うことができます。こうしたデータを日常的に更新することで、常に正確な管理状態を維持できます。
効率的な運用を実現するコツ
効率的な物品管理を行うには、まず管理対象を明確にし、優先順位をつけて仕組みを整えることが大切です。すべてを一度に整備しようとせず、高額な機材や使用頻度の高い備品から着手することで、現場の負担を軽減できます。また、管理フローをクラウドシステム化し、リアルタイムで情報を共有できるようにすることで、属人化や情報遅延の問題を解消できます。
物品管理システムの種類と特徴
物品管理の精度を高めるには、システム化が欠かせません。システムには、ID追跡型・業界特化型・一気通貫型などがあり、企業の業種や規模によって最適なタイプが異なります。
ここでは、物品管理システムの代表的な種類を3つご紹介します。
ID情報管理タイプ（RFID・QRコード・バーコード）
物品にRFIDタグやQRコード、バーコードを付け、スキャンすることにより、物品の追跡と管理を行うシステムです。物品をID単位で管理することで、物品の入庫・出庫・廃棄をリアルタイムで監視することができます。さらに、タブレットやスマートフォンと連携することができれば、より柔軟な物品管理が実現します。スキャンするだけで所在や貸出状況を記録できるため、現場での作業負担を減らしながら精度の高い管理が可能になります。大量の物品を扱う企業や、移動の多い備品を抱える現場で特に効果を発揮します。
業界特化型タイプ（医療・製造・教育など）
業界によって扱う物品の種類が異なるため、その業界に特化した物品管理システムが存在します。例えば病院では、医療機器だけでなく治療時に使用する備品の使用期限などの管理ができ、さらに会計システムやカルテと連動したシステムなどが利用されています。医療用品の欠品は医療行為を妨げる致命的要因となるため、こうした業界特化型のシステムを導入することが合理的と言えます。
一気通貫型タイプ（保管・管理・廃棄まで対応）
物品の購入から保管、貸出、返却、廃棄までをワンストップで管理するタイプです。ライフサイクル全体を可視化することで、管理漏れを防ぎ、資産としてのトレーサビリティも確保できます。特に、社内だけでなく外部倉庫や委託先まで含めた運用を行う企業に適しています。
また、システムがWeb上で管理できるか、自社で使用している会計システムと連携できるか、導入後のサポートが充実しているかどうかなど、サービスの利便性も重要な要素です。
物品管理システムを選ぶ際のチェックポイント
物品管理においてシステム導入を検討する際は「運用形態」「連携性」「セキュリティ」の3軸で比較することが大切です。単に機能の多さだけでなく、自社の運用体制やセキュリティポリシーとの整合性を確認する必要があります。
ここからは、主要なチェック項目を順番に解説していきます。
運用形態（クラウド・オンプレミス）の違い
システムの運用形態にはクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は導入コストが低く、すぐに運用を開始できるのが特徴です。一方、オンプレミス型は自社サーバー上で運用するため、セキュリティを自社で厳格に管理したい企業に向いています。自社の業務規模やセキュリティ要件に応じて選択することが重要です。
既存システムとの連携性
会計・資産管理・購買などの既存システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。連携が取れていないと二重入力やデータ不整合が起こりやすく、かえって業務が複雑化してしまうこともあります。導入前に、既存システムとの互換性やAPI連携の有無を確認しておく必要があるでしょう。
セキュリティ・サポート体制の確認
物品の中には、情報機器など機密性の高いものも含まれます。アクセス権限の管理やログの記録、暗号化通信など、セキュリティ対策が整っているシステムを選ぶことが重要です。また、導入後のサポートや運用トレーニング、トラブル時の対応体制があるかどうかも安心して使い続けるための条件になります。
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導入による業務効率化・コスト削減効果
導入企業では、社内保管スペースの削減や管理業務の外部化によって、固定費と人件費の両方を抑えることができます。荷物の搬入は専門スタッフが梱包、配送するため企業側の現場担当者の負担になることはありません。加えて、出庫や返却の履歴をWebシステム上で追えるため、所在不明や重複発注のリスクが大幅に低下します。これにより、現場担当者の負担軽減と業務スピードの向上を同時に実現できます。
セキュリティとサポート面の安心感
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まとめ｜物品管理の効率化は「仕組み化」がカギ
物品管理は、「社内で使用する物品」を対象にした、数量・所在・状態・資産という複数軸で管理を行う業務です。在庫管理とは対象が異なるため、体系・運用・目的が変わってきます。会社の資産を守る重要な業務であるにも関わらず、多くの企業では属人化・Excel管理・台帳未更新といった課題を抱えており、そのまま放置するとコスト増・業務効率低下・資産管理不備といったリスクが高まります。
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