リモートワークの普及により、多様な働き方を受け入れながら生産性を高めることが企業の課題となっています。こちらの記事では労働生産性を上げるステップの一つとして電子化についてご紹介しましたが、全社で電子化を導入し浸透するまで時間と費用を要します…
日本政府は2020年10月、2050年までに温室効果ガス（GHG）の排出量を実質ゼロにすることを表明。さらに2021年4月には、2030年度にGHG排出量を13年度比46%削減する目標を掲げました。これまで企業はCSRやサステナビリティなど…
コロナ禍、企業が直面した最大の壁は「紙問題」 コロナ禍においては、在宅勤務やテレワークを、VPNなどリモートでのIT環境が不十分なまま、試行錯誤でテレワーク体制に踏み切った企業が多々ありました。建設・製造・接客・販売・医療といった対面を伴う業…
「ペーパーレス化」は「労働生産性」上昇の起爆剤 デジタル時代に不可欠な「ペーパーレス化」。企業の業務効率を上げるばかりでなく、＜労働人口の激減＞という日本の将来の課題をも解決し、「労働生産性」上昇をもたらす起爆剤になる、と専門家は期待していま…
「ペーパーレス化」を妨げる「紙問題」を深掘りする。難所は、実はこのハードルごえ 「ペーパーレス化」推進の前に立ちはだかる障害には、企業の「紙問題」があります。「紙問題」とは、<重要書類を＜紙で保管しよう＞とする動向のことです。「紙問題」…
リモートワークの普及と同時に情報漏えいのリスクが増しています。社外に情報を持ち出す際の対策は重要であると把握しているものの、実際に現状の方法で問題がないかどうか不安に感じている企業もあるのではないでしょうか。本記事ではそのような不安を抱える…
IT化の流れが加速していますが、2021年現在、世界の文書管理システム市場も活発に成長しています。本記事では、日本と世界における市場動向を比較し、今後の文書管理システムに対する対応について検討します。 文書管理システム市場は今伸びている …
電子化が進んでいるとはいえ、仕事上まだまだ紙の書類を扱う機会が多く、気づけばデスクに書類が山積み…なんてことはありませんか。効率良く仕事を行うためにも、書類整理は必要不可欠な作業。後回しにしてしまうと、大事な書類を紛失するといった重大な問題…
テレワークは働く場所に縛られない柔軟な働き方として、技術の進展と時代の流れに即した方法だという認識が広まってきています。メリットが多くある一方、情報漏えいなどのリスクを伴うことは周知の事実。社外に情報を持ち出す際は、細心の注意が必要です。本…
「オフィスが書類だらけで困っている」「使いたい書類を探すのに無駄な時間がかかっている」といったお悩みをよく耳にします。ついつい後回しにしてしまいがちな文書整理ですが、効率良く仕事を進めるためには避けられない大切な作業のひ…
新型コロナウイルス感染症拡大の影響でテレワーク化が進み、オフィスで仕事をすることが少なくなった方も多いのではないでしょうか。多くの企業は今、オフィスを再定義していくとともに、生産性を向上させる構造改革を迫られています。そのためには人事制度の…
テレワークの普及に伴い、脱ハンコや書類の電子化に取り組み始めた企業も多いのではないでしょうか。しかし、いざ始めてみると、契約書の量が多く管理方法が定まらないといった問題に直面し、前進ができていないという声を耳にします。 そこで本記事で…
2019年11月に日本パープルが行った調査（※）において、機密文書の処理方法で改善を希望する点について1,057名に聞いたところ、「処理する時の手間」「セキュリティ面の強化」「コスト削減」がトップ3を占めました。また、22.6％もの企業が機…
東日本大震災の記憶を改めて蘇らせる地震が続いています。自然災害、感染症、事件・事故など不測の事態が突然発生したとき、事業継続は可能でしょうか。重要文書や記録の損傷や消失は、事業継続に大きなダメージを与えるでしょう。そのため、BCP（事業継続…
電子化やデジタルが2020年のキーワードとなりました。とはいっても、オフィスに契約書や重要書類の原本があることなどから、まだまだオフィスに向かう機会も多いのではないでしょうか。テレワークという形は定着してきましたが、各社それぞれの課題が多く残っ…
新型コロナウイルスの流行によってテレワークが拡大した結果、「オフィス」という場所の在り方が見直されています。テレワークの恒久化によって社員の出社率が減少した企業が、こぢんまりとしたオフィスに移転するケースが増えています。 企業が小規模なオフィス…
日本企業は長らく「紙＆ハンコ」の文化を重んじてきましたが、近年のビジネス文書は「データ化＆ペーパーレス化」の動きが盛んになっています。新型コロナウイルスの流行によってテレワークが拡大したことも、文書のデータ化＆ペーパーレス化に拍車をかけてお…
管理の煩わしさを解消するとともにコスト削減を図るため、書類の管理を紙からPDF（データ）に移行する企業が増えています。特に、テレワーク体制を考慮した場合、紙で書類を管理していたら仕事は一向に進まないでしょう。在宅勤務の増加にともない、あらゆる企…
最近何かと世間を騒がせている公文書の管理。実は公文書管理にもその技能を問う検定試験があります。公文書の管理は国や自治体だけではなく、民間企業においてもその重要性は変わりません。今回は、「公文書管理検定」の概要と国が創設を目指している公文書管…
WordやPDFなどの電子化されたドキュメントは、「デジタル」という性質上さまざまなリスクを持っています。 数あるリスクの中で今回注目するのが、ドキュメントの盗難リスク。社員がドキュメントを勝手に持ち出して外部に漏洩させたり、外部からの不正ア…
皆さんの企業では、文書の電子化は進んでいますか？ 平成17年4月1日に施行された「e-文書法」によって、紙による原本保存が定められている文書や帳票の電子保存が認められ、電子化を推進する企業が増えてきました。 紙の文書や帳票を電子…
会社では毎日、たくさんの契約書や領収書がうまれます。 契約書を交わしたとき、領収書を切ったとき、総務はその書類をそのままにしておいてはいけないと知っていましたか？ 収入印紙をしっかり貼っておかないと印紙税の脱税となり高額の罰金になるんで…
総務にとって、沢山の書類を保管し管理をすることは、重要な仕事のひとつ。 しかし、「数が膨大で、必要な書類がどこにあるかすぐに分からない」「社内で保管していると、災害時のリスクが心配」など、文書保管の方法やあり方に悩んでいる人は多いので…
「法で義務付けられた文書の保存期間があるのは知っているけれど、どれをいつまで保管しておけばいいのか分からない」。「保存期間が書類ごとにバラバラで、混乱してしまう」。そんな悩みを抱えた人のために、法定保存文書一覧表を作成しました。 法定…
皆さんの企業では、きちんと書類を管理できていますか？ 文書管理ができていないと、ただ見た目が汚く印象が悪いだけでなく、実は企業にとって大きな損失になってしまいます。 企業にとって大きな損失になるというのは、「頭では分かったつもりにな…