「新入社員用のPCが届いたが、置く場所がない」 「退職者の返却PCや故障機が、デスクの下やキャビネットに山積みになっている」 「棚卸しのたびに、どこに何があるか分からず捜索に時間がかかる」 

総務・人事・情報システムなど、バックオフィス業務を担当される皆様。このような「モノの管理」に、本来の業務時間を奪われていませんか？ PCやモニターなどのIT機器は、セキュリティや環境への配慮が必要なため、一般的な段ボール荷物のように倉庫に押し込むわけにもいきません。 

本記事では、オフィスから物理的な「保管ストレス」をなくし、セキュリティと作業効率を劇的に改善する「IT資産の在庫最適化（ストック・オプティマイゼーション）」についてご紹介します。

■こんなお悩みありませんか？

企業のDXが進む一方で、物理的なデバイスの管理はアナログなまま…というケースが少なくありません。多くの担当者が以下のような共通の悩みを抱えています。

• 執務スペースの圧迫：数百台規模のPC入れ替え時や繁忙期、会議室が「開梱待ちの段ボール」で埋まり、本来の打ち合わせスペースとして機能していない。
  

• 管理のカオス化：「予備機」「故障機」などが混在し、誰でも触れる場所に放置されている。「あのPCどこやったっけ？」と探す時間が発生している。
  

• セキュリティ管理の不安：退職者が返却した（データ消去前の）PCが、鍵のかからないキャビネットや足元に積まれている。

このまま放置すると？

これらの問題を「場所がないから仕方ない」と放置し続けると、以下のようなリスクが生じます。

• 職場環境の悪化： 通路やデスク下に荷物があふれ、社員の作業効率が低下。

• 紛失・誤廃棄のリスク： 必要なものを誤って廃棄してしまったり、万が一の盗難があっても山積みの状態ではすぐに気づけず、情報漏洩に繋がる恐れがある。

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■原因は何？なぜ解決しないのか？

「空いている部屋に置けばいい」と思っても、現代のオフィス事情では解決しづらい根本的な理由があります。

従来の対策が機能しない理由

単なる「社内保管」や「一般的な倉庫」では、以下の課題に対応しきれません。

在庫量の激しい変動（波動）

入社シーズンやOSサポート終了時は数百台単位でモノが増え、固定の収納スペースでは収まりきらない。

管理と作業の分離

保管場所（倉庫）と作業場所（自席）が離れていると、出し入れが億劫になり、結果として「手元に置きっ放し」が常態化する。

環境リスク

一般的な倉庫やトランクルームは、温湿度管理が不十分な場合があり、湿気や結露による精密機器の故障を招く恐れがある。

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■解決策

【コンセプト】

「会議室を占拠する段ボール」と「セキュリティ不安」を一掃。 物流とWeb管理が一体化した、IT資産のための「セキュアな外部保管庫」

具体的な解決策

Webで「見える化」・1点から管理

預けた荷物は写真付きでWeb上の管理画面に登録されます。「何が・いくつあるか」が一目瞭然になり、エクセル台帳とのにらめっこから解放されます。

必要な時に、必要な分だけ配送

「キッティング（初期設定）作業をする分だけ」「今日使う分だけ」をオフィスに取り寄せることができます。大量納品時も一旦ストックマモルへ納品し、スケジュールに合わせて分納することで、オフィスをパンクさせません。

精密機器も安心のセキュリティ・環境

有人管理・機械警備に加え、温湿度管理（※オプション機能）が徹底された環境で保管されます。デリケートなHDDやサーバー機器も安心して預けられ、紛失・劣化リスクを極小化します。

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■導入効果と活用事例

導入効果

ストックマモルを導入することで、物理的なスペースの問題解決だけでなく、コストや業務効率の面でも経営的なメリットが生まれます。

削減・改善項目	導入前の状態	ストックマモル導入後の効果
コスト削減・最適化	「場所がないから」と会議室を倉庫代わりにし、賃料のかかるオフィススペースを無駄に浪費していた。	外部保管によりオフィスを有効活用。保管コストを変動費化し、経営資源をコア業務へ集中させる環境を構築します。
スペース創出	数百台規模のPC入れ替え時や繁忙期に、段ボールが執務スペースや通路を圧迫し、環境が悪化していた。	必要な時に必要な分だけを取り寄せることで、オフィス内は常にスッキリ整理され、生産性の高い執務空間を維持できます。
業務工数削減	「あのPCどこ？」といった捜索や、故障機・予備機の管理・発送作業に担当者の時間が奪われていた。	Web上での一元管理と配送代行により、モノの移動や管理にかかるノンコア業務から解放され、業務効率が劇的に向上します。

部門別・シーン別活用事例

部門・シーン	従来の課題	ストックマモルの活用方法
情報システム部門（大規模リプレイス）	1,000台規模のPCが届き、会議室を倉庫代わりに使用。セキュリティ上の懸念もあった。	全量をストックマモルへ直送。スケジュールに合わせて1日50台ずつなど、必要な分だけオフィスへ分納。
ヘルプデスク・運用（故障機・予備機管理）	故障PCや予備機がデスク周りに散乱し、「これ直したっけ？」と確認・捜索する手間が発生していた。	故障機専用の保管枠を確保しWebで管理。修理業者への発送も倉庫から直接行い、社内でのハンドリングを不要に。
人事・総務部門（入退社・オンボーディング）	新入社員用のPC置き場がなく、退職者返却分のデータ消去待ちPCが足元に山積みになっていた。	必要なタイミングで「キッティングする分だけ」を取り寄せ、完了後は保管庫へ戻す、または対象者へ配送。
経営管理・リスク管理（BCP対策・備蓄）	非常用のサーバー保守部材などを倉庫に置いていたが、湿気や温度管理が不十分で故障リスクがあった。	空調・セキュリティ完備の環境で「BCP在庫」として安全に保管。緊急時はWebからすぐに出庫指示が可能。

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■まとめ

IT資産の管理は、今や「場所」の問題ではなく「経営リスク」の問題です。 セキュリティと保管環境が整ったストックマモルを「外部のIT保管庫」として活用することで、担当者の皆様は「モノの移動・捜索」というノンコア業務から解放され、より生産性の高い業務に集中できるようになります。

「セキュリティ監査で指摘される前に」物理対策を見直しませんか？
貴社のPC保有台数や運用の課題をお伺いし、コストを抑えながらセキュリティを強化する最適な保管プランをご提案します。

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