総務・経理部門の皆様が抱える重要書類の管理課題は、企業の根幹に関わる重要な経営課題です。契約書、伝票、人事書類などの「紙の山」は、単にスペースを圧迫するだけでなく、コンプライアンスや情報漏洩という深刻なリスクを伴います。

このような課題解決のために「ストックマモル」のような保管サービスが活用されていますが、特に機密性が高く、長期的な法令対応が求められる「文書」の保管には、専門的なノウハウが必要です。

この重要文書の専門保管に特化し、長年法人様の文書管理を担ってきたのが、弊社の文書保管サービスである「SHOKO」です。本コンテンツでは、SHOKOがどのように法的要件を満たしつつ、オフィス環境を劇的に改善するのかをご紹介します。

■こんなお悩みはありませんか？

保管スペースの不足： 書類棚やキャビネットが執務エリアを圧迫し、高額なオフィス賃料の無駄使いになっている。

検索・取り出しの非効率：必要な書類が「どこにあるか分からない」状態になり、監査対応時などに探す時間が膨大にかかる。

コンプライアンスリスク：保管期限切れの書類が混在しており、廃棄漏れや情報漏洩のリスクを抱えている。

災害対策の不安：火災や水害が発生した場合、重要文書が消失するリスクが高く、BCP（事業継続計画）上不安が残る。

■お預かり対象物

文書保管サービス SHOKOでは、法人運営に必要な法的保管義務のある重要文書から、機密性の高い人事・経理書類まで、幅広い書類をプロの管理体制でお預かりします。

カテゴリ	具体的な対象物	SHOKO活用のメリット
経理・会計書類	請求書、領収書、伝票、決算書類、証憑書類	保管期間を自動管理し、廃棄漏れを防ぎ、監査時の検索対応を迅速化。
法務・総務書類	契約書原本、株主総会議事録、重要規程、許認可証	高度なセキュリティで機密を守り、紛失・盗難リスクから解放。
人事・労務書類	従業員の履歴書、退職者ファイル、給与明細関連書類	オフィスから完全に切り離し、情報漏洩リスクを低減。

■事例

1. 大量の保管書類によるオフィス圧迫を解決

（事例：なのはなファーマシー株式会社様）
保管義務のある調剤録や薬歴など、大量の書類がオフィスやバックヤードを占有し、業務スペースを圧迫していました。この課題に対し、書類をSHOKOの専門施設に移管した結果、保管スペースの問題が解消され、業務スペースが確保されました。同時に、Webシステムで書類を管理できるようになったことで、書類に充てていた高額な賃料コストが削減され、管理担当者の負担も大幅に軽減されました。

2.分散していた重要書類の一元管理とセキュリティ強化

（事例：株式会社ジアン様）
各部署や担当者ごとに書類が分散して保管されていたため、必要な文書の検索に時間がかかり、全体的なセキュリティ体制に不安がありました。この課題に対し、すべての書類をSHOKOで集中管理し、Webシステムで完全一元管理を実現しました。その結果、書類を探す時間が激減しただけでなく、外部のプロの専門設備で保管することで、オフィス内での紛失・漏洩リスクが解消され、コンプライアンスが強化されました。

■まとめ

紙の書類管理の悩み、これで解決！「SHOKO」

保管義務のある書類の管理から廃棄までを一括代行し、オフィススペースと管理工数を解放。