総務・ファシリティ部門の皆様、レイアウト変更や人事異動のたびに発生する「まだ使えるデスクや椅子などの備品」、どうされていますか？

「展示会資料の準備で毎回膨大な時間を浪費している」「資料が増えすぎて在庫管理が追いつかない」といった問題は、単なる非効率に留まらず、企業のイメージ低下や年間数百万円のコスト損失にも繋がっています。

「捨てるにはもったいないが、社内に置く場所がない」「倉庫の奥にしまい込んで、結局何があるかわからない」という状況に陥っていませんか？

実は、外部保管サービスを導入する企業の多くが、書類だけでなく「オフィス什器・備品」の管理に活用していることをご存知でしょうか？

本コンテンツでは、外部保管サービスを単なる「物置」ではなく、「社内で使い回すための第二の備品庫」として活用し、無駄な購入コストを削減しながらSDGs（廃棄削減）にも貢献する、新しい総務の働き方を提案します。

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総務部門の方、こんなお悩みありませんか？

「管理」から「活用」へシフトできない現場では、以下のような悩みが常態化しています。

お悩み1：何があるか把握できず同じものを買ってしまう

→ よくある状況：倉庫の奥に予備の椅子があるのに、探す手間を惜しんで新しく発注してしまう

お悩み2：レイアウト変更ごとの廃棄コスト

→ よくある状況：一時的に不要になった備品の保管場所がなく、まだ使えるのに処分費用を払って捨てている

お悩み3：オフィスが物置化している

→ よくある状況：「いつか使うかも」という予備の備品が会議室や通路を占拠し、働く環境を悪化させている

このまま放置すると？

備品管理がアナログなままだと、部門の評価や会社の経営にネガティブな影響を与え続けます。

• コスト削減のプレッシャーが続く： 必要なものまで捨て、あるものをまた買うという「二重の無駄」が発生し、いつまでも経費削減を求められ続けてしまいます。
  

• SDGs・環境配慮への逆行： 使えるモノの廃棄は、企業の環境責任（ゴミ削減）の観点からもリスクとなります。
  

• オフィス環境の悪化： 余ったモノがスペースを圧迫し、社員にとって快適なオフィス空間が損なわれます。

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■原因は何？なぜ解決しないのか？

「リストを作って管理すればいい」と思っても、現実にはうまくいかない理由があります。

• 根本原因1：物理的スペースの限界と「常に発生する余りモノ」
  • 詳細： オフィス運営において、社員の増減やレイアウト変更に伴う備品の余剰は常に発生し続ける
  • 影響： 社内スペースだけでは、この変動する荷物を吸収しきれず、整理整頓が追いつかない
    

• 根本原因2：中身が見えない
  • 詳細： 外部倉庫や社内倉庫に詰め込んだものは、リスト化されていないか、更新が滞りがち
  • 影響： 「何が・どこに・いくつあるか」がすぐには分からないため、新しく買った方が早いという判断になる
    

従来の対策が機能しない理由

一般的なトランクルームは「預けて終わり」であり、在庫データと連動していません。そのため、預けた瞬間から「眠ったままの荷物（休眠資産）」となり、結局活用されないまま保管料だけが発生し続けるのです。

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■解決策

ストックマモルは、総務部門にとっての「備品を賢く回すための前線基地」です。

【コンセプト】

「捨てる」から「回す」へ。使える備品をストックし、必要な部署へ再配備するリユース・サイクルを構築する。

ストックマモルは、単なる保管場所としてではなく、以下のような役割を果たします。

解決アプローチ1：社内リユースサイクルの構築

→ 具体的な機能：使える備品の一時保管と再利用

レイアウト変更で余った備品を廃棄せず保管。新入社員の入社時や新部署設立時に、ここから取り寄せることで、モノを最大限長く使う。

解決アプローチ2：持っているモノの完全可視化

→ 具体的な機能：無駄な買い物の防止

預けた備品はWeb上で写真付きリストとして管理されるため、買う前にここを見ることで、無駄な発注を未然に防ぐ。

解決アプローチ3：オフィス環境の適正化

→ 具体的な機能：オフィスのスリム化

使用頻度の低い備品や季節用品を外部へ移すことで、オフィス賃料の高いスペースを「人のため」に開放。

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■活用事例と導入効果

導入効果

実際に多くの総務・ファシリティ部門が「ストックマモル」を導入しており、以下の効果を実感しています。

• 購入コストの大幅削減： 今あるモノを有効活用することで、備品の新規購入費を抑える

• SDGsへの具体的貢献： 廃棄物の削減数値を明確にし、企業の環境取り組みとしてアピール可能に

• 業務効率の向上： モノ探しや廃棄業者手配の手間が減り、本来のオフィス環境づくりの業務に集中できる

部門別・シーン別活用事例

総務・ファシリティ

→ シーン：レイアウト変更・改装

→導入前：毎回大量のゴミが発生。使える椅子も置き場所がなく泣く泣く処分。

→ 導入後：余った備品を一時保管。半年後の増員時にそこから引き出し、新品購入ゼロで対応完了。

店舗運営・開発

→ シーン：店舗改装・居抜き出店

→導入前：改装時の棚や什器の置き場に困り、店舗の裏側がパンク状態。

→ 導入後：改装時の一時預けや、店舗間でモノを移動させる中継地点として活用し、スムーズな出店を実現。

情報システム

→ シーン：PC・精密機器管理

→導入前：設定待ちのPCや予備機が執務エリアに積み上がり、紛失リスクがあった。

→ 導入後：セキュリティ完備の環境で「安全な第二の備品庫」として活用。必要な時に安全に取り寄せ。

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■まとめ

オフィス什器や備品は、会社の貴重な「資産」です。しかし、どこにあるか分からなければただの「場所をとる荷物」になりかねません。

ストックマモルを活用し、余ったモノを賢くストック・循環させることで、総務部門は「コスト削減ばかり求められる部門」から「会社に利益をもたらす戦略チーム」へと進化できます。

まずは、眠っている備品の活用で、どれだけコストが下がるか試算してみませんか？

状をヒアリングし、貴社に最適な「資産管理・コスト削減プラン」を無料でご提案いたします。