業務効率化セキュリティ強化

「捨てる手間を省き、情報漏洩の心配がないという安心感も得た」セキュリティと生産性の両方を向上

株式会社ボルテックスhttps://www.vortex-net.com/
管理本部 総務法務統括部 総務部 総務課 主任 
佐藤 真央 様

「区分所有オフィス®」を核とした資産形成コンサルティング。不動産小口化商品「Vシェア®」などを展開

株式会社ボルテックスは、「区分所有オフィス」を核とし、物件の組成・売買・管理を中心に資産形成のコンサルティングを行う。主要サービスの一つに、特定の不動産を1口100万円程度に小口化して販売し、不動産の賃料収入や売却益を投資額に応じて出資者に分配する商品「Vシェア」を展開。また、在籍型出向「Vターンシップ®」や高級タイムシェア別荘「Seren Collective」の販売も手掛ける。パーパスに、「経営に新常識をもたらし、富の再分配を実現することにより、 社会における格差の拡大とそれによる分断を是正する」と掲げている。2016年に保護くんL、M、Sをまず本社が採用、その後、2025年2月に全国10支店にも導入いただいた。

※「区分所有オフィス」、「VORT」、「Vターンシップ」、「Seren Collective」は、株式会社ボルテックスの登録商標です。

導入商品・サービス

  • 保護(まもる)くん
  • 機密抹消

シュレッダー利用による課題感から、オフィス移転を機にボックス型廃棄を検討

サービスをご検討いただくきっかけなどございましたらお聞かせください。また、それまで発生していた問題点や課題をお聞かせください。

2016年のオフィス移転前まで、弊社はシュレッダーのみを利用していました。当時は電子化が進んでおらず、業界特性上、紙の提案書や契約書類が多かったのです。それらの書類の多くは顧客の個人情報が含まれているため、弊社のセキュリティレベルを向上させることを目的に、ボックス型廃棄を検討しました。

そこで、オフィス移転前の社内整理・廃棄の段階から、保護くんをスポットで利用することにしました。これは、従業員に便利さを体験してもらい新たなツールへの抵抗感を減らし、移転後にシュレッダーとボックスの併用へスムーズに移行したいという意図がありました。

移転後に、本格的に保護くんを設置しましたが、シュレッダーについては急になくすことはできないと考え、現在保護くんを主軸に置きつつも、シュレッダーも併用しています。

今年の2月に導入した支店も同じような状況です。支店では営業人員も多く、機微な情報を含む書類を多数扱います。支店でも本社と共通したオペレーションで、利便性を享受しながらセキュリティ強化も図りたいと考え、導入に至りました。

「捨てる手間がない」「処理時間の短縮が見込める」ことが魅力

サービス導入に至った決め手をお聞かせください。

捨てる手間がなくなることが最大のメリットですし、決め手となったかと思います。シュレッダーの処理には少なくとも数十秒以上かかりますが、保護くんであれば「投入しておしまい」です。全社で、特に本社でそのメリットを感じているところです。

本社に続き支店で採用した理由としては、情報セキュリティのレベル向上もありますが、シュレッダーを使用した処理に時間が取られるという課題が現場から挙げられていたことも大きな理由です。

「情報漏洩の心配がないという安心感」は大きい

サービスご利用後のご感想や導入効果をお聞かせください。

現在、セキュリティレベルの高いものは保護くんに投入するというオペレーションを構築しています。投入後は取り出せないので、ある意味諦めがつき、潔く気持ち良いと感じていますね。

実際に、保護くんの使い勝手について、社内でアンケートを取りました。その結果、「投入書類は情報漏洩の心配がないという安心感を持てることは大きい」という声が複数の従業員から聞こえてきました。

中途入社者や新入社員には、OJTの一環として利用を促しており、全社的にも浸透しています。ただ、保護くんの利便性を感じるにつれ、「より大きいサイズのボックスが良い」「回収頻度を増やしてほしい」などの声が挙げられています。一方で、併用しているシュレッダーは満杯状態となっていることが多く、ダストボックスは細断くずで溢れているので、交換するのに時間がかかります。今後検討すべき課題だと認識しているところです。

1社でも多く100年続く企業を創出したいという想いのもと、顧客企業の価値向上に努める

貴社での今後のお取り組み等ございましたらお聞かせください。

冒頭で申し上げた通り、弊社は「区分所有オフィス」や「Vシェア」、在籍型出向サービス「Vターンシップ」などによる人材の流動化に取り組んでいます。他にも、高級別荘事業など多種多様なサービスを展開しております。

弊社のサービスの根底にある想いは、1社でも多く100年続く企業を創出したいということです。引き続き顧客の企業価値向上に貢献したいと考えています。

なお、我々の部署としては、現在全社的に働き方改革に取り組んでおり、従業員が中核業務に集中して成果を上げられる環境づくりに注力してまいります。

お気軽にお問い合わせください

0120-226-041

受付時間 平日 9:00~17:30

お客様の声

お気軽にお問い合わせください

0120-226-041

受付時間 平日 9:00~17:30

お問い合わせ・資料請求