人生で1度も経験しない人も、複数回経験する人もいる会社移転。
多くの場合、事業拡大や従業員の増加に伴い行われるオフィス移転ですが、既に物や人がいっぱいになった旧オフィスから新オフィスへの引越には、甚大な労力、そしてコストがかかることが容易に想像できます。

しかし、日々の業務で忙しい会社のみなさんにとって、できるだけ時間もコストも削減したオフィス移転が理想的ではないでしょうか。

そこで今回は20代〜40代の会社員222人に、オフィス移転の経験を聞くとともに、経験がある方にはどういった点が最も大変だったかを、経験がない方にはどういったオフィスに移転したいかをお聞きしました。

多くの企業で新入社員が入社したであろう新年度。「そろそろうちのオフィスちょっと狭いんじゃないか…。」とお考えの方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

約半数が経験アリ!?意外と身近なオフィス移転

なかなか頻繁に行われないオフィス移転ですが、実際どれくらいの人が経験したことがあるのでしょうか。
まず始めに、

ー現在または過去に働いていた会社で、オフィス移転を経験したことがありますか？

という質問をしてみると以下のような結果に。

その経験者の数は、なんとわずかに全体の半数を上回っています。
「はい」と答えた人の中には複数回経験したことがある人もいることでしょう。オフィス移転はサラリーマンにとって、意外と身近な存在であると言えそうです。

書類と配線は天敵!経験者に聞く、オフィス移転の苦労

次に、先ほどの質問で「はい」と答えた113人に

ーオフィス移転の際、大変だったエピソード等あれば教えてください。

という質問をしました。
これに対して、

(電話回線の移し替え/47歳)
(PC関連の接続/49歳)
(インターネットと電話の移転/44歳)

といった、通信機器の配線に関する回答や、

(過去の書類の仕分けが大変/49歳)
(書類の移動が大変であった/34歳)
(新しいオフィスに持っていく書類、その場で廃棄する書類の取捨選択/30歳)

といった、引越の機会まで溜めに溜めていた書類に関する回答が多く目立ちました。
また、反対に

(フリーアドレス制のオフィスで日頃から荷物少ないので大変なことは無かった/43歳)

といった回答も。
日頃から社員1人1人が自分の荷物を整理できる環境にあると、引越の際そんなに手間がかからないようです。

インターネットや電話の配線作業は、できることなら事前に業者のプロの方にお願いしたいところですが、機密情報も多く含まれている書類の管理は、社外の人にはなかなか任せられません。
一先ず、配線作業はプロに頼んで時間を節約することができそうです。

実はかなりの人件費が…移転作業に費やす日数とは?

企業によっては書類整理なども含めものすごく手間がかかるオフィス移転ですが、具体的にどのくらいの時間がかかるものなのでしょうか。

そこで、オフィス移転経験者である113人に、旧オフィスでの引越準備、移転してから実際に実務を始めるまでの準備にあたり、およそどのくらいの時間がかかったのかも伺ってみました。

少しずつ行っている方は

(約3ヶ月前から少しずつ/45歳)
(2か月程度/29歳)
(1ヶ月間毎日1時間/40歳)
(１ヶ月ぐらい前から少しずつ準備し、移転初日は丸一日作業/48歳)

というように、移転のかなり前から準備をしていたようです。
また、短期間で集中して作業を行った方は

(1週間まるまる/32歳)
(３日を予定していたが、結局１週間近く費やしました/41歳)
(引越日の前日は、1日梱包作業。移転後の初日は1日開梱作業。/38歳)

という回答に。前々から準備をしていなかった分、何日か営業日を丸々さく必要があったのでしょう。

オフィス移転には、新しいオフィスへの手続きや引越の業者などにコストがかかるだけでなく、前後の準備をする社員の人件費も大きくかかってくると言えるのではないでしょうか。

今よりも広いオフィスへ。会社員が新オフィスに望むこととは?

甚大な労力とコストをかけてするオフィス移転。
せっかく移転するのなら、多くの社員の要望を叶える場所へ引っ越したいものです。
最後にオフィス移転の経験はないという109人に、参考までに

ーもし現在のオフィスから新しいオフィスに移転するとしたら、どのような点を改善してほしいですか？

という質問もしてみました。
結果は以下の通りです。

やはり単純に現在のオフィスよりも広いオフィスを求める人が多いよう。また、最寄り駅の利便性や、最寄り駅からオフィスへの距離が改善されることを願う人も一定数いるようです。

現在のオフィスの立地やスペースにもよりますが、オフィス移転の際は旧オフィスから何を改善すれば社員1人1人の業務効率がアップするかを軸に考えていくことを忘れないようにしましょう。

オフィス移転に備えてできることは、日頃の書類整理!

オフィス移転経験者にとって最も大変だった通信機器の配線と書類の整理。
先述したように、配線関係は事前にプロの方に頼むのが手っ取り早いでしょう。しかし、機密情報が含まれる書類の整理はそうもいきません。これは、自分たちの手で行うしかないのです。

日頃から社員全員が保管しておく書類と破棄する書類をしっかりと整理しておける環境がなければ、移転の際は書類整理に社員総動員で何日も費やすことになってしまうでしょう。
そういった事態を免れるための１つの方法として、フリーアドレス制の導入がありますが、業務形態やオフィスの構造上の理由でなかなか難しいという場合には、機密文書に夢を書いて、紙ヒコーキ作って飛ばしていないか確認してきたでお馴染みのサービス、まもるくんもあります。

日頃から社内にまもるくんというボックスを設置しておき、破棄したい書類や保管しておきたい書類を入れると、定期的に廃棄場や保管倉庫へ運んでくれるこのサービス。サービスを利用するためのコストはかかりますが、移転前に多くの社員の方たちの人件費を使って書類の整理をすることになるのであれば、まもるくんを利用した方が良いのではないでしょうか。

会社の成長に伴い、必要となるオフィス移転。少しでも行う可能性があるという企業の方は、日頃からオフィスの整理整頓をしておくことが大切です。また、もし移転する際にはなるべく社員1人1人の声を取り入れ、今より業務効率が上がる環境へ引越しましょう。

新しいオフィスで新しいスタートを、できるだけスムーズに切ることができるよう願っています。