時間管理は、仕事を効率的に進めることができるために必要です。時間管理によって、業務にかかる時間に具体的な見当をつけてスケジュール管理を行い、無駄なく仕事を進めることが求められます。最近では、スマートフォンでタスクやスケジュール管理ができるアプリを活用している人が多い傾向です。

今回は、時間管理の4つのステップと、ビジネスにおすすめの時間管理アプリ・ツール紹介、利用のコツについて解説していきます。

仕事で時間管理を行う必要性

時間管理では、「ひとつの作業にかかった時間」を見える化して記録し、「この作業にはこれだけの時間がかかる」と把握することが大切です。それによってスケジュールを立てやすくなり、作業効率の改善を行うことができるようになります。

作業効率を上げる時間管理の4ステップ

時間管理にはポイントがあります。わからない状態で行っても管理は長続きしません。作業効率を上げられるよう、時間管理を継続的に行うために必要な方法をご紹介します。

1.必要な業務をすべて挙げる

まずは自分の担当している業務をすべて洗い出し、できるだけ分解して書き出しましょう。これによってタスクの抜け漏れを防ぎます。

2.それぞれの優先順位を決める

自分が受け持っている業務とそのタスクを書き出したなら、急ぎの仕事や重要度の高い仕事の優先順位をつけていきましょう。

3.業務ごとに期限を設定する

それぞれのタスクの優先順位を決めたら、今度は期限を決めましょう。ここで注意したいのは、「アバウトな期限を設定しない」ということです。具体的な日時を決めることで、タスクの消化状況を確認しやすくなります。また、納期を意識することで、タスクの先延ばしを防ぐことができます。ただし、納期ぴったりに期限を設定すると、修正や作業遅れの時間調整が難しくなってしまいます。そのため、期限は納期よりも早めに設定しておくと、作業が遅れたときや急に別件が入ってきた場合でも落ち着いて対応することができます。

4.業務をスケジュールに落とし込む

期限設定ができたら、カレンダーに予定を落とし込んでいきます。時間には限りがあるため、スケジュール化してみて時間が足りないものは、思い切ってやめるという選択肢を選ぶことも大切です。

三日坊主にならずに時間管理を継続するために

時間管理を行っても三日坊主になってしまっては意味がありません。時間管理をずっと継続していくためには、次の点に注意しておく必要があります。

1.シンプルで見やすいツールを利用する

業務で使うものなので、デザインはシンプルで操作しやすく、画面が見やすいものだと、時間管理が長続きする傾向にあります。

2.現実味のない予定は立てない

自分が理想とする作業完了時間を設定するのはよいことですが、達成できそうもない、現実味のない目標は意味がないことです。きちんと業務をこなすためにはスケジュールを現実に照らし合わせて、無理のない予定を立てなければなりません。

3.細かすぎる計画を立てない

時間を管理するといっても、5分・10分単位の細かい時間で設定していくと、目標としている時間内に作業が終わらない・管理が面倒になってしまいます。そのため、最初のうちは30分～1時間くらいの区切りで時間管理を行ったほうが現実的で長続きしやすいです。

おすすめの時間管理アプリ・ツール7選

時間管理を行うのにおすすめのスマホアプリやツールを7個ご紹介していきます。使い勝手のよいものを選んで、しっかりとスケジュール管理を行いましょう！

1.Timecrowd（タイムクラウド）

タイムクラウドは、「記録して見える化する」に特化した機能が特徴です。2週間の無料トライアル期間があり、その後有料となります。個人での利用も無料です。

2.Toggle（トグル）

時間管理の定番トグルのスローガンは「生産性の向上」。開発会社が海外なので表示は英語ですが、操作がとても簡単で画面がシンプルなので、あまり言語の壁を感じさせません。無料・有料どちらのプランもありますが、個人での使用は無料で問題ないレベルです。

3.MyStats

MyStatsは個人向け無料時間管理アプリ。App Storeで1位を獲得したこともある人気のアプリです。各タスクの所要時間を記録でき、それをもとに円グラフ化することが可能。特筆すべき点としては、「受注数」など自身の成果をグラフ化できる点がポイント。

4.CotoGoto（コトゴト）

コトゴトは、人工知能との会話を記録することで、作業時間やモチベーションといったものを集計し、設計します。時間や業務内容以外に感情や場所といったさまざまな視点からデータを解析することが可能なツールです。

5.TaskChute（タスクキュート）

タスクキュートは、タスクを並べ、見積もり時間を入れて実績時間を記録するアプリです。また、このペースで仕事をして何時に夕食を食べられるようになるのかなど、仕事の見積時間を一目で把握できます。

6.Paymo（ペイモ）

Paymoは実際の作業時間計測だけではなく、作業時をもとにした請求書の作成まで、プロジェクト管理を一貫して行うことができます。もちろん日本語にも対応しているので安心です。

7.Time Hacker

Time Hackerも時間管理をする上で役立つアプリです。削りたいタスクと確保したいタスクを登録し、それらの推移を確認できます。無駄な時間にどれだけ費やしていて、必要な時間にどれだけの時間を確保できているのか可視化できます。

時間管理を一過性にしないために

業務の効率を上げるためには、自分が現在受け持っている業務をしっかりと把握し、それぞれの優先順位や時間配分を決めるところから行いましょう。しかし、あまりに現実味のない目標を立ててしまうと、計画倒れに終わる、あるいは三日坊主になってしまうことも。

継続的に時間管理を行うためには、現実を見据えてリアルな計画を行う必要があります。時間管理に使用するアプリやツールは、シンプルで使い勝手のよいものを選ぶようにしましょう。時間管理を習慣化し、作業効率をUPさせることできるようになります。